Tööplaan on ülevaade eesmärkidest ja protsessidest, mille abil meeskond ja/või inimene saab neid eesmärke saavutada, ning pakkudes lugejale paremat arusaamist projekti ulatusest. Tööplaanid, olenemata sellest, kas neid kasutatakse töö- või akadeemilises elus, aitavad teil projektidega töötades organiseeritud olla. Tööplaanide abil jagate protsessi väikesteks saavutatavateks ülesanneteks ja määratlete asjad, mida soovite saavutada. Õppige koostama tööplaani, et saaksite eelseisvateks projektideks valmis olla.
1
Määrake oma tööplaani eesmärk. Tööplaane kirjutatakse erinevatel põhjustel. Määrake eesmärk eelnevalt, et saaksite korralikult valmistuda. Pidage meeles, et enamik tööplaane on teatud ajaperioodiks (st 6 kuuks või 1 aastaks). Töökohal aitavad tööplaanid teie juhendajal teada, milliste projektidega te järgmise paari kuu jooksul töötate. Need tulevad sageli kohe pärast iga-aastast tulemuslikkuse ülevaatust või kui meeskonnad võtavad ette suuri projekte. Tööplaanid võivad olla ka teie organisatsioonis uue kalendri- või eelarveaasta alguses peetavate strateegilise planeerimise istungite tulemus. Akadeemilises maailmas võivad tööplaanid aidata õpilastel suure projekti jaoks ajakava koostada. Samuti võivad nad aidata õpetajatel semestri kursuse materjali planeerida. Isikliku projekti puhul aitavad tööplaanid määratleda, mida kavatsete teha, kuidas kavatsete seda teha ja mis kuupäevaks kavatsete seda teha. Isiklikud tööplaanid, kuigi need pole tingimata vajalikud, aitavad inimesel oma eesmärke ja edusamme jälgida.
2
Kirjutage sissejuhatus ja taust. Erialaste tööplaanide jaoks peate võib-olla kirjutama sissejuhatuse ja tausta. Need annavad teie juhendajale või juhile teavet, mida nad vajavad teie tööplaani konteksti viimiseks. Sissejuhatuse ja tausta kirjutamine on akadeemilise tööplaani jaoks sageli ebavajalik. Sissejuhatus peaks olema lühike ja kaasahaarav. Tuletage oma ülemustele meelde, miks te seda tööplaani koostate. Tutvustage konkreetset projekti(de), millega te selle aja jooksul töötate. Taust peaks esile tooma selle tööplaani loomise põhjused. Näiteks esitage hiljutiste aruannete üksikasju või statistikat, tuvastage lahendamist vajavad probleemid või tuginege eelnevate tööprojektide käigus saadud soovitustele või tagasisidele.
3
Määrake oma eesmärk(id) ja eesmärgid. Eesmärgid ja eesmärgid on omavahel seotud, kuna mõlemad osutavad asjadele, mida loodate oma tööplaani kaudu saavutada. Kuid pidage meeles ka erinevusi; eesmärgid on üldised ja eesmärgid konkreetsemad. Eesmärgid peaksid keskenduma teie projekti üldpildile. Loetlege oma tööplaani soovitud lõpptulemus. Hoidke see lai; Näiteks seadke oma eesmärgiks uurimistöö lõpetamine või kirjutamise kohta lisateabe saamine. Eesmärgid peaksid olema konkreetsed ja käegakatsutavad. Teisisõnu, teil peaks olema võimalik need oma loendist kontrollida, kui olete need täitnud. Näiteks oleks hea eesmärk leida inimesi, keda oma uurimistöö jaoks intervjueerida. Paljude tööplaanide puhul jaotatakse eesmärgid lühi-, keskmise- ja pikaajalisteks eesmärkideks, kui need oluliselt erinevad. Näiteks võib ettevõtte lühiajaline eesmärk suurendada vaatajaskonda kolme kuuga 30% võrra oluliselt erineda pikaajalisest eesmärgist tugevdada järgmise aasta jooksul brändi nähtavust sotsiaalmeedia väljaannetes. Eesmärgid on üldjuhul kirjas aktiivse hääle ja kasutustegevusega. kindla tähendusega tegusõnad (nt “planeerima”, “kirjutama”, “suurendama” ja “mõõtma”) ebamäärase tähendusega tegusõnade asemel (nt “uurima”, “mõistma”, “teadma” jne).
