Meilil, nagu ka teistel suhtlusviisidel, on oma etikett ja sotsiaalsed protokollid. Kui teil on vaja tööl või koolis tagasisidet paluda või kirjalikule käsikirjale kirjutada e-kiri, peaksite oma e-kirja koostamisel arvestama fraasi, ajastuse ja struktuuriga, et see oleks võimalikult tõhus. Kui olete oma meilides viisakas, täpne ja konkreetne, saate teile vajalikku tagasisidet.
1
Pöörduge inimese poole, kes on teie tööd kommenteerima kõige paremini kvalifitseeritud. Sageli on see haldur, kes on teie kohal. Igal juhul tuleks alustada neist või mõnest vanemast kolleegist või töökaaslasest. Neil on kogemusi, mis aitavad teid ja annavad teile vajalikku tagasisidet.
2
Ole meilis viisakas ja alandlik. Peaksite oma kontoris e-kirjade puhul järgima norme. Alandlikkus aitab tagasiside küsimisel kaugele kaasa, kuid ära ole nii alandlik, et ülemus või juht arvab, et sa ei tea oma tööst midagi. Pigem kujundage küsimused viisil, mis näitab teie edusamme projekti või ülesande täitmisel. See annab ülemusele teada, et te ei istu lihtsalt käed rüpes ja ootate tagasisidet. Pidage meeles ka järgmisi näpunäiteid. Võite öelda: “Töötasin homse esitluse kallal, kui sattusin formaadiga tõrku. Ma pole kindel, kas järgin ettevõtte standardeid. Lisasin esitluse. Kas teil on vormingu kohta soovitusi? Täname teid abi eest. Ärge unustage neid meilis tänada.
3
Olge oma tagasisidetaotluses konkreetne. See aitab teil vältida liiga laiaulatuslikku tagasisidet, mis tõenäoliselt ei aita teid teie töös. Vältige jah või ei küsimusi, kui see pole vajalik. Selle asemel keskenduge projekti konkreetsetele osadele, mis vajavad tööd. Püüdke mitte pommitada oma ülemust või töökaaslast korraga kõigi võimalike küsimustega, mis teil oma töö kohta tekkida võivad. Võite öelda näiteks: “Ma ei olnud kindel, kuidas Eastmani failiga edasi minna. Klient on seda teinud.” ma ei vastanud mu meilidele ja kuna tegemist on kõrge prioriteediga ülesandega, pidasin paremaks teile meili saata, et näha, mida teha.â€Kui otsite üldisemat tagasisidet ülevaate või aruande vormis, seda konkreetselt nõudke. Viisakas, lühidalt ja võimalikult konkreetne olemine aitab. Näiteks võite küsida aruannet oma tõhususe või loovuse kohta. Kui küsite tagasisidet neilt, kes teile aru annavad, peate võib-olla käituma anonüümne küsitlus.
4
Kui nad on vastanud, saatke tänumeil. Kui tagasiside andis mõista, et vajate palju täiustamist või et teie töö ei ole tasemel, lisage kindlasti lühike selgitus selle kohta, kuidas seda parandada. Enne kohest vastamist andke endale aega emotsioonide töötlemiseks. Veenduge, et vastate maksimaalselt 1–2 päeva jooksul.
5
Tuvastage ennast. Teie õpetajal võib olla sadu õpilasi, eriti kui nad on kolledži professorid. Peate lisama oma nime (ees- ja perekonnanimi), oma klassi ja jaotise. Kui olete veel keskkoolis, võib see tähendada teie perioodi või ajavahemikku. Nii ei raiska sa õpetaja aega sellele, et nad mõistaksid, kes sa oled, ja nad kulutavad rohkem aega teie vajaliku tagasiside saamiseks.
