Sponsorlusettepanek on ürituse või heategevusorganisatsiooni rahastamise lahutamatu osa. Kirjutajana peate teadma kõiki üksikasju oma sündmuse või organisatsiooni ja oma nõuete kohta. Samuti peate põhjalikult uurima ettevõtet, organisatsiooni või isikut, kellele teie kiri on adresseeritud.
Seda silmas pidades on sponsorlusettepanekul palju elemente, mis on ühised teistele kirjadele. Asetage oma või oma organisatsiooni kontaktandmed paremas servas oleva kirja ülaossa. Järgmisena sisestage oma kontaktandmete all vasakul pool kirja saaja kuupäev ja kontaktandmed.
Kasutage esimest lõiku enda või oma organisatsiooni tutvustamiseks. Hoidke lõik lühidalt. Teie potentsiaalne sponsor soovib teada, kes te olete, mida te teete ja teie filosoofiat, kuid on rohkem huvitatud teie ettepaneku sisust.
Teine lõik peaks tutvustama kirja saajale sündmust, mida soovite, et ta sponsoriks. Näiteks kui tegemist on kirjandusfestivaliga, siis esitage nimi, asukoht, osavõtuprognoos ja kinnitatud sündmused. Hoidke see lühidalt ja ärge kartke aeg-ajalt nime maha jätta. Kasutage seda lõiku oma sündmuse või organisatsiooni müümiseks, kuid veenduge, et oleksite alati faktiliselt täpne.
Määratle sündmuse mõju kolmandas lõigus. Märkige heategevusorganisatsioonid, millest see aitab, kui neid on. Kui tegemist on korjanduse või muu heategevusliku üritusega, siis selgitage, kuhu raha läheb ja mida sellega tehakse. Selgitage, keda või mida sündmus mõjutab.
Järgmisena tuleb sponsorlusettepaneku kõige olulisem osa potentsiaalse sponsori seisukohast: selgitage ettepaneku saajale, mis selles sisaldub. Potentsiaalne sponsor soovib tõenäoliselt teada, kui paljud inimesed näevad tema nime või kaubamärki ürituse ja sellele eelnevate reklaamide ajal. Kindlasti öelge tulevasele sponsorile, milliseid positiivseid assotsiatsioone inimesed üritusest tema nime või kaubamärgiga seoses tunnevad. Selgitage, kuidas üritus selle konkreetse sponsorluse jaoks hästi sobib. Näiteks on lõbus jooksmine hästi seotud jalatsifirmade ja tervisetoidufirmade sponsorlusega.
Nüüd, kui olete tutvustanud ürituse positiivseid külgi ja olete huvitatud potentsiaalsest sponsorist, on aeg tutvustada ettepaneku saajale oma sponsorlusvajadusi. Sündmusel, mille jaoks te sponsorlust otsite, peaks enne ettepaneku kirjutamist olema täielik eelarveteave. See võimaldab teil määrata ürituse soovitud eelarve, et sponsor teaks, milliseid investeeringuid on vaja, kuid ärge alustage ettepaneku osas läbirääkimisi.
Sponsorlusettepaneku lõpulõige peaks väljendama teie tunnustust selle eest, et adressaat võttis teie kirja lugemiseks aega. Samuti tuleks avaldada soovi temaga ideed täpsemalt arutada. Lisage oma nimi ja tiitel lehe allossa. Enne sponsorlusettepaneku esitamist lugege see uuesti läbi ja muutke seda põhjalikult. Väheprofessionaalne ettepanek võib inspireerida muidu valmis sponsorit taotlusest keelduma.