Sissejuhatavat kirja kasutatakse kõige sagedamini ärisuhtluses, kontakti loomiseks, teabe küsimiseks või uue toote või teenuse kirjeldamiseks. Üldiselt kirjutate tutvustavaid kirju inimestele, keda te isiklikult ei tunne, mistõttu on nende tooni ja stiili osas mõnevõrra keeruline tabada. Kuid võite õppida mõningaid otseteid, mis aitavad muuta oma kirja kokkuvõtlikuks, loetavaks ja tõhusaks, et anda teile soovitud sissejuhatus.
1
Võimalusel adresseerige oma kiri konkreetsele isikule. Sissejuhatavad kirjad tuleks võimaluse korral adresseerida inimesele, kes seda loeb. Kui esitate avaldused üldisele kontole või rendifirmale ja te pole kindel, on asjakohane saata ka kiri “Kõik asjaosalised” või kiri värbamisjuhile või pealkirjaga ametikohale. Alustage oma kirjaga, märkides oma positsiooni, pealkiri või roll ja selgitage, miks te kirjutate. Tavaliselt ei pea te oma nime kirja panema, sest teie nimi lisatakse teie allkirja.
2
Öelge selgelt oma eesmärk. Tutvustuskirjas tuleb võimalikult varakult väljendada oma kirjutamise põhjust. Mida sa tahad? Miks sa kirjutad? Kui need küsimused tekivad isegi tööandjal või ettevõttel, siis on teie kiri tõenäolisem prügikasti, kui see, et jõuate intervjuule. Lõpetage jah: “Kirjutan täna, et küsida uue kontrolöri ametikohtade kohta.” või “Kirjutan, et kirjeldada minu ettevõtte poolt hiljuti avalikustatud uue toote omadusi” on täiesti tõhusad eesmärgiavaldused, mis peaks olema kirja üks varasemaid lauseid.
3
Määrake kirjale sobiv toon või stiil. Sissejuhatavat kirja kirjutades on hea omada ühtset ja asjatundlikku stiili, mis ei kaldu liiga kaugele tuttavlikkuse poole ega kõlaks liiga jäigalt või tehniliselt. Tutvustuskirja jaoks peaks teie toon olema professionaalne, kuid mitte külm ega robotlik. Tähtis on, et kirjas oleks inimliku soojuse element, säilitades samas üldise sisu professionaalse. Üks levinud viga, mida kogenematud kirjutajad teevad, on iga hinna eest kokkutõmbumise vältimine – sellisel määral kõlab kiri nii, nagu oleks tõlgitud. kui kirjutatud. Kasutage kokkutõmbeid, lastes tähel kõlada vestluslikult, aga ka professionaalselt. Laske tähel teid esindada. Ärge püüdke kõlada nutikalt, asendades tesauruse sõnad sõnadega, mida tavaliselt kasutate. See ei ole magistritöö, see on sissejuhatav kiri. Kasutage sobivaid sõnu ja olge lühidalt.
4
Looge isiklik side. Selgitage, kuidas saite teada positsiooni, võimaluse või ettevõtte kohta, kellele kirjutate, ja kirjeldage oma seost sellega. Sissejuhatuskirja lugedes peaks tööandjal või värbamiskoordinaatoril olema selge arusaam sellest, kes te olete, miks te seda tööd soovite ja kas te sobiksite sellele ametikohale või mitte. Kui see ühendus on piisavalt võimas, jõuate lõpuks intervjuule ja annate endale võimaluse saada töökoht. Kui teil on mingeid sidemeid kellegagi, kes ettevõttes töötab või kui teid on saadetud kandideerima või kui tead kedagi, kellele on teie institutsioon varem oma töö eest stipendiumi saanud, siis on hea see sissejuhatuse alguses tähele panna. See võib olla viis kellegi mälu sörkimiseks (“Oh, see on see, kellest Jim mulle rääkis!”) või kinnitada seda esimest korda.
5
Ühendage oma kvalifikatsioon ametikohaga. Kui proovite selgitada oma kvalifikatsiooni, pädevust ja võimet võtta vastu töökohti või projekte, on oluline need seosed mõne lausega selgeks teha ja selgitada, kuidas teie muude asjade tegemise kogemus seostub teie võimega seda teha. see asi, olgu see siis uus ametikoht, üleviimine või täiesti uus töökoht. Tooge kokku mõned kogemused, mis teil on selles valdkonnas või valdkonnas, millele te kirjas viitate. Kui olete sissejuhatava kirja sihtinud, nagu mainitud, keskendub see mingile erialasele valdkonnale või tööstusele. Kirja tõhusaks muutmiseks on kasulik lisada konkreetsed oskused ja kogemused. Töösoovimine ei ole sama, mis sellele kvalifitseerumine. Kui kirjeldate sissejuhatuses, et olete huvitatud töövestlusest, kuna sobisite suurepäraselt, ei pea te end viiekümnel korral kordama. Kui kirjutate, et teil on seda tööd tõesti vaja, ei tundu teid atraktiivsema kandidaadina.