6
Hoidke see ametlikult. Mõnikord on õpilastel sellega probleeme, kui nad esimest korda õpetajatele meili saadavad. Võite öelda: “Tere dr Smith” või “Kallis proua Turner. Kui teie õpetaja on teile meili saatnud, ärge olge vähem formaalne, kui nad on olnud. Hoidke toon professionaalne. Selle asemel, et öelda: “Hei, mida te arvate minu paberist? See pole kõige suurem,” öelge: “Ma ei ole kindel, et saan ülesandest aru. Mul oli paberi kohta mõned konkreetsed küsimused.â€
7
Hoidke see lühidalt. Ärge muretsege oma küsimuste kogu konteksti selgitamise pärast, välja arvatud juhul, kui kontekst on nende küsimuste jaoks vajalik. Näiteks kui taotlete tagasisidet võimaliku pikendamise kohta, võib teie õpetaja vajada konteksti, kuid kui proovite lihtsalt ülesande kohta küsimust esitada, ärge rääkige neile lugu sellest, kuidas teie koer pani teid hiljaks jääma ja miks saadate praegu meili (välja arvatud juhul, kui see on ülesande täitmise ajale väga lähedal) või midagi muud, mis ei pruugi antud ülesande puhul olla asjakohane.
8
Ärge oodake tagasiside küsimisega kuni eksami- või tähtpäevaeelse õhtuni. Lisaks sellele, et teie õpetaja ei anna teile tõenäoliselt õigeaegselt tagasisidet, ärritab teda tõenäoliselt see, et olete temalt tagasiside küsimisega viimase hetkeni oodanud. Kui peate saatma viimase hetke küsimusi, olge lühike, konkreetne ja vabandav. See muudab õpetaja vastuse tõenäolisemalt, eeldades, et ta näeb meili õigel ajal.
9
Kasutage õpetaja soovitud failivorminguid. Sageli ütleb õpetaja teile ainekavas, milliseid failivorminguid ta ülesannete jaoks või e-kirjades aktsepteerib. Näiteks kui teie õpetaja määrab doc-faili, ärge saatke PDF- või lehekülgede faili. Kui te pole kindel, võite saata .rtf- või .pdf-faili või lihtsalt küsida.
10
Küsige juba esitatud töö või eksami kohta tagasisidet. Peate lihtsalt saatma professorile meili ja olema viisakas. Kui professoril on tööajad, võite neid külastada või kohtumise kokku leppida. Võite öelda: “Lugupeetud professor Smith, ma ei saanud oma eksamil nii hästi hakkama, kui ootasin. Kas te saaksite aidata mul teha mõned tehtud vead, et saaksin järgmisel eksamil paremini hakkama?” Teie professor peaks tavaliselt sellisele taotlusele positiivselt vastama.
11
Kirjutage kõigepealt kellelegi, keda tunnete. Kui soovite tähelepanelikku tagasisidet, on kõige parem seda anda keegi tuttav, eelistatavalt sõber või kolleeg. Kui saadate kellelegi tuttavale tagasisidet, saatke talle meilisõnumid nii, nagu tavaliselt. Kui te neile tavaliselt helistaksite, peaksite seda tõenäoliselt tegema. Ärge saatke käsikirja esimese e-kirjaga, välja arvatud juhul, kui teate, et nad ütlevad tõenäoliselt jah (keegi, kelle jaoks olete käsikirja lugenud, või keegi, kellele on pakutud teie oma lugemist). Võite lisada lühikirjelduse või kokkuvõtte, olenevalt sellest, kas inimene, kellele meili saadate, on sõber või kolleeg.
12
Saatke eksperdile meilisõnum. Kui vajate tõesti asjatundlikku nõu, saatke e-kiri mõnele tuttavale eksperdile ja selgitage oma projekti ja miks vajate tagasisidet. Ärge olge pealetükkiv, vaid tänage neid lahkelt tähelepanu eest ja öelge: “Ma saan aru, kui teil pole aega mulle tagasisidet anda.” Võite isegi küsida, kas nad teavad kedagi, kellel on aega ja teadmisi, kes saaksid teid aidata, kui nad ei saa.
13
Ärge saatke kellelegi käsikirja külmalt. See jääb tõenäoliselt vastuseta, välja arvatud juhul, kui te neile konkreetselt ütlete, et maksate nende abi eest. Kui nad on kuulsad autorid, ei vasta nad tõenäoliselt sellisele meilile, kuna saavad palju selliseid kirju. Selle asemel küsige kõigepealt oma sõpradelt, kolleegidelt, professoritelt jne. Tõenäoliselt saavad nad teid aidata ja tõenäolisemalt tahavad teid aidata.
