Hüvitiskiri, tuntud ka kui tagasimaksetaotlus, on dokument, mis viitab konkreetsele rahalisele olukorrale, mis eksisteerib kahe poole vahel, ja tuvastab vajaduse, et üks neist osapooltest saaks tagasimakse kogu või osa rahalisest panusest osa finantstehingust. Kirja tegelik sisu võib olenevalt tehinguga seotud asjaoludest olla mõneti mitteametlik või väga üksikasjalik ja formaalne. Kirja tekstis on käsitletav põhiloetelu, sealhulgas kõnealuste tehingute kohta identifitseeriva teabe esitamine, taotletud tagasimakse summa ja vastuvõetavate maksetingimuste tüüp.
Enamiku hüvitamiskirja vormingute puhul on esimene ülesanne kindlaks teha hüvitamise põhjus. Näiteks kui terviseklubi liige on taotlenud aasta liikmemaksu ja peab selle aasta esimese kvartali lõpus tööle kolima, võib ta klubi staatuse muutumisest teavitada. Eeldusel, et liikmestaatuse tingimused võimaldavad liikmemaksude osalist hüvitamist seoses liikme ümberasumisega, aitab nende andmete esitamine märkida, et antud olukord on hõlmatud ja mingi hüvitis tuleb tasuda.
Hüvitiskirjas tuleb koos taotluse põhjustega märkida ka eeldatav tagasimakse summa. See annab saajal võimaluse arve veelkord kontrollida ja kindlaks teha, kas see summa on õige. Eeldusel, et mõlemad pooled tõlgendavad omavahelist lepingut täpselt, aitab see viisakus lihtsalt edasi anda arusaama, et kõigil asjaosalistel on samad ootused.
Kolmas põhikomponent mis tahes hüvitamiskirjas on vastuvõetavate meetodite kindlaksmääramine selle hüvitamise taotlevale poolele. Saatja võib nõuda makset tšeki, krediitkaardikontole väljastatud krediit või elektroonilise rahaülekande vormis oma pangakontole. See aitab sageli makset kiirendada, kuna makse töötlemise viiside kindlaksmääramiseks pole vaja täiendavaid teateid väljastada.
Kui tagasimaksekiri on saadetud ja kätte saadud, vastavad paljud ettevõtted taotlusele kinnituse ja teatisega, millal hüvitis välja makstakse. Tavaliselt märgitakse tagasimakse summa vastusesse, mis võimaldab täpselt teada, kui palju hüvitatakse tšeki, krediidi või rahaülekandega. Eeldusel, et taotletud summa ja kinnitatud summa on samad, loetakse tehing lõppenuks pärast makse pakkumist.