Töökoha põhjendust, mida mõnikord nimetatakse ametikoha põhjenduseks või tööpakkumiseks, kasutatakse tavaliselt akadeemilistes ringkondades ja avaliku sektori töökohtadel. See dokumentatsioon aitab täpsustada, miks on vastloodud või eelmine ametikoht antud organisatsiooni jaoks oluline. Võite kirjutada töökoha põhjenduse, et saada oma ülemus uue töötaja palkamiseks; aga võite kirjutada ka põhjenduse, et julgustada oma ülemust teid uuele ametikohale edutama.
1
Määrake ametinimetus. Enne kirja kirjutamise alustamist veenduge, et teil on viis kirjeldatava positsiooni määratlemiseks. Peate mõtlema ametikoha määratlusele, et teil oleks kirja ajal millele viidata. Mõelge töö funktsioonile. Kas vajate kedagi teie kirjutatava ajakirja artiklite korrektuuriks? Seda inimest võib nimetada toimetajaks või tekstikirjutajaks. Kui suur vastutus sellel inimesel on? Kui nad vastavad osakonna kõrgemale toimetajale, võib ametinimetus olla Junior Copywriter.
2
Tehke kõik vajalikud uuringud. Enne äriettepaneku kirjutamist soovite veenduda, et teate oma fakte. Peate lisama teatud üksikasjad, nagu eelarve ja palk, et muuta ettepanek realistlikuks ja informatiivseks. Veenduge, et suudate põhjendada, miks see ametikoht on vajalik. Näiteks võite tunda, et selle töökoha loomine aitab ettevõttel kulusid vähendada. Tuleme tagasi Junior Copywriteri positsiooni juurde. Kui teie ettevõte palkab palju vabakutselisi kirjanikke ja maksab neile tunnitasu, peavad nad võib-olla ise oma tööd redigeerima. Kui teie ettevõttel oleks copywriter, kelle palk oleks veidi väiksem kui vabakutselise kirjaniku palk, ei töötaks kirjanikud nii kaua. Kuid ärge lõpetage sellega: peale kulu on ka muid õigustusi. See võib hõlmata lühemat tsükliaega, et artiklid ilmuksid trükituna kiiremini, paremat kvaliteeti, tagades õige grammatika ja sisu jne. Mõelge välja õiglane palk. Olenemata sellest, kas kavandate töökohta endale või kellelegi teisele, soovite veenduda, et pakutav palk on mõistlik. Kulutage veidi aega sarnaste ametikohtade keskmiste palkade uurimiseks. Pidage meeles, et algajate palgad on madalad, nii et võite püüda pakkuda keskmisest madalamat palka või palgamäära. Vaadake üle oma ettevõtte eelarve. Tahad teada, kuidas selle positsiooni eest tasutakse. Kui positsioonid kaotavad mõned kulud, hinnake, kui palju raha säästate. Saate selle raha paigutada uue ametikoha eelarvesse. Samuti võite leida valdkondi, kus teie ettevõttel on üleliigset raha, mida nad võivad aeg-ajalt uutele töökohtadele suunata. Vaadake, kas saate osa sellest rahast kasutada uue ametikoha rahastamiseks.