14
Olge konkreetne selles, mida soovite nende tagasisidest saada. Kui soovite ainult positiivset tagasisidet, öelge neile seda. Öelge neile, kas soovite üksikasjalikku tagasisidet, kohalikku või globaalset tagasisidet ja kas soovite esteetilist, grammatilist või struktuurilist tagasisidet. See võib aidata teie lugejal teada, mida te neilt soovite. Positiivne tagasiside ei pea olema ebakonstruktiivne. Kui nad selgitavad, miks neile meeldib see, mis neile meeldib, saate oma käsikirja kohta palju teada. Kui saate negatiivset tagasisidet, andke endale vastamiseks aega. Kui nad on teie sõber, tahavad nad tõenäoliselt ainult aidata. Kui nad on professorid, kui vihane või ärritunud te ka ei tunneks, ei tohiks te sel viisil vastata. Selle asemel tänage neid abi eest ja liikuge edasi. Mõne aja pärast võite avastada, et tagasisidest oli abi, isegi kui see ei olnud edastatud.
15
Andke oma lugejale aega vastata. Kui olete küsinud üksikasjalikku tagasisidet romaani käsikirja kohta, ärge oodake tagasisidet päeva või isegi nädala jooksul. Sellise pikkusega käsikirja toimetamine võtab aega. Kui teil on tähtaeg, mille nimel töötate, andke sellest oma lugejale teada. Võite ka lihtsalt küsida, kas nad saavad muudatused teatud kuupäevaks ära teha. Pidage meeles, et neil on oma elu ja kohustused.
16
Tänan neid abi eest. Kui see on sõber, võiksite talle osta kingituse, näiteks šokolaadikarbi, või lihtsalt teene õigel ajal tagasi anda. Kui tegemist on professoriga, võiksite kirjutada tänumeili, et anda neile teada, et hindate nende tööd ja aega. Kui unustate lugejat tänada, võib ta tunda end ära kasutatud ja/või hindamatuna ning see võib vähendada tõenäosust, et ta teid tulevikus aitab.
17
Ärge esitage liiga palju küsimusi. Kliendid on rabatud küsitlustega peaaegu kõigist seal asuvatest ettevõtetest. Kui soovite tagada, et klient kustutab teie meili selle lugemisel automaatselt, täitke see hulga küsimustega. Kui soovite kliendis huvi hoida, esitage üks või kaks küsimust ja jätke see sinnapaika.
18
Esitage avatud küsimusi. Selle asemel, et kasutada jah/ei-küsimusi, esitage küsimus, mis annab täielikumad vastused. Selle asemel, et küsida: “Kas sa soovitaksid meid sõbrale?”, küsige “Kuidas kirjeldaksite meid sõbrale?” Sellised küsimused annavad teile vastustes rohkem teavet kui lihtne jah/ei küsimus.
19
Andke kliendile teada, et võtate temaga kiiresti ühendust. See tekitab kliendis tunde, nagu ei läheks tema arvamus lihtsalt hiiglaslikku postkasti, kus seda võib lugeda või kaaluda või mitte. Tõenäoliselt saate ka avameelsemat tagasisidet, kui nad teavad, et vastate. Kui vastate, olge avameelne ja professionaalne. Tänapäeva viirusliku internetikultuuri tingimustes võid ettevõtte maine sekundiga rikkuda, kui vastad millegi muuga kui professionaalsuse ja siirusega.
20
Ärge lisage välku ega muid aeglaselt laadivaid funktsioone. Kui kliendil on aeglane ühendus, kustutab ta meili tõenäoliselt kohe, kui näeb, et selle laadimine ebaõnnestub. Pidage meeles, et tagasiside on teile sageli olulisem kui nemad.
21
Kasutage hästi kavandatud fonti ja vormingut. Soovite, et teie e-post näeks välja puhas ja professionaalne. Halva graafika või koomiksivaba kirjatüübiga e-kiri tõenäoliselt teie klientidele muljet ei avalda. Selle asemel kasutage standardseid fonte, nagu Times New Roman või Arial, kui te pole fondi osas kindel, ja vähendage liigset graafikat miinimumini.
22
Veenduge, et meil oleks seadmesõbralik. Üheveeruline vorming on paindlikum kui mitme veeruga kujundus. Samuti peaksite veenduma, et teie fondid poleks liiga väikesed. Soovite, et meilisõnum oleks kasulik sülearvutites, telefonides ja tahvelarvutites. Kuna nii paljud inimesed kontrollivad oma e-kirju oma telefonis, on hädavajalik oma meilid vastavalt vormindada.