Kui olete õpetaja või tehniline kirjanik, peate tõenäoliselt iga päev juhiseid kirjutama. Kuid paljude teiste inimeste jaoks võib selgete juhiste kirjutamine olla keeruline. Võite mõne võtmeetapi vahele jätta, kuna eeldate, et teie lugejad teevad seda automaatselt, või võite lugejad segadusse ajada, kaasates ühte sammu liiga palju toiminguid. Selgete juhiste kirjutamiseks veenduge esmalt, et mõistate täpselt, kuidas ülesannet täita. Järgige oma juhiseid sõna otseses mõttes, et veenduda, et nad täidavad ülesande.
1
Koguge kokku vajalikud materjalid. Juhiste kirjutamisel peate esmalt ülesandega isiklikult tutvuma. Hankige kõik vajalikud tööriistad ja tarvikud ning paigutage need ligikaudu vajalikus järjekorras. Kirjutage kõik vajalik üles. Kui kirjutate juhiseid, võite lisada loendi tööriistadest või materjalidest, mis on vajalikud ülesande täitmiseks.
2
Täitke ülesanne ise. Isegi kui olete ülesande mitu korda edukalt täitnud, on siiski hea mõte see enne juhiste kirjutamist ise läbi käia, et te midagi ei unustaks. Kui olete ülesandega tuttav, võib teil tekkida kalduvus tehke otseteid, nii et ärge jätke ühtegi sammu vahele ega jäta vahele teavet, mida teie lugejal ei pruugi olla.
3
Tehke üksikasjalik ülevaade. Ülesande täitmisel võtke hetk aega ja kirjutage üles, mida olete teinud. See aitab hoida juhiseid loogilises järjekorras. Kui teete ülesandeid samme üles kirjutades, teate täpselt, mida ja millal tuleb teha.
4
Määratlege oma publik. Sama ülesande juhised võivad olla kirjutatud erineval viisil, olenevalt sellest, kes teie juhiseid loeb ja järgida püüab. Kirjutate teismeliste jaoks teisiti kui täiskasvanute jaoks. Mõelge ka põhjustele. Projektiga töötavatele lastele mõeldud juhised erinevad oma lapsi projektiga abistavatele vanematele mõeldud juhistest.
5
Koostage lühike tutvustus. Sissejuhatus ütleb teie lugejatele, mida teie juhised võimaldavad neil teha ja milline on lõpptulemus, kui nad kõik juhised täidavad. Pidage meeles, et enamik inimesi jätab sissejuhatuse vahele või äärmisel juhul lõikab selle läbi, seega ärge lisage sissejuhatusse olulist teavet ega peamisi hoiatusi. Kui lisasite sissejuhatusse olulise hoiatuse, lisage see kindlasti oma sammudesse. juhuks, kui keegi jätaks sissejuhatuse vahele. Näiteks kui selgitate, kuidas teha maapähklivõi ja tarretisega võileiba, võiksite mainida, et maapähklivõi ja tarretis on tervislik ja lihtne valik, mida lapsed lõuna- või pärastlõunasteks suupisteteks armastavad. .
6
Jagage ülesanne beebi sammudeks. Igal sammul peaks olema üks toiming, mitte mitu. Kui teil on ühe sammu kohta rohkem kui üks või kaks lauset, saab selle tõenäoliselt jagada väiksemateks, vähem keerukateks sammudeks. Näiteks selle asemel, et kirjutada “Pane koera kaelarihm ümber ja kinnita jalutusrihm”, jagage see järgmisteks osadeks: “Kinnita koera kaelarihm ümber kaela” ja “Kinnita jalutusrihm kaelarihma külge.” Esimeseks sammuks saab “Kinnita koera kaelarihm kaela ümber” ja teiseks “Kinnita jalutusrihm kaelarihma külge”.
7
Alustage iga sammu tegevussõnaga. Iga teie kirjutatud samm peaks olema teostatav. Kasutage tegusõnu, mis näitavad lugejatele täpselt toimingut, mida nad peavad ülesande selle etapi lõpuleviimiseks tegema. Sõnastage oma juhised selle järgi, mida keegi peab tegema, mitte seda, mida keegi peab arvama või teadma. Näiteks kui kirjutate koerajalutuskäiku juhised: “Kontrollige kaelarihma sobivust” on tõhusam kui “Teake koera kaelarihma suurust”.
8
Järgige loogilist edenemist. Oletagem, et teie lugeja hüppab kohe sisse ja alustage ülesande kallal kohe pärast esimese sammu lugemist. Tavaliselt ei loe nad teie juhiseid lõpuni läbi. Kui teie lugejad peavad toimingu sooritamiseks midagi teadma, lisage see teave sammu enda juurde. Kui konkreetses etapis on oht, lisage see hoiatus sammu enda juurde, mitte sissejuhatusse ega selle lõppu. juhiseid, kui on liiga hilja.Kaasake juhendid, mis annavad lugejale teada, kui ta on sammu õigesti sooritanud. Näiteks ütlete: “Teie koera kaelarihm sobib korralikult, kui saate panna kaks sõrme kaelarihma tagaosa ja koera kaela vahele.”
