Ükskõik kui väärt teie eesmärk on, võib tõhusa rahakogumiskirja kirjutamine olla väljakutse. Enamik lugejaid annab teie kirjale vaid pealiskaudse pilgu, kui nad selle prügikasti viivad. Kirja toimimiseks peate kasutama isiklikke lugusid ja pilkupüüdvaid fakte, et köita lugeja tähelepanu, kaasata neid emotsionaalselt ja näidata konkreetselt, kuidas nad saavad aidata.
1
Tunne oma publikut. Kas kirjutate perele ja sõpradele? Kas kirjutate varasemale annetajale või küsite esmakordset annetajat? Kas neil on teie missiooni vastu juba eelnev huvi? Kui vanad nad on? Millist sotsiaalmeediat nad kasutavad? Milliseid ajakirju nad ostavad? Seda tüüpi küsimused aitavad teil määrata kirja optimaalse sisu, tooni ja kujunduse.Esmakordsed kirjutajad vajavad rohkem teavet teie organisatsiooni ja teie eesmärkide kohta. Varasematele annetajatele kirjutades tänage neid alati annetuse eest ja rääkige neile, mida nad antud rahaga on saavutanud. Misjonireisi või koguduse korjanduse jaoks kirja kirjutades küsige kindlasti nii vaimset kui ka rahalist tuge. Lõpetuseks peaksite alati paluma lugejal teie edu eest palvetada, olenemata sellest, kas ta annetab.
2
Vajadusel uurige oma publikut. Kui te ei tea, mida teie sihtrühmale lugeda meeldib või mis on nende sugu, sissetulek, vanus jne, peate veidi uurima. Võite palgata abiks turu-uuringufirma või teha uuringu ise. Google aitab teil leida uuringuid, mida teised on teie sihtrühma kohta juba teinud. Otsige ajaveebipostitusi, ajakirjade artikleid või küsitluse tulemusi. Saate luua ka küsitluse, et küsida tagasisidet praegustelt annetajatelt.
3
Otsustage tavaposti ja e-posti vahel. Otsepost töötab paremini “traditsioonilise” vaatajaskonna jaoks: eakad ja need, kes annetavad poliitilistele kampaaniatele, ülikoolidele ja kunstikampaaniatele. E-post töötab paremini noorematele sihtrühmadele, eriti nendele, kes tegelevad haridusele, teadustööle ja tehnoloogiale keskendunud eesmärkidega. Meilikirjad on tavaliselt lühemad ja nõuavad veebis annetamiseks mõeldud saidi linki.Tavalised kirjad on pikemad, intensiivsemad ning peavad sisaldama templiga ümbrikut ja vastusekaarti.
4
Tea oma eesmärki. Enne raha küsimist peate täpselt teadma, kui palju te küsite ja miks. Seejärel peate selle summa jaotama, otsustades, milliste sammudega teie tõenäolised annetajad saavad annetada ja mida saate nende osadega teha. Näiteks kui kogute 25 000 dollarit ekspeditsiooniks, et uurida võimalusi Aafrikas elevantidele uue elupaiga loomiseks, ja teie annetajad annavad tõenäoliselt 100, 500 või 1000 dollari kaupa, siis võite neile öelda, et 100 dollarit maksavad kohalik giid ühe päeva eest, 500 dollarit makstakse meeskonnaliikme elamispinna eest nädalaks ja 1000 dollarit Aafrikasse reisimise eest.
5
Otsustage, kuidas see eesmärk teie missiooniga seostub. Konkreetse eesmärgi ühendamine oma suurema missiooniga aitab kaasata pikaajalisi toetajaid ning muudab selle esmakordsete annetajate tulevaseks annetamiseks. Ülaltoodud näites võib organisatsiooni missioon olla ohustatud eluslooduse kaitsmine. Võib-olla olete kindlaks teinud, et elevandid muutuvad ohustatud eelkõige elupaikade kahanemise tõttu ja elupaiga suurendamine teatud arvu aakri võrra peatab liikide vähenemise.
6
Leia tõestus. Doonoritele meeldivad faktid ja arvud. Kvantifitseeritavate faktide lisamine oma kirja näitab annetajatele, et olete oma uurimistööd teinud ja olete valmis seatud eesmärke täitma. Et jätkata elevantide näitega, võiks organisatsioon lisada allesjäänud elevantide arvu, igal aastal kaotatud arvu, nende praeguse territooriumi ulatuse ja igal aastal kaotatud territooriumi suuruse.
7
Koguge lugusid ja juhtumiuuringuid. Emotsioon juhib annetamist rohkem kui põhjus. Tõsi, emotsionaalselt kaasahaaravad lood on võimas viis annetajate huvi äratamiseks ja neile nende dollarite käegakatsutava mõju näitamiseks. Meie elevandinäites võiksite lisada loo karjast, kes oli välja suremas, kuni talle anti juurdepääs rohkematele maadele, või elevantide rühma kohta, keda soovite aidata, kuid ei saa seda teha enne, kui see reis on lõppenud.
8
Isikupärastage kiri. Kasutage alati lugeja nime. Kiri “Kallis toetaja” või “Lugupeetud härra” köidab nende tähelepanu valel viisil. Tõenäoliselt on see viimane asi, mida nad loevad. Pidage meeles: teie kiri peaks keskenduma annetajale, kellele kirjutate, isegi rohkem kui teie tööle. Kasutage “sina” palju. Ja selle asemel, et kasutada “mina” või “mina”, kasutage ühenduse loomiseks “meie” või “meie”.