4
Kaaluge oma tööplaani järjestamist “SMART” eesmärkide järgi. SMART on akronüüm, mida kasutavad inimesed, kes otsivad tööplaanides käegakatsutavamaid ja teostatavamaid tulemusi.Konkreetsed. Mida me täpselt kelle heaks tegema hakkame? Määrake, millist elanikkonda kavatsete teenindada, ja konkreetsed toimingud, mida selle elanikkonna abistamiseks kasutate. Mõõdetav. Kas see on kvantifitseeritav ja kas me saame seda mõõta? Kas saate tulemusi kokku lugeda? Kas te struktureerisite tööplaani nii, et “tervis Lõuna-Aafrikas tõuseks 2020. aastal?” või struktureerisite selle nii, et “HIV/AIDSi juhtude arv Lõuna-Aafrika vastsündinutel väheneks 2020. aastaks 20%?” Pidage meeles, et muutuste kvantifitseerimiseks tuleb kindlaks määrata lähtearv. Kui te ei tea HIVi/AIDSi esinemissagedust Lõuna-Aafrika vastsündinute seas, on võimatu usaldusväärselt väita, et teie esinemissagedus on vähenenud 20%. Saavutatav. Kas saame selle meie käsutuses olevate ressurssidega ettenähtud aja jooksul tehtud? Eesmärk peab piiranguid arvestades olema realistlik. Müügi suurendamine 500% on mõistlik ainult siis, kui olete väike ettevõte. Müügi suurendamine 500% võrra, kui domineerite turul, on peaaegu võimatu. Mõnel juhul võib osutuda vajalikuks konsulteerida eksperdi või ametiasutusega, et selgitada välja, kas teie tööplaani eesmärgid on saavutatavad. Asjakohane. Kas see eesmärk mõjutab soovitud eesmärki või strateegiat? Ehkki see on tõenäoliselt üldise tervise jaoks oluline, toob keskkooliõpilaste pikkuse ja kehakaalu mõõtmine otseselt kaasa muutusi vaimse tervise protseduurides? Veenduge, et teie eesmärkidel ja meetoditel oleks selge ja intuitiivne seos. Ajaga piiratud. Millal see eesmärk saavutatakse ja/või millal saame teada, et oleme lõpetanud? Määrake projekti jaoks kindel lõppkuupäev. Määrake kindlaks, millised tulemused (kui üldse) viiksid teie projekti enneaegse lõpule, kui kõik tulemused on saavutatud.
5
Loetlege oma ressursid. Kaasake kõik, mis on teie eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks vajalik. Ressursid varieeruvad olenevalt teie tööplaani eesmärgist. Töökohal võivad ressursside hulka kuuluda näiteks finantseelarve, personal, konsultandid, hooned või ruumid ja raamatud. Üksikasjalik eelarve võib ilmuda lisas, kui teie tööplaan on ametlikum. Akadeemilisel areenil võivad vahendid hõlmata juurdepääsu erinevatele raamatukogudele; uurimismaterjalid, nagu raamatud, ajalehed ja ajakirjad; juurdepääs arvutile ja Internetile; ja professorid või teised isikud, kes saavad teid küsimuste korral aidata.
6
Tuvastage kõik piirangud. Piirangud on takistused, mis võivad takistada teie eesmärkide ja eesmärkide saavutamist. Näiteks kui töötate kooli jaoks uurimistöö kallal, võite avastada, et teie ajakava on liiga tihe, et saaksite korralikult uurida ja kirjutada. Seetõttu oleks teie ülekaalukas ajakava piiranguks ja tööplaani tõhusaks täitmiseks peaksite semestri jooksul midagi välja lõikama. (Planeerimine on vajalik, kui võtate semestris rohkem kui ühe raske klassi.)
7
Kes vastutab. Vastutus on hea plaani jaoks hädavajalik. Kes vastutab iga ülesande täitmise eest? Ülesande kallal võib olla meeskond inimesi (vt ressursse), kuid üks inimene peab vastutama ülesande õigeaegse täitmise eest.
8
Kirjutage oma strateegia. Vaadake oma tööplaan üle ja otsustage, kuidas kasutate oma ressursse ja ületate oma piirangud, et saavutada oma eesmärke ja eesmärke. Loetlege konkreetsed tegevusetapid. Tehke kindlaks, mis peab oma eesmärkide saavutamiseks iga päev või nädal juhtuma. Samuti loetlege sammud, mida teised teie meeskonna liikmed peavad tegema. Kaaluge selle teabe korrastamiseks projektihaldustarkvara või isikliku kalendri kasutamist. Koostage ajakava. Kuigi saate luua esialgse töögraafiku, mõistke, et ootamatuid asju juhtub ja peate oma ajakavasse ruumi lisama, et vältida mahajäämist.