Juhid mõistavad tugeva sisekommunikatsiooni tähtsust oma organisatsioonides. Selline suhtlus juhtide ja nende meeskondade või meeskonnaliikmete vahel hoiab töötajaid kursis oluliste muudatustega organisatsioonis. See annab neile ka võimaluse oma mõtteid jagada. Sisekommunikatsiooniplaani kirjutamise õppimine aitab juhtidel olla suhtlemisel teadlikum. See toob kaasa usalduse, moraali, hea tahte ja tootlikkuse suurenemise töökohal.
1
Saate aru, miks teil on vaja sisekommunikatsiooni plaani. Plaani eesmärk on anda teavet kiiresti, selgelt, täpselt ja ühtlaselt töötajatele üle ettevõtte. See võimaldab töötajatel ettevõtte ja teiste töötajatega hõlpsamini suhelda, suurendades tootlikkust ja vähendades suhtluse vahelist viivitust. Samuti võib see vähendada ebaühtlase või aeglase suhtluse frustratsiooni. Sel viisil suurendab plaan üldist tulemuslikkust ja töötajate säilitamist.
2
Hinnake oma lähtepunkti. Enne uue sideplaani loomist peate diagnoosima praeguse suhtlusega seotud probleemid. Kontrollige kindlasti kogu organisatsiooni, ülalt alla ja kõigis osakondades. Otsige ummistusi, teabe viivitusi, ebaühtlast teavet ja probleeme täpsuse või selgusega. Esitage iga sideliini kohta järgmised küsimused: kas teave on täpne? Kas teave on vajalik? Kuidas saadetakse regulaarseid värskendusi? Kas see teave on kogu organisatsioonis järjepidev? Kas töötajad kasutavad kehtivaid sideprotokolle?
3
Mõistke oma publikut. Sisekommunikatsioon on suunatud kõigile, kes organisatsioonis töötavad. Enne oma töötajatega suhtlemist peate nende kohta avastama mõnda põhiteavet. Küsige neilt, kuidas nad suhtuvad sisekommunikatsiooni praegusesse tasemesse. Tehke kindlaks, kas nad tunnevad end muudatustest teavitatuna, kas nad tunnevad end mugavalt oma arvamust jagades ja kuidas nad tahaksid, et suhtlus paraneks. Esitage raskeid küsimusi. Vaadake, kas nad oleksid valmis jagama konkreetseid näiteid selle kohta, millal nad tundsid end ahelast väljas või ignoreerituna. Püüdke mitte olla kaitsev, kui nad jagavad; kuulake avatud meelega. Tehke kindlaks, kuidas töötajatele meeldib teavet saada: e-kiri, uudiskiri, näost näkku või muud võimalused. Küsige, kas meetod sõltub sellest, millist teavet jagatakse. Näiteks võib iganädalase teadaande edastada meili teel, kuid suuremat personalimuudatust tuleb jagada isiklikult.
4
Määrake, kes vastutab plaani loomise eest. Mõelge kõigepealt välja, kes vastutab plaani algatamise ja seejärel lõpuks heakskiitmise eest. Suhtlusplaani koostamiseks tehtavatele toimingutele peab eelnema see inimene või rühm. Seejärel mõelge välja, kes plaani kirjutab. Sageli on selleks kommunikatsiooniekspert (kas ettevõttest või ettevõtteväline) või erinevate osakondade esindajate meeskond. Kuid see võib olla ka nende kahe kombinatsioon. Sel viisil ühendamine võimaldab erinevatel osakondadel algusest peale kaasata, võimaldades samal ajal eksperdil oma tööd teha.
