Olenemata sellest, kas loote uut ametikohta või täidate vana, peate looma ametijuhendi. Ametikirjeldus võimaldab tööotsijal saada täpse ülevaate sellest, mida ametikoht nõuab ja millised võivad olla tema kohustused. Ideaalse ametijuhendi koostamiseks soovite hoolikalt üksikasjalikult kirjeldada, korraldada ja esitada praegu avatud ametikohaga seotud teavet.
1
Kirjutage ligikaudne ülevaade. Enne lõplike versioonide kirjutamist võib olla kasulik koostada oma ametijuhendi ligikaudne ülevaade. See võimaldab teil koguda kõik positsiooni üksikasjad ja veenduda, et te ei unusta lisada olulisi punkte. Proovige avaldatava lõpliku versiooni lihvimiseks luua ja kasutada töökirjelduse ligikaudset ülevaadet. Koostage lihtne nimekiri tööga seotud üksikasjadest. Kaasake sellised asjad nagu palk, ametikoht, tavalised töötunnid või muud üksikasjad, mis teie arvates võiksid olla kasulikud.Tooge välja mõned töö peamised kohustused. Heitke pilk mõnele põhiprotsessile ja lisage need oma loendisse. mõned kvalifikatsioonid, mida soovite oma taotlejal omada, ja kirjutage need üles.
2
Otsustage ametinimetus. Teil võib olla ligikaudne ettekujutus, mida avatud positsiooniks nimetada, kuid selle hoolikas täpsustamine võib mõjutada kandideerimisprotsessi. Seetõttu peaksite mõtlema, millised terminid kirjeldavad seda tööd täpselt. Teie pealkiri peaks olema lühike ja illustreeriv, tõmmates kohe potentsiaalsete taotlejate tähelepanu. Vältige liiga pikki pealkirju. Vältige ebamääraste terminite kasutamist.Veenduge, et kasutatavad terminid kajastaksid täpselt ametikohta.Näiteks “Benson College’i uue üliõpilasmeeskonna peadirektor” oleks liiga pikk. “Peadirektor” või “Programmidirektor” oleks vastuvõetavad pealkirjad.
3
Lisage töö üksikasjad. Te ei pea iga töö üksikasja kohta palju kirjutama, kuid peate lisama neid palju. Need üksikasjad võimaldavad taotlejal kiiresti mõista positsiooni üldist olemust ja otsustada, kas see sobib neile hästi. Kirjelduse täielikuks muutmiseks proovige lisada mõni järgmistest levinumate ametikirjelduste üksikasjadest: Ametikoha klassifikatsioon Palk Palgaaste Osakond Asukoht Töö tüüp Töövahemik Võrreldavad ametikohad
4
Looge töö kokkuvõte. Lisaks töö üksikasjade esitamisele soovite kirjutada töö enda lühikokkuvõtte. See kokkuvõte võimaldab taotlejatel saada töö üksikasjadest kontekstuaalne arusaam. Enamik kokkuvõtteid on vaid umbes lõigu pikkused ja hõlmavad ametikoha põhiülesandeid ja -nõudeid.
5
Lisage töökohustused ja vastutus. Selleks, et anda oma kandidaadile täielik ülevaade sellest, mida see ametikoht temalt täpselt nõuab, soovite lisada täieliku nimekirja tööga seotud kohustustest. See võimaldab taotlejal täpselt hinnata, kas ta on võimeline täitma töö nõudeid. Pidage avatud ametikoha kohustuste ja vastutuse kirjutamisel silmas mõnda neist näpunäidetest: võite proovida jaotada kõik kohustused kolme kategooriasse: põhivastutus, vastutust kirjeldav lause ja vastutusele keskendumise ulatus. Enamikul töökohtadel on kolme kuni viie peamise kohustuse vahel. Proovige oma keelt lühidalt hoida. Kasutage vormingut „tegevussõna+teema+spetsiifilised tegevused”. Näiteks sobiks hästi kuueelarvete tasakaalustamine aruannete ülevaatamise teel.
