Võib-olla peate kirjutama sündmuse aruande või essee, et teha kindlaks, kas sündmus oli edukas, võrreldes selle tulemusi selle eesmärkidega. See on oluline viis, kuidas inimesed või ettevõtted, kes on üritusi korraldanud, saavad otsustada, kas nad peaksid muudatusi tegema. On viise, kuidas saate tagada, et teie sündmusearuanne on edukam. See on oluline, kui mõtlete mõne muu ürituse korraldamisele!
1
Määrake iga vaatajaskonna jaoks esitlusstiil ja -vorming. Sündmusaruandeid saab köita, klammerdada, saata meiliga PDF-e, PowerPointi esitlusi jne. Veenduge, et sündmuse aruanne oleks jaotatud selgeteks osadeks. Soovite kindlaks teha, kuidas sündmuse tulemused on võrreldes selle eesmärkidega. Tehke kokkuvõte sündmuse peamistest tulemustest. Kohandage sündmuse aruanne iga sponsori ja publiku vajadustele ja huvidele. Mõelge sponsorite eesmärkidele. Teatud määral on sponsorid sündmuse aruande peamine sihtrühm. Nad tahavad teada, kas üritust tasus sponsoreerida. Seega mõelge, mida nad teada tahavad ja millised on nende kiired nupud. Kohandage sündmuse aruannet nii, et see vastaks ka sündmuse unikaalsuse ja sponsorite erivajadustele. Ärge kirjutage värvide kaupa aruannet. Teised ürituse aruande vaatajaskonnad on tippjuhid ja finantsjuhid.
2
Looge protsess teabe jälgimiseks, mida kogu sündmuse vältel vajate. Te ei soovi oma mälule lootma jääda. Võtmeteabe jälgimine enne sündmust, selle ajal ja pärast seda võimaldab koostada täpsema ja lõpuks tõhusama aruande. See võimaldab teil ka seda kõike õigeaegselt koostada. Pidage andmete kogumist pidevaks, kasutades andmete kogumiseks vajadusel mitut inimest (sh võimalikke praktikante). Põhimõte on see, et te ei tohiks oodata aruande koostamist sündmuse lõpuni.
3
Keetke see põhipunktideni. Mõnede sündmuste aruannete üheks probleemiks on see, et nad ei tee midagi enamat, kui ajavad päevakorda tagasi või keskenduvad hea enesetunde ja turgutavatele avaldustele. Ära tee seda. Selle asemel tõstke põhipunktid selge ja analüütilise pilguga esile. Valige mõned sündmuse esiletõstmised, et neid üksikasjalikult arutada. Mõelge, millised kolm asja toimisid kõige paremini ja millised kolm punkti olid kõige üllatavamad. Vältige artiklisse pakkimist olmeliste detailidega, nagu lõunamenüü või peaesineja esitluse üksikasjalik kokkuvõte. Tahad välja tõmmata asjad, mis olid olulised.
4
Kirjutage kokkuvõte. Sündmuse aruanne peaks sisaldama kokkuvõtet, mis on üksikasjalikuma täieliku aruande kokkuvõtlik versioon. Mõelge lühikokkuvõttele kui sissejuhatuseks. Saate luua kaks aruannet – kommenteeritud kokkuvõte, mis on mõeldud inimestele, kes tunnevad huvi sündmuse tulemuse vastu, ja üksikasjalikum, täielikum aruanne inimestele, kes on tegelikult seotud sündmuse korraldamise või sponsoreerimisega. alla ja keskenduge põhiobjektidele ja tulemustele. Kokkuvõte peaks olema lühike – ainult üks või kaks lehekülge. See peaks võtma kokku sündmuse põhielemendid ja sisaldama andmete lühikest tõlgendust.
5
Lisage oma sündmuse aruandesse visuaalid. Sageli on tõhusam pakkuda statistilisi trende illustreerivat diagrammi, selle asemel, et esitada lugejatele lihtsalt hulk numbreid. Kui sündmus hõlmas uut toodet, võite esitada sellest foto. Fotod tegelikust sündmusest võivad aidata sündmuse aruannet illustreerida. Proovige hankida saidil fotosid sponsorite kokkupuutest, et need aruande jaoks dokumenteerida. Jällegi, see on ülesanne, mis ei saa oodata, kuni sündmus on lõppenud. Näidised, reproduktsioonid ja muud kohapealsed näited on hea lisada. Teatage sponsorkuponge saanud inimeste arv jne. Dokumenteerige sponsorite jaoks nii kohapeal kui ka väljaspool seda sündmust meedias, publikule avaldatud kokkupuudet.
6
Dokumenteerige kogu reklaami- ja meediaväljaanne. Soovite hinnata loodud meediat võrreldes kirjeldatud eesmärkidega.Keskenduge trükireklaamidele ja artiklitele, milles sponsorite nimed ja reklaamid esinesid, lisaks tiraažinäitajate ja reklaamimäärade kogumisele.Telereklaamide, avalike teenuste teadaannete, reitingute ja hinnakaardi väärtused ja uudiste kajastused. Ärge unustage dokumenteerida raadiot, hinnakaardi reklaame, reklaamide ja tutvustuste väärtusi, auditeeritud aruandeid ja nii edasi.