5
Pane paika plaani põhialused. Alustuseks kaaluge, millist vormingut soovite kasutada. Sõltuvalt sellest, kes ja kuidas dokumenti kasutab, võite kasutada dokumenti, esitlust või arvutustabelit. Seejärel kaaluge oma plaani pikkust. See peab olema piisavalt pikk, et hõlmata kogu teavet, kuid siiski piisavalt lühike, et see oleks kasulik ja juurdepääsetav. Näiteks võib lihtne plaan olla 2–4 lehekülge pikk, keerulisem aga kuni 15 lehekülge. Alustage plaani kirjutamist, koostades põhistruktuuri järgmiste osadega: Pealkiri. Plaani väljaöeldud eesmärk (selguse suurendamine). , tootlikkus, müük jne).Kokkuvõte, mis annab ülevaate ülejäänud plaanist.Protsessiosa, mis selgitab hetkeolukorda ja tehtavaid muudatusi.Jaotis, mis kirjeldab üksikasjalikult, kuidas plaani elluviimist ja edukust mõõdetakse.Segmenteerimine või kaardistamine. erinevad asutused, kellega tuleb suhelda.Erinevate suhtluskanalite kirjeldus ja millal/kuidas neid kasutatakse.Kinnitamise protsess ja plaani koostajate nimekiri.Teostamise ajakava.Lisa lisadokumentidele.
6
Hankige juhtroll. Kui teie organisatsiooni kõrgeimad juhid ei ole nõus sisekommunikatsiooniplaani toetama, veenab teie töö neid selle olulisuses. Ilma nende toetuseta ei muutu teie sisesuhtluses vähe. Inimesed jäävad informeerimatuks ja ebakindlaks, mis toimub. Tooge välja, kuidas sisekommunikatsiooniplaan võib suurendada usaldust ja tootlikkust. (Töötajad teevad rohkem tööd, kui nad tunnevad end toimuva osana.) Rääkige sellest, kuidas sisekommunikatsiooniplaan võib tõhusust tõsta. (Plaan tagab, et kogu teave liigub tõhusalt ja kõiki töötajaid teavitatakse muudatustest õigeaegselt.)
7
Kaasake kõrgetasemelises suhtluses kesktaseme juhte. Paljudel ettevõtetel on vaid kaks peamist suhtlustasandit: kõrgeim tase ja kõik teised. Kaaluge mõne oma juhtide teavitamist kõrgetasemelise suhtluse kohta. Need juhid on paremini kursis sellega, kuidas ülejäänud töötajatega kõige paremini suhelda. Need “kesktaseme” töötajad saavad aidata organisatsioonil otsustada, millal ja kuidas konkreetseid sõnumeid jagada.
8
Tuvastage teave, mida on vaja edastada. Keskenduge praegu ühele sõnumile, mida soovite edastada, näiteks oma visioonile või missioonile. Sisekommunikatsiooniplaani väljatöötamisel lisage teateid eelseisvate sündmuste, ettevõtte olulise teabe, töötajate muudatuste ja muude uudiste kohta.
9
Loetlege suhtlusviisid. Teabe jagamiseks on erinevaid viise. Tehke kindlaks kõik potentsiaalsed suhtlusviisid ja millised sõnumid peaksid nende kaudu tulema. Mõelge, milline meetod on parim mitte ainult teie töötajate ja nende eelistuste, vaid ka sõnumi ja olukorra jaoks. Näiteks tundlikud olukorrad nõuavad tavaliselt näost näkku suhtlemist, mitte e-kirju ega uudiskirja. Ametlikud meetodid on tahtlikud suhtlustoimingud ja hõlmavad kavandatud koosolekuid, ettevõtte infolehti, kõigi töötajate e-kirju või koosolekuid ja aruandeid. Mitteametlikud võrgustikud on orgaanilisemad vestlused, mis toimuvad kontorites, puhkeruumides ja lõuna ajal. Need võivad ilmneda ka e-posti, sotsiaalmeedia kontode ja telefonivestluste kaudu.
10
Mõelge välja, mida peate ütlema. Sisekommunikatsioon peaks olema meeskonnatöö. Suhtlemispersonal peaks sõnumi kirjutamisel osalema, isegi kui see on ainult korrektuur, toimetamine ja sõnavalikute soovituste pakkumine. Võtke aega mitme mustandi läbitöötamiseks, parandades pidevalt sõnavalikut. Veenduge, et esitate suhtluse “miks”, mitte ainult “mida”. Teisisõnu, ärge andke lihtsalt juhiseid. Selgitage nende direktiivide põhjendusi.