6
Olge võimalikult konkreetne. Leppige kokku aeg, mille jooksul saate isiklikult kohtuda, või väljendage, mida täpselt soovite oma kirjale vastates järgmisena juhtuda. Kui soovite oma kvalifikatsiooni vestlusel pikemalt arutada, öelge seda. Kui tahad seda tööd otse, siis ütle seda. Siit saate teada kõike, mida saate värbamisprotsessi või kandideerimisprotsessi kohta, millele kirjutate, ja seejärel küsige protsessi järgmist sammu. Keskenduge sissejuhatavas kirjas konkreetsele töötasemele. Seda töötüüpi või ametikohta ei pea otseselt mainima, kuid pidage meeles, millist tulemust te taotlete, et kiri oleks asjakohane.
7
Ärge lisage oma CV-s sisalduvat teavet. Oma kraadide, auhindade ja nimede väljatoomine sissejuhatavas kirjas on halb mõte. Teabe kordamine, millele saab kiiresti oma CV-s pilgu heita, on kirjas ruumi raiskamine. Te ei püüa kirjutada teabest, mida saab mujalt kiiremini ja hõlpsamini koguda. Kirjutad selleks, et end müüa ja jalg ukse vahele saada.
8
Intervjuu saamiseks kirjutage. On ebatõenäoline, et ainuüksi ühe kirjaga saad kunagi tööd või saad midagi, mida soovid. Kirja kirjutamine annab jala ukse vahele, võimaluse tõestada ennast ja oma võimet olla see inimene või töötaja, keda kirja lugeja vajab. Sel põhjusel on hea asja ette võtta, tõsta esile oma kvalifikatsioon ja seosed ametikohaga ning püüda jõuda protsessi järgmisse etappi, olgu selleks intervjuu või mõni muu töölevõtmise etapp. Korrake kõige olulisemat teavet järeldus. Vahetult enne kirja sulgemist sobiva tervitusega on hea mõte lühidalt korrata, mida soovite otse.
9
Vaadake oma kiri üle ja parandage seda. Pärast mustandi kirjutamist on hädavajalik oma kiri uuesti läbi vaadata ja see lause tasemel ja kaugemalgi korda teha. Kõik head kirjanikud teavad, et kirjatükk ei sünni enne, kui see on üle vaadatud. Kui olete kirja kirjutanud, on raske osa tehtud, kuid peate siiski varuma piisavalt aega selle puhastamiseks ja paremaks muutmiseks. Ülevaatamine on midagi enamat kui kirja- ja õigekirjavigade puhastamine. Vaadake oma kirja teist korda ja veenduge, et teemad ja tegusõnad oleksid kõik kooskõlas, et teie tähendus oleks selge ja et teie kiri täidab seda, mida ta peab saavutama. Kui olete kirjutamise võimalikult edukaks saanud, on see ok, et alustada korrektuuri ja otsida “hilinenud muresid”, viimase hetke asju, sealhulgas kirjavigade parandamine, õigekirjavigade parandamine ja kirja vormindamine.
10
Hoidke see lihtne ja lühike. Sissejuhatavad tähed ei tohiks üldiselt olla pikemad kui ühe lehe esikülg või 300–400 sõna. Olenemata põhjusest, on tõenäoline, et kirjutate kellelegi, kellel on päeva jooksul palju pabereid ja kes ei taha eriti pikka, üle kirjutatud tutvustavat kirja läbi sõeluda. Oleks kahju visata oma rasket tööd prügikasti, seega on oluline seda lühidalt teha. Keskenduge oma kirjas ainult kõige olulisema teabe edastamisele.
11
Vormindage kiri sobivalt. Tähed peavad olema lehel õigesti orienteeritud, sisaldades selget sissejuhatust, põhilõike ja kokkuvõtlikku järeldust. Kui esitate ühe vinguva lõigu ilma kontaktteabe või tervituseta, ei saa te seda tööd ega tutvustust. Lisage sissejuhatavale kirjale vastavalt vajadusele CV või CV. Sissejuhatus peaks olema iga rakendusepaketi esimene asi. Kaasake hea kontaktteave. Sissejuhatava kirja viimase redigeerimise läbimisel veenduge, et oluline kontaktteave on lisatud, tavaliselt päise paremas ülanurgas. Lisage oma e-posti aadress, telefoninumber ja muu põhiline kontaktteave.
12
Mõelge järelsõna lisamisele. Mõned ärikirjutamise õpetajad ja asjatundlikud suhtlejad soovitavad kirjale lisada kõige asjakohasema või kiireloomulisema teabe järelsõnas (P.S.). Põhjus, miks see sageli hästi töötab, on seotud sellega, kuidas inimesed suhtlevad kirja vormis. Selle asemel, et panna kokkuvõttesse oluline teave, on postscript või P.S. võib olla tõhusam. Kuigi see võib mõnele tunduda mitteametlik, võib see olla tõhus viis olulise teabe esiletõstmiseks ja kirja silmapaistvaks muutmiseks.