Standardne tööprotseduur (SOP) on dokument, mis sisaldab samm-sammult teavet ülesande täitmise kohta. Olemasolevat SOP-i võib olla vaja lihtsalt muuta ja värskendada või võib juhtuda, et peate selle nullist kirjutama. See kõlab hirmutavalt, kuid tegelikult on see vaid kontrollnimekiri. Vaadake 1. sammu, et pall veerema panna.
1
Valige oma vorming. SOP-i kirjutamiseks pole õiget või valet viisi. Tõenäoliselt on teie ettevõttel aga mitmeid standardseid tööprotseduure, millele saate viidata vormistamisjuhistele, kirjeldades, kuidas nad seda eelistavad. Kui see nii on, kasutage mallina juba olemasolevaid SOP-e. Kui ei, siis on teil mõned võimalused: lihtsate sammude vorming. See on mõeldud rutiinsetele protseduuridele, mis on lühikesed, millel on vähe võimalikke tulemusi ja mis on õiglased. Lisaks vajalikule dokumentatsioonile ja ohutusjuhistele on see lihtsalt lihtsate lausete täpploend, mis ütleb lugejale, mida teha. Hierarhiline sammude vorming. Tavaliselt on see pikkade protseduuride jaoks, mis hõlmavad rohkem kui kümmet etappi, mis hõlmavad mõningaid otsuseid, selgitusi ja terminoloogiat. See on tavaliselt peamiste sammude loend, milles kõik alamsammud on väga kindlas järjekorras. Vooskeemi vorming. Kui protseduur on rohkem nagu kaart, millel on peaaegu lõpmatu arv võimalikke tulemusi, võib teie parim valik olla vooskeem. See on vorming, mille peaksite valima, kui tulemused pole alati etteaimatavad.
2
Arvestage oma publikuga. Enne SOP-i kirjutamist tuleb arvesse võtta kolme peamist tegurit: teie vaatajaskonna eelteadmised. Kas nad on teie organisatsiooni ja selle protseduuridega kursis? Kas nad teavad terminoloogiat? Teie keel peab vastama lugeja teadmistele ja investeeringutele. Teie publiku keeleoskus. Kas on võimalus, et inimesed, kes ei räägi teie keelt, loevad teie SOP-i? Kui see on probleem, on hea mõte lisada palju märkustega pilte ja diagramme. Teie vaatajaskonna suurus. Kui teie SOP-i loevad korraga mitu inimest (need, kes on erinevates rollides), peaksite vormindama dokumendi rohkem nagu vestlust näidendis: kasutaja 1 lõpetab toimingu, järgneb kasutaja 2 jne jne. Nii näeb iga lugeja, kuidas ta on hästi õlitatud masina lahutamatu hammasratas.
3
Kaaluge oma teadmisi. See taandub järgmisele: kas olete parim inimene selle kirjutamiseks? Kas tead, mida see protsess endast kujutab? Kuidas see võib valesti minna? Kuidas seda ohutuks muuta? Kui ei, siis võib olla parem see kellelegi teisele üle anda. Halvasti kirjutatud – või veelgi enam, ebatäpne – SOP mitte ainult ei vähenda tootlikkust ja toob kaasa organisatsioonilisi tõrkeid, vaid see võib olla ka ebaturvaline ja avaldada negatiivset mõju teie meeskonnale ja keskkonnale. Lühidalt, see ei ole risk, mida peaksite võtma. Kui see on teile määratud projekt, mida tunnete sunnitud (või kohustatud) lõpetama, ärge hoiduge küsimast abi neilt, kes protseduuri igapäevaselt läbivad. . Intervjuude läbiviimine on iga SOP-i loomise protsessi tavaline osa.
4
Otsustage lühikese või pika SOP-i vahel. Kui kirjutate või värskendate SOP-i isikute rühmale, kes tunnevad protokolli, terminoloogiat jne, ja kasu saaksid lühikesest ja kiirest SOP-st, mis sarnaneb pigem kontrollnimekirjaga, võite selle lihtsalt lühivormis kirjutada. .Lisaks põhieesmärgile ja asjakohasele teabele (kuupäev, autor, ID# jne), on see tegelikult vaid lühike loetelu sammudest. Kui üksikasju või selgitusi pole vaja, on see tee.
5
Pidage meeles oma SOP eesmärki. Ilmselge on see, et teie organisatsioonis on protseduur, mida korratakse ikka ja jälle. Kuid kas on konkreetne põhjus, miks see SOP on eriti kasulik? Kas see peab rõhutama ohutust? Vastavusmeetmed? Kas seda kasutatakse trennis või igapäevaselt? Siin on mõned põhjused, miks teie SOP on teie meeskonna edu jaoks vajalik: vastavusstandardite järgimise tagamiseks tootmisnõuete maksimeerimiseks, et protseduuril ei oleks kahjulikku mõju keskkonnale ohutuse tagamiseks tagamaks, et kõik läheb graafiku kohaselt, et vältida tõrkeid tootmisesKasutada koolitusdokument Kui teate, mida teie SOP peaks rõhutama, on lihtsam oma kirjutist nende punktide järgi struktureerida. Samuti on lihtsam mõista, kui oluline on teie SOP.
