Töölt puudumise kirjas tuleks täpsustada hoiatuse põhjus ja konkreetsed kuupäevad, millal töötaja töölt puudu jäi. Soovitud tulemuse loetlemine annab töötajale märku, et ettevõte ootab kohaloleku paranemist. See hoiatus selgitab tavaliselt korduvate põhjuseta töölt puudumise tagajärgi ja sisaldab kommentaari, mis viitab veendumusele, et probleemi saab lahendada. Töölt puudumise kiri võib kirjeldada sarnase iseloomuga probleeme minevikus.
Mõned ettevõtted eelistavad esimese sammuna enne töölt puudumise kirja väljastamist näost näkku kohtumist töötajaga, kellel on liiga palju tööd puudu. Töötajale tema kohalviibimise protokolli koopia andmine dokumenteerib liigsed puudumised ja võib olla ainus vajalik toiming probleemi lahendamiseks. Koosolek annab töötajale ka võimaluse selgitada töölt puudumist põhjustavaid asjaolusid tööl või isiklikus elus.
Töölt puudumise kirjas pakutakse mõnikord töötajale nõustamist või küsitakse temalt nõusolekut tervisekontrolliks. See kiri peaks jääma professionaalseks ega sisalda töötaja isiklikke arvamusi. Tuleb märkida kirja põhjus ja võimalikud tagajärjed, kui töölkäimine ei parane. Kui ettevõtte poliitika reguleerib töötajate kohalviibimist, võib poliitikat töölt puudumise kirjas mainida.
Kui töötaja jätkab ilma põhjuseta töölt puudumist, võidakse teine täht olla rangemalt sõnastatud. See võib märkida varasemaid hoiatusi ja töötajate kohaloleku määra paranemise puudumist. Lõpetamise oht ilmneb üldiselt selles töölt puudumise kirjas. Selles hoiatuses tuleks selgelt välja tuua tõendid kehva kohaloleku kohta koos kõigi tööandja jõupingutustega probleemi lahendamiseks.
Inimesed puuduvad töölt erinevatel põhjustel, sealhulgas haiguste ja vigastuste tõttu. Need tingimused on tavaliselt väljaspool töötaja kontrolli ja neid aktsepteeritakse töölt puudumise seaduslike põhjustena. Mõned ettevõtted küsivad arstilt tõendit, kui terviseprobleemid ei lase inimesel tööle minna, eriti kui töölt puudumine kestab pikka aega. Kui töötaja jätab sageli töölt puudu põhjustel, mida ta suudab kontrollida, nõuab see tavaliselt järkjärgulist distsiplinaarkaristust.
Tavaline töölt puudumine võib olla määratletud ettevõtte poliitikas, kuid üldiselt hõlmab see sageli ühepäevaseid puudumisi. Juhtkond arvutab tavaliselt päevade koguarvu, mil töötaja ei ilmunud pikema aja jooksul. Seda arvu saab võrrelda teiste töötajate kohaloleku määraga, et teha kindlaks, kas puudumised on ülemäärased.
Kroonilise töölt puudumisega tegelemiseks tavaliselt võetav viimane tegevus võib olla lõpetamiskiri. Selles kirjas tuleks selgelt märkida, et töötaja ei suutnud pärast hoiatusi oma kohalolekut parandada. Töölepingu lõpetamise kirjas palutakse töötajal tavaliselt tagastada võtmed, varustus, vormirõivad ja muu ettevõttele kuuluv vara. Tavaliselt sisaldab see jõustumiskuupäeva ja vara tagastamise tähtaega.
Töölt puudumine mõjutab kolleege töökohal, kes võivad katta ülesandeid, mida tavaliselt puuduvad töökaaslased. Kui see juhtub korduvalt, võib see tekitada pahameelt ja mõjutada moraali. Rahalised tagajärjed võivad hõlmata ületundide maksmist selle eest, et keegi teeks tööd, mida tavaliselt teeb puuduv töötaja. Töölt puudumine võib samuti mõjutada tootlikkust ja häirida ajakavasid.
SmartAsset.