Töötõend (st töökoha tõendamise kiri) on ametlik kirjavahetus, mille sageli kirjutab töötaja tööandja, taotlevale poolele, mille eesmärk on kinnitada selle töötaja tööajalugu. Töökoha kinnituskirja nõutakse sageli siis, kui inimene taotleb laenu, püüab üürida kinnisvara, taotleb uut tööd või tal on muul põhjusel oma töölugu kontrollida. Töösuhte kinnitamise kirja kirjutamisel peaksite selgitama, kes te olete, esitama tõese kokkuvõtte töötaja tööülesannetest ja kontrollima töökohta. Kõik see peaks toimuma professionaalsel kirjaplangil ja kindlasti esitage oma kontaktandmed ja allkiri. Täieliku ja täpse töötõendi koostamise juhiste saamiseks lugege allolevaid juhiseid.
1
Mõelge, miks kavatsete kirjutada töötõendit. Sõltuvalt sellest, kes on teie töökoha kinnituskirja vaatajaskond, võib teie sisu ja toon erineda. Kui kirjutate finantsasutuse töökoha kinnitamise kirja, võite omandada professionaalsema tooni ja võib-olla peate lisama finantsteavet (nt palgad, komisjonitasud, palgatõusud ja lisatasud). Seevastu kui kirjutate kirja töötajale, kes kandideerib uutele töökohtadele, võib teie toon olla sõbralikum ja võite jätta finantsteabe vahele. Tööhõivet kinnitava kirja eesmärgi ja ulatuse mõistmine aitab teil koostada kirja, mida enamik vastab täpselt saaja vajadustele.
2
Mõelge, kes peaks töötamist tõendava kirja kirjutama. Tavaliselt kirjutavad tööandjad töötajate nimel töökoha kinnitamise kirjad. Tõenäoliselt pöördub töötaja sellises olukorras teie, tööandja poole, ja palub teilt konkreetsel eesmärgil töötamise kinnituskirja. Teisest küljest võib töötajal olla võimalik töökoha kinnitamise kiri ise kirjutada. Sellises olukorras kirjutate sina, töötaja, ise kirja ja palute seejärel oma tööandjal see allkirjastada või oma maitse järgi kohandada. Võimaluse korral peaks tööandja kirjutama kirja töötaja nimel, mitte vastupidi. Kui olete tööandja, kes kirjutab kirja töötajale, saate kirja kohandada vastavalt oma vajadustele ja saate juhtida sõnumit. Samuti annab tööandjana ise töötamise kinnituskirja kirjutamine kirjale ehtsuse ja autentsuse. Peamine puudus on aga nende kirjade kirjutamiseks kuluv aeg. Tööandjana on teil tõenäoliselt tihe ajakava ja nende kirjade kirjutamine võib olla aeganõudev. Seda arvestades on töökoha kinnitamise kirjad sageli lühikesed ja sisutihedad, nii et te ei pruugi kulutada liiga palju aega kirjutamisele, eriti kui olete selle protsessi varem läbinud. Kui olete töötaja, kes kirjutab ise kirja, saate dikteerige, millist teavet adressaadile edastatakse, ja te ei pea võtma aega oma ideede tööandjale edastamiseks. Samuti võib oma kirja kirjutamine leevendada survet, mida teie tööandja tunneb aja pärast, mis võib kuluda nende kirjade ise kirjutamiseks (st oma kirja kirjutamine võib teie ülemust õnnelikuks teha, sest ta ei pea seda teie eest tegema). Kuid tööandja peab alati kirjale alla kirjutama ja nad ei pruugi soovida teie kirjutatule alla kirjutada. Kui see nii on, peate võib-olla kulutama kirja uuesti kirjutamisele veelgi rohkem aega või võite sundida tööandjat selle teie eest kirjutama.