6
Katke vajalik materjal. Üldjuhul koosnevad tehnilised SOP-d peale protseduuri enda neljast elemendist: Tiitelleht. See sisaldab 1) menetluse nimetust, 2) SOP identifitseerimisnumbrit, 3) väljaandmise või läbivaatamise kuupäeva, 4) asutuse/üksuse/filiaali nime, millele SOP kehtib, ja 5) koostanute allkirju. ja heaks kiitnud SOP. Seda saab vormindada nii, nagu soovite, kui teave on selge. Sisukord. See on vajalik ainult siis, kui teie SOP on üsna pikk, võimaldades hõlpsat viitamist. Siit leiate lihtsa standardse ülevaate. Kvaliteedi tagamine/kvaliteedikontroll. Protseduur ei ole hea protseduur, kui seda ei saa kontrollida. Varustage vajalikud materjalid ja üksikasjad, et lugeja saaks veenduda, et on saavutanud soovitud tulemused. See võib, kuid ei pruugi sisaldada muid dokumente, näiteks toimivuse hindamise näidiseid.Viide. Loetlege kindlasti kõik tsiteeritud või olulised viited. Kui viitate teistele SOP-dele, lisage kindlasti vajalik teave lisasse.Teie organisatsioonil võib olla erinev protokoll kui see. Kui teil on juba olemas olevad SOP-d, millele saate viidata, loobuge sellest struktuurist ja järgige juba olemasolevat.
7
Menetluse enda puhul veenduge, et oleksite hõlmanud järgmist: ulatus ja kohaldatavus. Teisisõnu kirjeldage protsessi eesmärki, selle piire ja selle kasutamist. Kaasake standardid, regulatiivsed nõuded, rollid ja kohustused ning sisendid ja väljundid. Metoodika ja protseduurid. Probleemi sisu – loetlege kõik sammud koos vajalike üksikasjadega, sealhulgas vajalik varustus. Kaaluge järjestikuseid protseduure ja otsustusfaktoreid. Käsitlege “mis siis, kui” ja võimalikke häireid või ohutuskaalutlusi. Terminoloogia täpsustamine. Tuvastage akronüümid, lühendid ja kõik fraasid, mida tavakeeles ei kasutata. Tervise- ja ohutushoiatused. Loetleda oma jaotises ja kõrvuti sammudega, kus see probleem on. Ärge jätke seda jaotist läikima. Seadmed ja tarvikud. Täielik nimekiri sellest, mida ja millal vaja on, kust leida seadmeid, seadmete standardeid jne. Ettevaatusabinõud ja häired. Põhimõtteliselt tõrkeotsingu jaotis. Kirjeldage, mis võib valesti minna, millele tähelepanu pöörata ja mis võib lõplikku ideaalset toodet segada. Andke igale neist teemadest eraldi jaotis (tavaliselt tähistatud numbrite või tähtedega), et teie SOP ei oleks sõnakas ja segane ning võimaldavad hõlpsat viidet. See pole sugugi ammendav loetelu; see on vaid menetlusliku jäämäe tipp. Teie organisatsioon võib täpsustada muid tähelepanu nõudvaid aspekte.
8
Muutke oma kirjutis kokkuvõtlikuks ja hõlpsasti loetavaks. Tõenäoliselt ei vali teie publik seda nalja pärast lugeda. Soovite jätta selle lühikeseks ja selgeks – vastasel juhul hajub nende tähelepanu või on dokument hirmuäratav ja raskesti haaratav. Üldiselt hoidke oma laused võimalikult lühikesed. Siin on halb näide: puhastage enne kasutamist õhušahtidelt kogu tolm. Siin on hea näide: puhastage enne kasutamist kogu tolm õhušahtidest. Üldiselt ärge kasutage sõna “sina”. Seda tuleks vihjata. Rääkige aktiivse häälega ja alustage oma lauseid käsuverbidega.
9
Vajadusel küsitlege protsessi kaasatud töötajaid, kuidas nad ülesannet täidavad. Viimane asi, mida soovite teha, on kirjutada SOP, mis on lihtsalt ebatäpne. Sead ohtu oma meeskonna ohutuse, nende tõhususe, aja ja kasutad väljakujunenud protsessi ega pööra sellele tähelepanu – see võib teie meeskonnakaaslastele tunduda pisut solvav. Kui vaja, siis küsi küsimusi! Soovite seda õigesti teha. Muidugi, kui te ei tea, küsige mitmest allikast, mis hõlmab kõiki rolle ja kohustusi. Üks meeskonnaliige ei pruugi järgida tavapärast tööprotseduuri või teine võib olla kaasatud vaid osasse teost.