7
Lisage sündmuse eesmärkide avaldus. Väga oluline on siduda sündmuse eesmärgid selle tulemustega, seega lisage kindlasti meeldetuletus selle kohta, mis oli sündmuse algne ülesanne ja millised eesmärgid püstitati. Võite lisada oma sündmuse programmi loendi. Samuti peaksite arutama, kes olid mingil hetkel sündmuse peamised osalejad. Hoidke need jaotised siiski lühidalt. Veetke kindlasti kõige rohkem aega sündmuse konkreetsete peamiste tulemuste loetlemisele ja arutamisele ning sobitage need loetletud tulemustega. Olge realistlik ja ärge püüdke üle kanda asju, mis ei toiminud.
8
Lisage sündmuse aruandesse finantsteave. Oluline on anda üksikasjalik arutelu ürituse eelarve ja tegelikult kulutatud (või potentsiaalselt sisse toodud) üle. Lisage kindlasti eelarvestatud ja tegelike kulutuste võrdlus ning tõstke esile asjad, mis toimisid hästi, ja parandamist vajavad valdkonnad. Peaksite üksikasjalikult kirjeldama kõiki kulusid, sealhulgas turundus- ja reklaamitegevusi, personalikulusid ja sponsorluskulusid. Hea mõte on lisada üksikasjalik eelarve. Finantsjuhid ja tippjuhid soovivad näha tõendeid, mis kinnitavad järeldusi. Kaasake tulude arvestus, nagu tasud, sponsorlused ja eksponaadid. Kuid veenduge, et võrdlete tulusid tulude prognoosidega. Millega võrreldes? See on hea küsimus.
9
Kaasake statistika, mis on lugejatele asjakohane. Te ei taha aruannet, mis sisaldab ainult hea enesetunde teavet. Osalenud inimeste arv on üks statistika, mida peaksite lisama. Hea mõte on esitada andmeid, millel on mõõdetav aspekt. Muu asjakohane statistika ja andmed võivad hõlmata loodud müügivihjete arvu ja konkreetse boksi külastajate arvu. Andmete esitamine suurendab sündmuse aruande usaldusväärsust. Esitage osalejate/osalejate teave. Kaasake demograafia, külastatavus ja vaatajaskonna uurimistulemused (nt ostuharjumused). Aruanne sponsorite kampaaniatele reageerinud inimeste arvu ja heategevusorganisatsioonidele tehtud annetuste kohta. Dokumenteerige majanduslik mõju ja töötajate osalus.
10
Omama kvalitatiivset elementi, mis kontekstualiseerib andmed. Teie aruanne peaks sisaldama statistikat, kuid kontekstuaalse tagasiside andmiseks on vaja ka inimtsitaate. Koguge osalejatelt ja ürituse meeskonnaliikmetelt tsitaate ja tagasisidet, et sündmuse õnnestumiste ja ebaõnnestumiste hinnang ei tuleks ainult sündmuse aruande autorilt. Seda peetakse usaldusväärsemaks. Kaaluge ka kolmanda osapoole uuringute kaasamist. Meedias eksponeerimise väärtustamine on üks näide sellest, mida kolmas osapool võiks uurida. Hinnake ruumi ja seadistusi. Peaksite kulutama aega, et hinnata asukoha ja seadistuste tõhusust teiste vaatevinklist. Arutage, kuidas konverents, üritus jne ruumi kasutasid.
11
Olge aruandega õigel ajal. Proovige aruanne pärast sündmust üsna kiiresti kirjutada ja avaldada. Ajastage see kindlasti oma kalendrisse, et see kindlasti juhtuks. Mõned inimesed soovitavad sündmuse aruanne väljastada 30 päeva jooksul, kuid teised väidavad, et peaksite seda tegema mõne päeva jooksul. Mis iganes tähtaeg ka poleks, veenduge, et te järgiksite seda. Võib-olla kirjutate sündmuse aruannet agentuurile, mille on tellinud konkreetne klient. Pöörake tähelepanu kõikidele taotlustele. Lõpptulemus on see, et teie publik ootab nii põhjalikku kui ka õigeaegset aruannet. Nii et võtke aega, et olla põhjalik ja teha kõik õigesti, kuid ärge oodake nii kaua, et see tundub aegunud.
12
Lugege oma sündmuse aruanne läbi. Veenduge, et teie sündmuse aruanne sisaldaks õiget grammatikat ning vältige õigekirja-, kirjavahe- ja muid korrektuurivigu. Veenduge, et teie vastused sisaldaksid sügavust. Hea rusikareegel on kirjutamistehnika “näita, ära ütle”. See tähendab, et hea mõte on tuua mõned konkreetsed näited, et toetada aruandes esitatud üldisemaid seisukohti. Ärge unustage oma publikut , ja veenduge, et teie kirjutis kõlaks ametlikult ja professionaalselt. Sündmuse aruanne ei ole juhuslik dokument, see on oluline dokument, mille abil saab kindlaks teha, kas sündmus oli seda väärt, seega peab see olema autoriteetne.