11
Redigeerige hoolikalt. Korrektuur, kui see on kirjalik teatis. Kehv õigekiri ja grammatika avaldavad negatiivset mõju juhile ja organisatsioonile tervikuna. Laske oma sõnumil seista, kuni teete midagi muud (vähemalt 15–20 minutit). Seejärel naaske sõnumi juurde ja lugege see selguse ja korrektsuse huvides üle.
12
Esitage piisav taustteave. Veenduge, et madalama taseme töötajatele konteksti andmiseks oleks piisavalt taustateavet. Neil pole juurdepääsu teabele, mis on kõrgema taseme juhtidel. Andke neile, mida nad peavad teadma, et jagatavatest uudistest täielikult aru saada. Kui koostate meili, milles räägitakse ettevõtte poliitika muudatusest, selgitage, mis selle muudatuseni viis. Oletame, et teie ettevõte muudab töötajate puhkusepäevade taotlemise viisi. Selgitage oma meilis, et seda muudatust rakendatakse juurdepääsetavama avaliku kalendri pakkumiseks, et kõik töötajad saaksid ette näha kavandatud töötajate puudumisi ja töötada nendeks valmistumiseks. Teie töötajad näevad sellest muudatusest kasu, mitte ei pea seda nuhtlus.
13
Otsige lõplikku heakskiitu. Otsustage, kes peab selle sõnumi lõplikult heaks kiitma. Tõenäoliselt on see teie organisatsiooni kõrgeim juht. Saatke see sõnum neile ja vaadake, kas see läheb mööda. Kui ei, tehke vajalikud muudatused ja proovige uuesti.
14
Määrake suhtlusliin. Isegi kui sidetöötajad aitavad sõnumit koostada, võivad teatud tüüpi sõnumid tulla organisatsiooni juhilt. Või võidakse otsustada, et iga juhendaja jagab sõnumit oma meeskonnaga. Tehke kindlaks, mis on iga olukorra jaoks sobiv.
15
Olge oma ajastusega tahtlik. Teie sõnum tuleks edastada õigeaegselt. See erineb olenevalt olukorrast. Hea organisatsioonilise suhtluse põhimõte on aga see, et teie töötajad peaksid teadma enne, kui avalikkus teab. Võiksite kaaluda sõnumite esitamist nii, et esmalt teavitatakse kõrgema taseme töötajaid, seejärel madalama taseme töötajaid. Oletame, et teie ettevõte ühendab teise ettevõttega. Loomulikult saavad muudatusest esimesena teada kõrgeima taseme töötajad. Kuid te ei soovi, et ülejäänud töötajad ilmuksid ühel hommikul ja näeksid uksel teist nime. Looge ajakava kõrgetasemeliste töötajate, seejärel madalama taseme töötajate ja seejärel avalikkuse teavitamiseks.
16
Hankige tagasisidet. Pärast olulise teabe edastamist peate nägema, kuidas see vastu võeti. Seda saate teha töötajate küsitluste, koosolekute, eraviisiliste, juhuslike vestluste ja lõunasöökide kaudu. Julgustage töötajaid esitama küsimusi alati, kui nad ei mõista konkreetseid sõnumeid või ei nõustu nendega. Loo kaasamisõhkkond, tehes selgeks, et te ei räägi lihtsalt oma töötajatega, vaid ka kuulate ja vastate. See tagab töötajate kaasamise, mitte lihtsalt tellimuste võtmise.
17
Kaasake muid häid sisekommunikatsiooni tavasid. Sisekommunikatsiooni sujuvaks toimimiseks tuleb paika panna mõned struktuurid. Otsustage, millised neist teie organisatsiooni jaoks kõige paremini sobivad. Jälgige selliseid asju nagu toimivusülevaatused, isiklikud kohtumised ja töötajate koosolekud. Töötajad peavad teadma, et nad võivad teid usaldada, et peate oma sõna ja jätkate teabe liikumist. Julgustage meeskonnajuhtide ja meeskonnaliikmete vahelist näost näkku suhtlemist. Suhtlemine ei saa toimuda ainult elektrooniliste seadmete kaudu, kui soovite, et suhted areneksid.