10
Jaotage suured tekstitükid diagrammide ja vooskeemide abil. Kui teil on mõni samm või kaks eriti hirmutavat, muutke see lugejatele lihtsaks mõne diagrammi või diagrammi abil. See muudab lugemise lihtsamaks ja annab mõttele lühikese pausi, et püüda seda kõike mõtestada. Ja see näib teie jaoks terviklikum ja paremini kirjutatud. Ärge lisage neid lihtsalt oma SOP-i mahu suurendamiseks; tehke seda ainult vajaduse korral või kui proovite ületada keelelõhet.
11
Veenduge, et igal lehel oleks kontrolldokumendi märge. Teie SOP on tõenäoliselt üks paljudest SOPSidest – seetõttu on teie organisatsioonil loodetavasti mingi suurem andmebaas, mis kataloogib kõik teatud võrdlussüsteemi piires. Teie SOP on osa sellest võrdlussüsteemist ja vajab seetõttu leidmiseks teatud tüüpi koodi. Siin tuleb sisse märge. Igal leheküljel peaks olema lühike pealkiri või ID #, redaktsiooni number, kuupäev ja “lehekülg # of #” paremas ülanurgas (enamiku vormingute puhul). Sõltuvalt teie organisatsiooni eelistustest võib teil joonealust märkust vaja minna või mitte (või on see joonealuses märkuses).
12
Katsetage protseduuri. Kui te ei soovi oma protseduuri testida, pole te tõenäoliselt seda piisavalt hästi kirjutanud. Laske kellelgi, kellel on protsessist piiratud teadmised (või tavalise lugeja esindajal), kasutama oma SOP-i enda juhendamiseks. Milliste probleemidega nad kokku puutusid? Kui neid on, pöörduge nende poole ja tehke vajalikud täiustused. Parim on lasta käputäiel inimestel teie SOP-i testida. Erinevatel inimestel on erinevad probleemid, mis võimaldab saada mitmesuguseid (loodetavasti kasulikke) vastuseid. Testige protseduuri kindlasti kellegi peal, kes pole seda kunagi varem teinud. Igaüks, kellel on eelteadmised, tugineb nende läbimiseks oma teadmistele, mitte teie tööle, nurjudes seega eesmärgi.
13
Laske SOP üle vaadata neil, kes protseduuri tegelikult teevad. Lõppkokkuvõttes pole vahet, mida teie ülemused SOP-ist arvavad. Tähtis on need, kes seda tööd tegelikult teevad. Nii et enne kui esitate oma töö kõrgemale tasemele, näidake oma asju neile, kes seda tööd teevad (või teevad). Mida nad arvavad? Kui lubate neil osaleda ja tunda end protsessi osana, nõustuvad nad tõenäolisemalt selle SOP-iga, mille kallal te töötate. Ja neil on paratamatult häid ideid!
14
Laske oma nõustajatel ja kvaliteeditagamismeeskonnal SOP üle vaadata. Kui meeskond annab teile võimaluse, saatke see oma nõustajatele. Tõenäoliselt on neil vähem sisendit tegeliku sisu kohta, kuid nad annavad teile teada, kas see vastab vormingunõuetele, kui teil on midagi kahe silma vahele jäänud, ja protokolli selle kõige ametlikuks muutmiseks ja süsteemi sisestamiseks. Suunake SOP kooskõlastused, kasutades dokumendihaldussüsteeme, et tagada kooskõlastuste kontrolljälg. See on organisatsiooniti erinev. Põhimõtteliselt soovite, et kõik vastaks juhistele ja määrustele. Allkirjad on vajalikud ja enamikul organisatsioonidel pole tänapäeval probleeme elektrooniliste allkirjade vastuvõtmisega.
15
Pärast heakskiitmist alustage oma SOP-i rakendamist. See võib hõlmata mõjutuspersonali ametlikku koolitust (nt klassiruumis koolitus, arvutipõhine koolitus jne) või see võib tähendada, et teie paber on vannituppa riputatud. Mis iganes see ka poleks, tehke oma tööd! Sa töötasid selle nimel. Tunnustamise aeg! Veenduge, et teie SOP oleks ajakohane. Kui see kunagi aegub, värskendage seda, kinnitage värskendused ja dokumenteerige need uuesti ning levitage SOP vastavalt vajadusele. Teie meeskonna ohutus, tootlikkus ja edu on olulised.