3
Koguge vajalik teave. Kui olete aru saanud, kes on teie sihtrühm ja kes kirja kirjutab, peate koguma täieliku töökoha kinnituskirja kirjutamiseks vajaliku teabe. Kui olete tööandja, peate vestlema töötajaga selle üle, mida ta kirjutab. tahad kirjast välja. See sisaldab teavet selle kohta, kellele kiri saadetakse, mis on kirja eesmärk, millised üksikasjad tuleb lisada ja millal see tuleb saata. Kui olete töötaja ja kirjutate oma kirja, tal on kogu kirja kirjutamiseks vajalik teave, kuigi võiksite kõigepealt rääkida oma tööandjaga ja küsida, mida nad töökoha kinnituskirjalt ootavad. See aitab tagada, et kirjutate kirja oma tööandja spetsifikatsioonidele, et nad allkirjastaksid selle.
4
Kasutage ettevõtte kirjaplanki. Kui hakkate kirjutama töökoha kinnituskirja, soovite alati kasutada ametlikku ettevõtte kirjaplanki. Kui olete tööandja, peaks see alati käepärast olema; kui olete töötaja, peaksite küsima oma tööandjalt, kas saate kasutada tema ametlikku kirjaplanki. Ametliku kirjaplangi kasutamine muudab kirja seaduslikuks ja aitab adressaadil kirja sisu usaldada. Kui teil pole ametlikku kirjaplanki, võite alustada kirjale päise loomiseks arvutist. Seda tehes peaks päises olema tööandja ettevõtte nimi, aadress, telefoninumber ja meiliaadress. Samuti peaks see andma teavet selle kohta, kes kirja kirjutab (ja tema ametinimetus) ja kirja kirjutamise kuupäeva.
5
Pöörduge kirja poole nii täpselt kui võimalik. Kui teate saaja nime, adresseerige kiri otse temale. Kui te ei tea, kes teie kirja loeb, saatke see organisatsioonile üldiselt koos tähelepanujoonega, mis selgitab kirja sisu. Näiteks kui teate selle inimese aadressi ja nime, kellele te kirja saadate. , kirjutage see otse oma päise alla. Järgige seda sobiva tervitusega, näiteks “Kallis [härra John Doe]”. Kui te ei tea, kellele kiri saata, saatke see üldiselt sobivasse osakonda koos tähelepanujoonega, mis selgitab kirja sisu. Näiteks kui saadate finantsasutusele kirja eesmärgiga, et töötaja saaks laenu, võite saata kirja finantsasutuse kohalikule harukontorile koos tähelepanujoonega, mis ütleb: „[Töötaja] töökoha kinnitamine laenuhanke eesmärk.” Järgige seda sobiva tervitusega, näiteks “Keda see puudutab”.
6
Selgitage, kes te olete. Töökoha kinnitamise kirja esimeses põhilõigus soovite selgitada, kes te olete ja mis on kirja eesmärk. Lisate, milline on teie ametinimetus ettevõttes, kui kaua olete seal töötanud ja kui kaua olete teadnud töötajat, kellele kirja kirjutate. Isegi kui olete töötaja, kes ise kirja kirjutab, kirjutate ikkagi kirja nii, nagu oleks see pärit teie tööandjalt, kuna nemad allkirjastavad selle. Näiteks võite kirjutada: “Minu nimi on Bob Jones ja Olen ABC Corporationi müügi- ja turundusosakonna vanem asepresident. Olen ABC Corporationis töötanud 12 aastat ja töötajat tundnud seitse aastat. Praegu olen töötaja otsene ülemus ja viimased kolm aastat.”
