Sponsorkiri on konkreetse projekti rahastamise või tarnete taotlus. Sponsorkirju saab saata sõpradele ja perele, kolleegidele, mittetulundusühingutele ja isegi ettevõtetele, et saada raha erinevatele projektidele. Kuigi mõned positiivsed vastused põhinevad projekti olemusel, võib isikliku, liigutava ja tõhusa sponsorkirja kirjutamine aidata parandada võimalusi saada vajalikku raha või nõutud esemeid.
Sponsorkirja kirjutamisel on oluline potentsiaalsete annetajate kohta veidi uurida. Kui saaja on korporatsioon või mittetulundusühing, uurige, kas ettevõttel on sarnaseid annetusi tehtud, ja tänage gruppi juba tehtud jõupingutuste eest. Uuringud võivad samuti aidata kitsendada potentsiaalsete doonorite nimekirja nendeni, kes näivad olevat võimelised ja valmis annetama; näiteks ettevõte, mis on varem katastroofiabirühmadele annetanud, võib sobida hästi kooli või tuletõrjeosakonda, kes püüab koguda raha hädaabivahendite või koolitusprogrammide jaoks. Samuti võib see aidata uurida abisaaja majanduslikku olukorda; kui potentsiaalne annetaja on hiljuti raha kaotanud või pankrotiavalduse esitanud, ei pruugi olla mõistlik talle sponsorkirja kirjutada.
Proovige leida organisatsioonis sponsorluse ja annetustega tegeleva inimese nimi. See aitab tagada, et kiri jõuab õigele inimesele, ja aitab ka taotlust isikupärastada. Lihtne kõne organisatsioonile võib tavaliselt kaasa tuua õige kontakti ettevõttesiseselt. Kui saadate üksikisikule, kasutage tervituslauses kindlasti tema täisnime, selle asemel, et öelda “Lugupeetud härra” või “Keda see puudutab”.
Sponsorkirja kirjutamise üks olulisemaid osi on üksikasjalikult kirjeldada, kuidas raha või tarvikuid kasutatakse ja miks need vajalikud on. See on koht, kus kirjeldada kogu projektiga seotud kirge ja rasket tööd, mis loodetavasti kutsub lugejalt positiivse vastuse. Kirjeldus peaks olema isiklik ja aus, kuid mitte kerjav, passiiv-agressiivne ega mingil moel kalk. See võib aidata lisada konkreetseid lugusid projekti kohta, mitte üldist teavet. Näiteks organisatsioonis, mis toidab vaesuses kannatavaid peresid, jutustage konkreetse pere lugu, selle asemel et lihtsalt selgitada, et inimestele antakse toitu.
Mõnel juhul peaks sponsorkiri sisaldama mis tahes hüvesid, mida isikupärastatav või organisatsioon oma annetuse või abi eest saab. See võib hõlmata maksude mahakandmist, erimärki või krediiti või isegi T-särki. Kui annetaja on asjasse kirglik, siis paljud ei pruugi neist boonustest hoolida, kuid siiski võivad need olla stiimuliks.
Abiks võib olla nimekiri sellest, mida sponsorilt täpselt vaja on. Laste korvpallimeeskonna komplekteerimisel võib see hõlmata kindlat vormiriietuse, õigete jalanõude, korvpallivarustuse ja treeningvarustuse arvu. Mõned annetajad võivad olla rohkem valmis pakkuma konkreetseid kaupu kui lihtsalt tšeki kirjutama, kuid tavaliselt on soovitatav anda ka raha annetamise võimalus. See võib aidata annetajatel tunda end organisatsiooni jaoks rohkem kaasatuna ja olulisena, kui nad näevad täpselt, kuidas nende sponsorlust kasutatakse.