3
Vormindage kiri õigesti. Soovite kindlasti vormistada tööpakkumise nagu ärikiri. See hoiab asjad professionaalsena, suurendades teie võimalust teie ettepanek vastu võtta. Valige kirjaplank. Kui kirjutate enda jaoks põhjendust, peaksite kasutama sama kirjaplanki, mida kasutate oma CV-s. See hoiab teie materjalide esitamisel asjad järjepidevana. Kui kirjutate oma ettevõtte ametikoha põhjendust, kasutage kirjaplanke, mida tavaliselt kasutatakse kontorimemode ja muu äriga seotud kirjutamise jaoks. Kirjutage oma kirja paremasse ülanurka oma nimi, aadress, kuupäev ja aadress. ettevõtte kohta ja kirja saaja nimi.Veenduge, et valite õige tervitusavalduse. Kui pöördute inimeste rühma poole, saate nende kõigi poole pöörduda nende sobiva nime ja ametinimetuse järgi ning seejärel lisada koolon. Näiteks “Kallis dr Shepherd ja dr Fox:”
4
Alustage ettevõtte kasu märkimisega. Töökoha põhjendust avades tahad esimese asjana näidata, kuidas see ettevõttele kasulik on. Ettepanekut lugevaid huvitab eelkõige ettevõtte käekäik. Kui nad ei näe, kuidas see positsioon neile kasulik on, kaotavad nad huvi. Töökoha põhjendust kirjutades saate kohe eeliseid kasutada. Alustuseks võite tuvastada ettevõtte ebaefektiivsuse või probleemi, mis võib vajada lahendust. Probleemi tagajärjed tuleks üksikasjalikult välja tuua, olgu need siis suuremad kulud, ebakvaliteetne toode vms. Näiteks kui mõni roll, mida teate, vajab täitmist, võite sellele kohe tähelepanu juhtida. Siin saate oma väidete varundamiseks kasutada ka mõningaid uuringuid. Vaatame teist näidet. Oletame, et teie ettevõttel on eelseisva sündmuse jaoks palju andmeid sisestada. Klienditeenindajad on andmesisestusega tegelenud vabal ajal, kuid nende muude kohustuste juures on esinenud palju vigu ja protsess liigub aeglaselt. Pange tähele, et konkreetse töö eest vastutava isiku puhul tehakse andmete sisestamine kiiremini ja täpsemalt. Samuti pidage meeles kulusid. Tõenäoliselt on teie ülemus huvitatud kulutõhusatest muudatustest. Pange tähele, et klienditeeninduse esindajad on teinud palju ületunde ja uue ajutise töötaja maksumus oleks palju väiksem kui ületundide eest nii palju tasumine. Ülaltoodud näites saate uurida keskendumist. Võite leida mõningaid uuringuid, mis ütlevad, et inimesed töötavad tõhusamalt ja täpsemalt, kui nad keskenduvad ühele ülesandele korraga.
5
Kirjeldage potentsiaalset töökohta üksikasjalikult. Siin kirjeldage potentsiaalset töökohta väga üksikasjalikult. Siin kasutate varem välja mõeldud pealkirja. Kirjeldage, mida töö täpselt hõlmab ja milline inimene oleks sellesse rolli ideaalne. Loetlege, milliseid ülesandeid töö nõuab ja milliseid oskusi on vaja. Samuti peaksite välja selgitama, kas töö on täis- või osalise tööajaga ja kuidas see maksab. Võib-olla soovite lisada lühiprofiili selle inimese tüübi kohta, keda soovite palgata. Näiteks: “Teen ettepaneku palgata osalise tööajaga andmesisestuse spetsialist, kes aitaks selle töökoormusega toime tulla. Vajame kedagi, kes on hästi organiseeritud ja maksab hästi tähelepanu detailidele ja eelistatavalt omanud mõningast andmesisestuskogemust. See töö sobiks hästi mõne paindliku graafikuga kolledži üliõpilasele. Võiksime sellele uuele töötajale maksta tunnitasu, mis jääb vahemikku 10–13 dollarit tunnis.
6
Kui pakute endale töökohta, kirjeldage, miks olete selle töö jaoks õige inimene. Võib-olla kirjutate endale tööpakkumise. Kui olete mõnes ettevõttes aastaid töötanud, võite olla vabatahtlik uue projekti üle. Võite taotleda ka väljastpoolt. Mõnikord saate aidata end silma paista, pakkudes uue töökoha ettevõttesse, mille jaoks arvate, et olete ideaalne kandidaat. Loetlege oma kogemused. Rääkige oma taustast, andes lühiülevaate oma haridus- ja karjäärikogemusest. See on sarnane kaaskirjaga. Kaasake ainult pakutava töö jaoks asjakohane kogemus. Kui teete ettepaneku teha turu-uuringut mittetulundusühingu jaoks, rääkige kindlasti oma turunduspraktikast kohalikus kolledži pagulaskeskuses. Tõenäoliselt pole vaja avaldada, et ootasite laudu suvel, välja arvatud juhul, kui õpitud oskused kehtivad pakutava töö kohta. Samuti peaksite loetlema kõik konkreetsed auhinnad või saavutused. See võib olla eriti kasulik akadeemilise töö jaoks. Näiteks kui teete ettepaneku õpetada ülikoolis uut kunstiajaloo klassi, võiksite mainida kõiki avaldatud artikleid, saadud stipendiume või muid saadud autasusid.