9
Valige oma sõnad hoolikalt. Kasutage lihtsat keelt, millest igaüks aru saab. Enamikul juhtudel soovite vältida žargooni või tehnilisi termineid. Kui peate kasutama tehnilist sõna, esitage lühike ja lihtne määratlus. Näiteks kui selgitate, kuidas esitada juriidilist teavet, peate võib-olla kasutama tehnilisi juriidilisi termineid. Sisestage esmalt lihtkeelne määratlus ja seejärel kohtutes kasutatav termin.
10
Kasutage positiivseid tegevusi. Üldiselt on parem öelda oma lugejatele, mida nad peaksid ülesande täitmiseks tegema, mitte seda, mida nad ei peaks tegema. Kui keegi loeb juhiseid, mõtleb ta ülesande täitmisele. Kui hakkate neile ütlema, mida mitte teha, võivad nad segadusse sattuda ja seda siiski teha. Näiteks koertega jalutamise juhiste jaoks on parem öelda “kontrollige kaelarihma sobivust” kui “vältige liiga väikese kaelarihma kasutamist”.
11
Kirjutage teises isikus. Asesõna “sina” võimaldab teil otse lugeja poole pöörduda ja võib vältida segadust. Kui kasutate asesõna “sina”, teab lugeja täpselt, mida ta peab ülesande täitmiseks tegema, ega pea arvama. Näiteks kui kirjutasite “kangi tuleks lükata”, jätate lugeja mõtlema, kes peaks kangi vajutama. “Te peate kangi vajutama” või isegi “kangi vajutama” ei jäta kahtlust, et seda peab teie lugeja tegema.
12
Kaasake alternatiivid. Mõne ülesande puhul on ühe sammu või sammude rühma sooritamiseks rohkem kui üks viis. Esitage koos sammuga alternatiiv, et lugeja saaks valida, kuidas ta ülesande täitmiseks soovib. Näiteks kui selgitate, kuidas valmistada maapähklivõi ja tarretise võileiba, võite lisada: “Asendage mandlivõid, kui maapähkli allergia.”
13
Kasutage graafikat, kui see on kasulik. Võib-olla olete kuulnud fraasi “pilt on väärt tuhat sõna”. Selgete juhiste kirjutamisel muudab pilt või diagramm mõnikord konkreetse toimingu lugeja jaoks arusaadavamaks. Tehniliste juhiste saamiseks veenduge, et lugeja näeks selgelt, mis pildil toimub ja et toiming ei oleks varjatud tööriistade või kätega.
14
Korraldage oma juhised osadeks. Mõnel keerulisel ülesandel on rohkem kui üks osa. Kui kirjutate juhiseid suurema ülesande jaoks, mis sisaldab mitut väiksemat osa, eraldage need eraldi jaotisteks. Kui nummerdate juhiseid, alustage nummerdamist iga jaotisega uuesti. Lugeja tunneb end saavutatuna pärast iga osa lõpetamist. Te peaksite ikkagi oma ülesande osadeks jagama, isegi kui sellel pole pooliseseisvaid osi. Liiga palju samme võib teie lugejatele üle jõu käia.
15
Proovige oma juhiseid, nagu kirjutatud. Kui te ei suuda oma juhiseid järgida nii, nagu on kirjutatud, ei saa ka keegi teine neid järgida. Paluge oma juhiseid täitma ka sõbrad ja andke teile teada, kui nad leiavad midagi segadusse ajavat. Võimalik, et peate oma juhiseid mitu korda testima, eriti kui need on pikad või keerulised.
16
Muutke juhiseid hoolikalt. Kirjavead ja grammatilised vead võivad muidu selge kirjutamise rikkuda, muutes teie juhised raskesti jälgitavaks. Lugege neid edasi ja edasi, et veenduda, et need on veatud. Kui te pole oma toimetamisoskustes kindel, paluge sõbral teie juhised üle vaadata.
17
Lisage vajalike tööriistade või tarvikute loend. Eriti kui ülesanne nõuab konkreetseid tööriistu või materjale, võib loend olla teie lugejatele kasulik. Asetage loend oma juhiste algusesse, et lugeja saaks enne ülesandega alustamist materjale koguda.Mõelge sellele nagu retseptile kokaraamatus. Retseptides on alati alguses nimekiri koostisosadest ja köögitarvetest, et saaksite kõik need asjad kokku koguda enne, kui roa valmistama hakkate.
18
Vajadusel esitage hoiatused. Pärast juhiste testimist võite mõista, et on varjatud ohte, millele te oma juhiseid kirjutades ei tähelepanu pööranud. Hoiatage oma lugejaid nendest ohtudest, et nad saaksid võtta ettevaatusabinõusid. Näiteks kui kirjutate juhiseid vee keetmise kohta, võiksite lisada hoiatuse, et pott on puudutamiseks liiga kuum isegi enne, kui vesi hakkab keema.