Sõltumata sellest, kas kirjutate kellelegi, kes andis teie jaoks endast välja, või tunnistate, et vanaema teile jõuludeks kinkis kampsuni, inimesed hindavad tänukirju väga. Oskus kirjutada lihvitud ja siiraid tänukirju pole mitte ainult ühise viisakuse ja etiketi põhielement, vaid ka mõjus viis positiivse mulje jätmiseks. Seega, kui keegi teid aitab, on oluline anda talle teada, et hindate nende lahkust.
1
Ärge viivitage. Kellelegi aitäh ütlemine peaks toimuma varsti pärast sündmust, kingitust, teenet või muud toimingut, mille eest olete tänulik.Etikett nõuab, et järgiksite tänukirja või kirja saatmisel kolmepäevast reeglit.Kui olete märkamata jätnud see aken on aga parem tänada hilja kui mitte kunagi.
2
Kasutage sobivat kirjavormingut. Ametliku kirja kirjutamisel tuleks kasutada professionaalset trükitud vormingut ja kiri printida kvaliteetsele paberile. Juhuslikuma või isiklikuma kirja kirjutamisel kellelegi, keda hästi tunnete, võidakse hinnata (selgeid ja loetavaid) käsitsi kirjutatud tähti kvaliteetsetel kirjatarvetel. Saate vormingu ise seadistada või kasutada ühte oma tekstitöötlusrakendusse sisseehitatud kirjamallidest. Kui seadistate ametliku kirja jaoks oma vormingu, alustage kuupäeva sisestamisega vasakpoolsesse ülanurka. Jätke rida vahele, seejärel sisestage selle inimese täisnimi ja aadress, kellele kirjutate. Jätke rida vahele ja sisestage tervitus. Kui kasutate isikliku kirja jaoks oma vormingut, on tavaks lisada kuupäev ja selle alla isikupärastatud, kuid viisakas tervitus.
3
Sisestage tervitus. Kirjades äripartneritele või inimestele, keda te hästi ei tunne, tuleks tervitusse lisada pealkiri. Kirjad kellelegi, keda te juba hästi tunnete, võivad olla isiklikumad, nt “Kallis Jeff” või “Kallis Bridget”. Arstid, professorid, valitsusametnikud ja sõjaväelased peaksid olema adresseeritud nii, et nende pealkiri on välja kirjutatud. täies mahus, st “Kallis doktor Johnson” või “Kallis seersant Jones”.Kui isikul pole ametlikumat tiitlit, kasutage lühendit “Mr.” meestele ja “Miss/Proua/Proua” naistele (teatage kindlasti, millist tiitlit ta eelistab; kui te ei tea, võite valida neutraalsema “Proua” või kasutada seda täisväärtuslikult nimi, nt “Kallis Jane Smith.â€).
4
Öelge oma kirja põhjus. Ametliku kirja kirjutamisel on viisakas alustada sellest, et teavitate adressaati kirjutamise põhjusest. Kui kirjutate tänukirja, on selle eesmärk tõenäoliselt midagi sellist: “Kirjutan, et tänada teid teie eest. lahke annetus X stipendiumifondile (või sponsorlus või soovitus jne). Mul oli teie annetusest teada saamine väga põnev ja soovin avaldada oma tänu.â€
5
Täpsustage veidi, miks olete tänulik ja kuidas nende panust kasutatakse. See osa aitab teil väljendada oma tänulikkust ja annab adressaadile aimu, kuidas tema panust kasutatakse. Paljude inimeste jaoks on teadmine, et nende panust kasutatakse hästi, rahustav ja kinnitav. Andke natuke teavet enda kohta – kes te olete, oma positsiooni jne. Nt “Ma olen ülikooli stipendiumi direktor Rahastasime ja juhtisime meie kõige uuemat raha kogumist eesmärgiga koguda 50 000 dollarit. Mul oli hea meel teie panuse üle saada – kirjeldage, kuidas nende panust kasutatakse, ja täpsustage, kes või mis sellest kasu saab. Nt „Teie lahke ja helde annetust kasutatakse teie nimelise stipendiumifondi loomiseks, et toetada väljapaistvaid kirjandusteaduse teadlasi. Stipendium annab igal aastal 1000 dollarit kolmele abivajavale üliõpilasele, kes valitakse välja nende töö kvaliteedi ja valdkonnale pühendumise alusel. Stipendiumiraha aitab neil üliõpilastel viia läbi nende valitud keskendunud uurimisprojekti, aidates nii edasi arendada nende akadeemilist karjääri kui ka anda väärtuslikku panust oma valdkonda.â€
6
Lõpetage kiri. Lõpetage, kinnitades veel kord oma tänulikkust ja veendumust, et nende panus on väärtuslik ja oluline. Korrake oma tänulikkust järgmiselt: “Teie annetus muudab stipendiumi saavate üliõpilaste karjääri oluliseks ja ma ei saaks olla tänulikum teie suuremeelsus. Korrake nende panuse väärtust, öeldes midagi sellist: “Teie annetus on võimaldanud meil saavutada raha kogumise eesmärgi ja jätkata oma missiooni toetada tulevasi teadlasi.”