7
Rääkige palgast ja kuludest. Soovite olla kindel, et olete oma uurimistöö teinud. Inimesed lükkavad tõenäoliselt tagasi ettepaneku, mis ei tundu hästi läbimõeldud. Kirjeldage, kui palju positsioon maksab, ja tooge välja, kuidas ettevõte neid kulusid endale lubaks. Ideaalis peaks osa kulusid tulema säästetud rahast. Kui klienditeenindajatele enam osa ületunnitöötasust ei maksta, võib osa sellest rahast minna uuele töötajale. Tunnitasuga osalise tööajaga töötaja maksab üldiselt palju vähem kui mitu täistööajaga töötajat, kes saavad ületunnitöötasu. Veenduge, et oleksite selgelt kvantifitseerinud, kui palju raha nad selle muudatusega säästaksid. Proovige lisaks mitterahalistele hüvedele keskenduda rohkem sellele, kui palju raha teie ettevõte säästab. Kasutades ülaltoodud näidet, võite kirjutada midagi sellist: “See muudatus ei säästa meie ettevõttel mitte ainult hinnanguliselt 2123 dollarit kuus, vaid ma usun, et see tõstab moraali. Ilma andmesisestusega kaasneva stressita on klienditeeninduse esindajatel rohkem seisakuid. Võimaldage neil olla klientidega rõõmsameelsem. Vähem stressi ja suurem tööga rahulolu toovad kaasa paremaid tulemusi.”
8
Lõpetage üleskutsega tegevusele. Soovite jätta oma kirja lugejad uuest ametikohast entusiastlikuks. Lõpetage oma kiri üleskutsega tegevusele, julgustades tööandjaid seda uut ametikohta looma. Korrake oma varasemaid punkte. Lülitage mõne lausega kokku positsiooni peamised eelised ja rääkige, kuidas see ettevõtte jaoks vajalik on. Rääkige sellest, kuidas saate ühendust võtta. Oletagem, et helistate hiljem nädala jooksul, et näiteks järele vaadata, või taotlege oma ülemusega ärikohtumist, et positsiooni edasi arutada.
9
Kirjutage paar mustandit. Soovite kindlasti kirjutada oma ettepanekust mõned mustandid. Pärast esialgse mustandi kirjutamist pange see mõneks päevaks kõrvale. Seejärel vaadake see üle, kui teil on olnud aega mõelda. Kirjutage kiri ümber, lisades mis tahes uut teavet või arusaamu, mida olete mõelnud. Kui teil on aega, proovige kirjutada vähemalt paar oma põhjenduse mustandit.
10
Korrektuur kirjavigade jaoks. Te ei tohiks esitada kirjavigadega töökoha põhjendust. Lugege kirja paar korda korrektuuri ja veenduge, et selles poleks õigekirja- ja grammatilisi vigu. Oma kirjavigade tabamine võib olla keeruline, kuid mõned näpunäited ja nipid võivad aidata. Andke endale aega. Tõenäoliselt tabate kirjavigu, kui jätate oma töö mõneks päevaks kõrvale. Kui teil pole paar päeva aega, proovige see tunniks kõrvale jätta ja seejärel uuesti lugeda. Printige oma kiri välja. Loetava vormingu muutmine aitab teil kirjavigu paremini kontrollida. Kui teil pole printerit, kaaluge fondi tüübi või värvi muutmist. Samuti võite proovida oma kirja lugeda viimasest lõigust esimeseni. Sunnige end iga sõna juurde jõudma, asetades pliiatsi otsa vastu ekraani või lehte. Kirja valjusti lugemine võib samuti aidata teil keskenduda igale sõnale.
11
Laske sõbral oma kiri üle vaadata. Teine silmade komplekt võib tabada kirjavigu, millest võite märkamata jääda. Inimesed jäävad oma teoseid lugedes sageli “kirjaviga pimedaks”, mis tähendab, et nad jätavad oma peas kirjutatut lugedes omaenda vigadest märkamata. Kui lasete sõbral teie kirja üle lugeda, võib see aidata teil kirjavigu tabada.
12
Saatke oma kiri välja. Kui teie kiri on professionaalne ja lihvitud, saatke see välja. Veenduge, et saadate selle õigel viisil välja. Kui teie ettevõte kasutab füüsilise posti saatmiseks puidust kappe, printige see välja ja pange kappi. Kui teie ettevõte eelistab e-kirjade manuseid, saatke kiri ülemusele.