Võimalik, et peate kirja kirjutama mitmel nii ametlikul kui ka mitteametlikul põhjusel. Võib-olla peate kirjutama kaebuse kirja ettevõttele, kirja sõbrale või kaaskirja töötaotluse esitamiseks. Olenemata põhjusest, tuleb iga kirja kirjutamisel arvestada ja meeles pidada mõnda asja.
1
Alusta oma kirja köitva avaga. Kui mõtlete oma kirjale kui esseele, oleks loogiline esimene samm luua sissejuhatav rida või lõik, mis köidab lugeja tähelepanu ja kirjeldab lühidalt kirja eesmärki. Loomingulised avasõnad on parim viis lugeja tähelepanu köita. Selle asemel, et alustada arutelu ilmateate üle, proovige midagi huvitavamat. On ebatõenäoline, et sa tõesti alustasid seda kirja, et kellelegi ilmast rääkida!
2
Mõelge oma kirjale kui esseele. Tõenäoliselt olete varem esseesid kirjutanud ja tõenäoliselt avasite need ideega, mis oli seotud essee eesmärgiga. Proovige sama teha ka kirjaga. Sul peab kirjutamisel olema eesmärk, nii et selle asemel, et mõtelda, tulge sellega lihtsalt välja!
3
Hoidke oma kirja sisu huvitavana. Kui avasite oma kirja ja jõudsite asja juurde, kasutage selle punkti täpsustamiseks kirja sisu. Võib-olla on kirja kirjutamise eesmärk kandideerida konkreetsele tööle. Soovite hoida oma kirja sisu selge ja sisutihe, kuid samas ka huvitav ja kaasahaarav. Kui mõtlete oma kirjale ikka veel nagu esseest, mille avapauk on seal, kus ütlesite oma eesmärgi, siis peaks teie keha olema seal, kus te loogiliselt mõtlete. “varendage oma seisukohta või täpsustage algselt välja toodud ideed.
4
Mõelge oma kirjale kui loole. Kirja keha ei pea olema eriti jäik ega liiga otsekohene, pigem pingevabam ja sõbralikum. Kasutage kujundlikku keelt ja kujundlikkust. Joonistage oma kirja saajale pilt, nagu autor võiks seda teha lugeja jaoks. Kirjas lugu jutustades olge oma kirjutamisel fantaasiarikas. Olge kirjeldav ja kasutage isegi dialoogi, kui soovite. Laske edastataval stseenil pildina läbi tulla. 1960. aasta jaanuaris kirjutas kuninganna Elizabeth president Eisenhowerile kirja. Ta kasutas oma kirja eesmärgi edasiandmiseks konkreetset pilti, kirjutades: “Nähes tänases ajalehes pilti, kus seisid vutti grillimise ees, meenus mulle, et ma ei olnud sulle kunagi saatnud skoonide retsepti, mille lubasin. sa Balmoralis.â€
5
Veetke aega, et arutada, mis teie elus toimub. Kui olete asjani jõudnud ja seda punkti täpsustanud või selgitanud, saate alati kulutada paar lauset, et oma lugejat teie elus toimuvast aru saada. Kui teie adressaat on sõber või pereliige, kes elab kaugel, võite anda neile teada, kuidas teie teistel sõpradel ja pereliikmetel läheb. Tõeline kiri kaugelt pärit sõbralt või pereliikmelt on lihtne ja lihtne viis oma päeva paremaks muuta. Oleme hakanud tehnoloogiale nii palju toetuma, et ilmselt enamik meist tiguposti väga sageli ei saada, seega on kirja saatmine või vastuvõtmine lõbus ja teistsugune. See võib aidata meist kaugel asuvatel inimestel tunda end meie ja meie eluga rohkem seotuna. Kui teie elus on viimasel ajal midagi eriti huvitavat juhtunud, andke oma adressaadile teada! Rääkige neile põnevaid uudiseid oma karjääri, armuelu või isegi hiljutiste reiside kohta. Lihtsalt proovige vältida millegi negatiivse, eriti teise inimese arutamist. Kirjad on püsivad dokumendid, mida teie adressaadid võivad säilitada mis tahes aja jooksul. Sa ei taha kirjutada midagi, mis võib sind hiljem hammustada. Kui teil on midagi negatiivset välja öelda, öelge see valjusti.