7
Esitage töökohatõend. Järgmine põhilõik võtab kokku töötaja töösuhte teie ettevõttes. See sisaldab töötaja tööle asumise kuupäevi, ametinimetust ettevõttes, seda, kas töö on ajutine või alaline ning kas töötaja ikka töötab seal. See lõik sisaldab vajaduse korral töötaja finantsteavet. Näiteks võib vastuvõetav lõik öelda: “Selle kirja eesmärk on kinnitada töötaja töötamist. Töötaja on töötanud ettevõttes ABC Corporation seitse aastat, alates 7. septembrist 2003. Töötajal on müügidirektori asetäitja ametikoht, mis on siin ettevõttes ABC Corporation alaline ametikoht. Alates 7. jaanuarist 2011 töötab töötaja endiselt ettevõttes ABC müügidirektori asetäitjana.” Teine näide võib välja näha järgmine: “See kiri on kinnitada, et töötaja töötas ABC Corporationis seitse aastat. Töötaja töötas ABC Corporationis 7. septembrist 2003 kuni 7. jaanuarini 2011. Töötaja oli ABC Corporationi töötamise ajal müügidirektori asetäitja. Töötaja töötas täistööajaga kõigis seitse aastat töötasid nad ettevõttes ABC ja neile maksti aastapalka 65 000 dollarit.
8
Tehke kokkuvõte töötaja tööülesannetest. See lõik kirjeldab töötaja kohustusi teie organisatsioonis. See teave on kõige kasulikum, kui kirjutate töölevõtmise kinnituskirja töötajale, kes taotleb teist tööd. Kuigi töökoha kinnituskiri ei ole soovituskiri, ei tee kunagi haiget, kui lisate töötaja kohta positiivset tagasisidet. See parandab teie mainet tööandjana ja aitab teie töötajal uut tööd, kinnisvara või laenu otsida. Üks võimalik viis selle lõigu kirjutamiseks oleks järgmine: “Töötaja kohustused ettevõttes ABC Corporation hõlmasid järgmist. Töötaja vastutas radiaatorite müük Californias San Francisco piirkonnas. Töötaja töötas juhtival ametikohal ja vastutas seitsme- kuni üheksaliikmelise müügimeeskonna motiveerimise eest. Töötaja pidi tagama klientide rahulolu, tegelema klientide kaebustega ja andma kord kvartalis aru ettevõtte peakontor nende müügiedenemise kohta.”
9
Vältige töötaja kohta tundliku või ebaseadusliku teabe jagamist. Enamikus osariikides on mõned seadused, mis reguleerivad seda, mida saate ja mida ei saa öelda töökohtade viidetes ja muudes potentsiaalsetele tööandjatele esitatud avaldustes. Mõned osariigid lubavad teil töötaja kohta teavet anda ainult selle töötaja nõusolekul. Teised osariigid lubavad tööandjal avaldada peaaegu kõike töötaja kohta, kui nad olid ausad ja tegid avaldused heas usus. Enne tundliku teabe avaldamist tutvuge kindlasti oma osariigi seadustega. Alustuseks võite vaadata siit. Näiteks lubab Alaska tööandjal avaldada teavet töötulemuste kohta ja tööandja ei vastuta nende avalduste tegemise eest, välja arvatud juhul, kui tööandja avaldab teadlikult või tahtlikult valet või eksitavat teavet või teavet, mis rikub töötajate kodanikuõigused.Teine näide on Connecticut, kus tööandjal on lubatud avaldada kõik tõesed faktid.
10
Andke saajale oma kontaktandmed. Teie töökoha kinnituskirja viimane täislõik peaks sisaldama teie (tööandja) kontaktteavet. See teave on vajalik juhuks, kui teie kirja saajal on järelküsimusi või muresid. Kinnitage kindlasti, et adressaadil on õigus teiega ühendust võtta. Näiteks võib teie kontaktide lõik öelda: “Kui teil on küsimusi või vajate lisateavet, võtke minuga ühendust numbril (555) 555-5555 või aadressil js@ABCCorp.com.”
11
Kirjutage kiri alla ja saatke see. Kui olete kirja täitnud, lisate lõpu, allkirjastate kirja ja annate selle oma töötajale või saadate selle ise adressaadile. Sulgege kiri märkega “Lugupidamisega” või “Parim”. Allkirjastage alati kiri, millel on teie ametlik allkiri ja ametinimetus. Kaasake kõik ametlikud templid või kinnitused, mida teie ettevõte seda tüüpi kirjade jaoks tavaliselt kasutab.