7
Logi välja. Lõpuks peate ametlikult allkirjastama tunnustuse (lahutustervituse) ja oma allkirja.
8
Lugege oma kiri läbi. Enne kirja saatmist veenduge, et olete selle kirja- ja grammatikavigade suhtes hoolikalt läbi lugenud. Vigane kiri jätab palju vähem positiivse mulje kui hästi tehtud kiri. Teil võib olla kasulik kiri ette lugeda; Mõnikord aitab ettelugemine teil vaikselt lugedes tabada vigu, millest võite märkamata jääda. Laske usaldusväärsel sõbral või kolleegil kiri üle vaadata.
9
Olge kiire. Tänukirja saatmine pärast töövestlust võib jätta potentsiaalsele tööandjale suurepärase mulje, eeldusel, et saadate selle kohe pärast vestlust – ideaalne on mitte hiljem kui kolm päeva. Isegi kui te ei saa tööd või kahtlustate teid ei saa seda tööd, jätab tänukirja saatmine positiivse mulje, mis võib sulle kasuks tulla, kui kandideerid tulevikus sinna või mõne kaastöötaja juurde.
10
Valige sobiv formaat. Kuna tänukiri potentsiaalsele tööandjale eeldab ametialast suhet, valige ja sobivalt professionaalne kirjavorming.
11
Sisestage tervitus. Professionaalne tänu peaks sisaldama tervitusse pealkirja.
12
Avage kiri, väljendades oma tänu. Kirja sisu kirjutamise alustamiseks alustage lihtsa ja kokkuvõtliku tänuavaldusega. Midagi sellist: “Tänan, et leidsite aega minuga esmaspäeval kohtuda. Mulle meeldis meie arutelu väga.”
13
Mainige midagi konkreetset selle kohta, mis teile meeldis. Et näidata siirust ja et te ei kasutaks iga intervjueerija jaoks lihtsalt üldist tänukirja, lisage konkreetne detail selle kohta, mis teile vestluse ajal meeldis. Võite öelda midagi sellist: “Mulle meeldis eriti meie arutelu sotsiaalsete mõjude üle. meedia teavitamine mittetulundusühingutes. Teie arusaam tehnoloogia kasutamisest klientidega tihedamate suhete loomiseks jättis mulle tugeva mulje.â€
14
Viidake oma lootusele suhte jätkumiseks. Kirja sulgedes võite avaldada soovi lähitulevikus uuesti adressaadiga rääkida või koostööd teha. Näiteks võite kirjutada: “Loodan, et meil on lähitulevikus rohkem võimalusi koos töötada.” ½
15
Lisage adressaadile teretulnud rida, et teiega ühendust võtta. Intervjuujärgne tänukiri on viisakas lõpetada lausega, mis teeb teid edasiseks suhtlemiseks kättesaadavaks. Näiteks: “Annan hea meelega lisateavet, mida vajate, ja ootan lisaküsimusi.”
16
Lisage kinnitus ja oma allkiri. Lõpuks valige sobiv tunnustus (lahutustervitus) ja kirjutage oma nimi kirja lõppu. “Lugupidamisega” on professionaalsete kirjade jaoks kõige levinum tunnustus, kuid võite kaaluda lisavõimalusi, nagu “Lugupidamisega” “Parimate soovidega”, “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”. Kirjutage oma nimi kinnituse alla käsitsi. Tavaliselt kirjutatakse allkirja alla oma täisnimi juhuks, kui teie allkirja on raske lugeda. .
17
Lugege oma kiri läbi. Enne kirja saatmist veenduge, et olete selle kirja- ja grammatikavigade suhtes hoolikalt läbi lugenud. Vigane kiri jätab palju vähem positiivse mulje kui hästi tehtud kiri. Teil võib olla kasulik kiri ette lugeda; Mõnikord aitab ettelugemine teil vaikselt lugedes tabada vigu, millest võite märkamata jääda. Laske usaldusväärsel sõbral või kolleegil kiri üle vaadata.