6
Nautige oma kirja kirjutamist. Kui kasutate oma kirja loovuse ja kujutlusvõime vahendina, on selle kirjutamine sama lõbus kui adressaadil seda lugeda.
7
Kirjutage asju, mida soovite, et adressaat mäletaks ja säilitaks. Selle asemel, et lihtsalt vestelda, on kiri püsivam. See on teie suhte füüsiline artefakt teise inimesega ja see muudab selle väga eriliseks.
8
Mõelge konksule. Sõltumata sellest, kas teie kiri on ametlik või mitteametlik, on alati hea mõte kohe haarata lugeja tähelepanu ja tekitada temas huvi. Mõned huvitavad viisid lugeja köitmiseks võivad olla tsitaat või metafoor (tõenäoliselt seotud sellega, mida soovite kirjas edastatav teave) või isegi anekdoot. Mõned parimad kaaskirjad töötaotluste jaoks ja isegi kolledži sisseastumiskirjad on sellised, mis avanevad meeldejääva konksuga.Andke adressaadile teada, et ootate nendega rääkides või neid uuesti nähes. See on lihtne ja arusaadav viis kirja lõpetamiseks ning annab neile teada, et isegi pärast kirja kirjutamist ja saatmist mõtlete neile endiselt ja tunnete neist puudust.
9
Kirjutage kiri, mida soovite saada. Kui loete oma kirja üle ja tunnete, et olete oma kirjutamisest tüdinud, võiksite alustada uuesti. Ärge arvake, et peate olema liiga ametlik, eriti kui kirjutate sõbrale või pereliikmele. Olge kergemeelne, aus ja kaasahaarav. Kui soovite, visake mõned sisemised naljad! Kiri on lõppude lõpuks lihtsalt teine suhtlusvorm.
10
Püüdke jääda keskse teema või idee juurde. Nagu hea lugu, ei lookle ka hea kiri liiga kohutavalt. Selle asemel keskendub see vähemalt teatud eesmärgile, ideele või mõttele. Võib-olla on see mõte, idee või eesmärk, mis pani teid kõigepealt kirjutama istuma, või võib-olla tekkis see mõte, kui teie mõtted kirjutamise ajal lahti läksid. Kui teil pole kirjutamiseks ühtegi põhjust, võib-olla tahtsite lihtsalt kirjutada. ka sellele inimesele on kõik korras. Andke neile sellest teada! Kunagi pole halb mõte kellelegi teada anda, et mõtled tema peale. Kui sõber kolis ära ja sa lubasid kirjutada, siis tee seda! Selle asemel, et lihtsalt öelda, on lihtne viis näidata kellelegi, et sa hoolid. Teisest küljest, kui teil on kirjutamiseks konkreetne põhjus, pidage seda kirjutamisel meeles. Kui alustate kirja, milles öeldakse midagi sellist: “Mul on teile midagi väga olulist öelda…” ja jätkate siis sellest toredast jalutuskäigust rääkimisega, mille te täna tegite, võib teie adressaat olla veidi mures, et teada saada, mis see oluline asi on.
11
Lõpetage kiri oma esialgsete mõtete kokkuvõttega. Vaadake uuesti oma esimest lõiku ja siduge sellest kirja sulgemiseks midagi. Nagu essee või isegi lugu, on lõpp sama oluline kui algus! Lõpp on teie adressaadile jäetud kestev mõte, nii et proovige teha sellest midagi huvitavat või mõjuvat. Oma abikaasale F. Scott Fitzgeraldile saadetud kirjas lõpetas Zelda Fitzgerald, öeldes: „Kõndisin nendel telefonijuhtmetel kaks tundi pärast seda. hoidke oma armastust nagu päikesevarju, et mind tasakaalustada.†Kui kirjutate armastuskirja, olge kõik väljas! Kasutage poeetilist keelt ja püsivat kujundit, et jätta adressaadile midagi meelde.