6
Lisage kirjeldusele töötegurid. Võimalik, et teil on teatud kvalifikatsioonitase, millele taotleja peab vastama. Need töötegurid aitavad kandidaatidel teada saada, kas nad on selle töö jaoks õiged inimesed. Lisage oma ametikirjeldusse kindlasti mõni järgmistest üksikasjadest töötegurite kohta: Minimaalne haridustase Minimaalne kogemuste tase Nõutavad oskused või võimed Üksikasjad nädala töötundide arvu kohta
7
Saage aru, mida hea ametijuhend peaks tegema. Enne töökirjelduse loomise alustamist soovite rohkem teada saada, milliste elementide kohta hea kirjeldus peaks sisaldama. Teadmine, mida ametijuhend peaks tegema, võib aidata teil luua sellise, mis toob edukalt kandidaate ja täidab avatud ametikoha. Vaadake mõnda neist üldistest eesmärkidest, mis heal ametijuhendil peaks olema: Ametikirjeldus sisaldab selle ametikoha vajalikke üksikasju. Ametikirjeldus peaks hõlmama ametikoha ülesandeid. Ametikirjeldustes tuleks kirjeldada, kuidas tööd tehakse. Hea töökirjeldus võimaldab taotlejal positsiooni hinnata ja teada saada, kas ta on kvalifitseeritud.Igaüks, kes kirjeldust loeb, peaks tundma, et mõistab selgelt ametikoha olemust.
8
Mõelge töö spetsifikatsioonidele tööotsija vaatenurgast. Ametikirjeldust koostades on hea mõelda sellele tööotsija vaatenurgast. On tõenäoline, et teate positsiooni kohta juba palju ja võite jätta välja üksikasjad, mis tunduvad teile ilmsed. Kujutage alati ette, et olete kirjeldust kirjutades keegi, kes loeb ametikoha kohta esimest korda. Vältige ettevõtte žargooni kasutamist. Lisage üksikasjad, mida tööotsija näha tahaks. Töö olemuse selgeks tegemine võib aidata suurendada kvalifitseeritud töötajate hulka kandideerivad kandidaadid.
9
Korraldage oma ametijuhend. Hästi korraldatud ametijuhendi olemasolu võimaldab potentsiaalsetel kandidaatidel mõista, millised rollid ja kohustused on kriitilised. Taotlejad saavad ka õppida, kas nende oskused ja võimed vastavad sellele ametikohale hästi. Pidage oma ametijuhendi koostamisel meeles mõnda neist näpunäidetest. Üldjuhul loetletakse esimesena olulisemad või levinumad tööülesanded. Soovite enne valikulisi kvalifikatsioone kirja panna. Pange ülevaade ja üksikasjad enne põhjalikumat arutelu positsioon.
10
Kasutage õiget tüüpi keelt. Ametikirjeldustel on teatud toon ja kirjutamisstiil, mida soovite kasutada. Selline kirjutamisstiil aitab taotlejatel kiiresti aru saada, kas positsioon on neile õige. Kasutate kogu dokumendis selget ja täpset keelt, et see oleks hõlpsasti loetav ja mõistetav. Kasutage mõnda neist tehnikatest, et aidata oma ametikirjeldust selgena hoida: kirjutage oma ametikirjeldus olevikuvormis. Lõika välja mittevajalikud artiklid, nagu “a—, “an†või “theâ€. Lisage kirjeldustesse ainult vajalikud üksikasjad. Vältige soo asesõnade kasutamist. Vältige positsiooni kirjeldamiseks subjektiivsete terminite kasutamist. Näiteks soovite välistada sellised sõnad nagu “keeruline”, “tihti”, “sageli” või “mitu”.
11
Ärge kasutage professionaalset ega sisemist žargooni. Kuigi teie ja teie värbamismeeskond võite olla tuttavad teie ettevõtte ainulaadsete tingimustega, ei ole taotleja seda. Ametikirjeldust koostades soovite alati vältida mis tahes tehnilist või sisemist terminoloogiat. See aitab positsiooni olemuse kõigile kandideerijatele selgeks teha.
12
Vältige ebarealistlikku olemist. Kui olete ametikohale tööle võtnud, soovite palgata parima saadaoleva inimese. Siiski tahate olla ka oma ootustes realistlik. Liiga kõrgete või võimatute nõuete täitmine muudab avatud ametikoha täitmise keeruliseks. Veenduge alati, et nõuded, mille oma ametijuhendisse lisate, on realistlikud ja vajalikud.
13
Ärge jätke tähelepanuta ametijuhendi uuendamist. Isegi pärast seda, kui olete ametijuhendi koostanud, pole teie töö veel lõppenud. On oluline, et hoiaksite ametijuhendeid ajakohasena, sobitades nende sisu töö hetkevajadustega. Vaadake oma ametijuhendid perioodiliselt üle ja veenduge, et need kajastaksid kõiki teie ettevõttes või ametikohal tehtud muudatusi. Näiteks võivad miinimumhariduse nõuded olla tõusnud. Palgavahemikud võivad olla muutunud pärast algse ametijuhendi koostamist.