9
Alustage tähelepanu köitva pealkirjaga (kirjade jaoks) või teemareaga (e-kirjade jaoks). Enamik lugejaid heidab teie kirjale vaid pilgu, kui see prügikasti viskab. See tähendab, et peate need kiiresti sisse tõmbama. Mõelge oma pealkirjale kui reklaamile, mis paneb nad esimest lauset lugema. Pealkiri koosneb tavaliselt 1–2 reast, mis on trükitud paksus või suuremas kirjas kui ülejäänud täht. Mitme mõjuva pealkirja lisamine oma kirjale aitab muuta selle hõlpsamaks. Kaasahaarava pealkirja kirjutamine: alustage pealkirjaga, mis viib loo inimesest või olukorrast, mida teie organisatsioon aitas või püüab aidata. Näiteks: Brenda Johnson on suremas. Tema lapsed vajavad teie abi ja mina ka. Kasutage lugejaid kaasavaid juhtnööre. Pealkirja alustamine fraasiga “Kujutage ette, kui” või “Mõtle” aitab neid kirja kaasata. Alustage avatud küsimusega, näiteks “Kui palju inimesi meie linnas nälgib igal aastal jõulude ajal? või “Miks langeb üha rohkem lapsi koolist välja? Alustage üllatavast faktist, mille eesmärk on lugejat šokeerida, näiteks “Iga päev nakatub 7400 inimest HIV-viirusesse” või ” Igal aastal langeb keskkoolist välja 1,2 miljonit õpilast. Leebema tooniga kirja puhul proovige alustada hüüatusega: “Jälle on käes see aeg – Big Spring Pie Bake on peaaegu käes !â€
10
Järgige pealkirja mõjuva esimese lõiguga. Pealkirja eesmärk on panna lugeja esimest lõiku vaatama. See lõik peab neid siduma, et nad lugemist jätkaksid. Kõige tõhusam viis annetuste kogumiseks on emotsionaalne üleskutse, nii et soovite juhtida jutustust, mis ühendab lugejat. See on ideaalne koht juhtumiuuringu kaasamiseks. Kasutage juhtumi otseseid tsitaate või jutustage lugu. Siin on hea näide Covenant House’i saadetud raha kogumise kirja avamisest, mis tõmbab lugejat elava stseeniga, mis loob vahetu emotsionaalse sideme: “Ta seisis teepervel. karvas ja üksildane väljanägemine nappide päitsetega ja erkpunase huulepulgaga. Kell oli kaks öösel. Tänaval puhus jahe tuul ja tundus, et ta ajas värisema. Ta oli laps … lihtsalt laps. Tõmbasime oma Covenant House’i kaubik tõusis teepervele ja veeres aknast alla…
11
Varundage oma avamist faktidega. Pärast seda, kui lugeja on köitnud emotsionaalse veetluse, on aeg lisada fakte ja arvandmeid, et kvantifitseerida probleem, mida proovite lahendada. Kasutage probleemi ulatuse demonstreerimiseks ja sissejuhatava juhtumiuuringu kontekstualiseerimiseks fakte.
12
Keskenduge konkreetsele programmile või algatusele. Teie sissejuhatus oleks pidanud kirjeldama üldist probleemi, mida proovite lahendada. Nüüd on aeg keskenduda selle probleemi ühele konkreetsele aspektile ja sellele, kuidas kavatsete seda lahendada. Pidage meeles: lugejad tahavad konkreetset teavet selle kohta, mida te saavutate. Näiteks: selle asemel, et öelda midagi ebamäärast, näiteks “Aitame kodutuid lapsi Londoni tänavatel”, öelge lugejale täpselt, kuidas te neid aitate: “Meil on 50 kodutute varjupaika soojust ja toitu pakkuv kapital, mis võib talvega päästa üle 150 noore inimese.â€Püüdke siduda oma algatus sissejuhatuses oleva loo või juhtumiuuringuga.
13
Ehita crescendo enne küsimist. Headel kirjadel on haripunkt – punkt, kus teie esile kutsutud emotsioonid, eesmärgitaju ja võimalus midagi muuta saavad kokku. Sellele hetkele peaks kohe järgnema küsimus. Siin on näide rahakogumiskirjast väärkoheldud naise varjupaigale selle kohta, kuidas tõhusalt üles ehitada kuni küsimuseni: Alustage mõjuvast loost konkreetsest kliendist – nimetagem teda Mariaks –, keda kuritarvitatakse, et tõmmata lugeja tähelepanu. Esitage fakte. ja arvud, mis tõstavad esile abikaasade väärkohtlemise probleemi teie piirkonnas, et näidata probleemi ulatust. Keskenduge probleemi konkreetsele aspektile: varjupaikade nappus väärkoheldud naistele teie piirkonnas. Tehke selgeks oht, mida see kujutab naistele, keda väärkoheldakse ja kes peavad seejärel koju tagasi pöörduma, sest nad ei leia peavarju. Seo probleem tagasi oma algse looga. Rääkige probleemidest, millega Maria silmitsi seisaks, kui tal poleks varjupaika, kuhu minna. Siinkohal peaks lugeja olema ärevil ja tulemusesse emotsionaalselt investeerinud. Nad on valmis aitama. On aeg küsida.
14
Soovitage annetuste summasid ja seda, mida nad saavutavad. Peaksite loetlema soovitatud annetussummad, mis on konkreetse doonori jaoks sobivad. Samuti märkige kindlasti kingituse mõju, et annetajad teaksid täpselt, mida nad kingivad. Näiteks: teie 25 dollari suurune annetus toidab ja riietab kuuks ajaks näljase lapse.
15
Tee annetamine lihtsaks. Olete lugeja nii kaugele viinud. Viimane asi, mida soovite teha, on kaotada need kodus, muutes annetamise keeruliseks. Tavaposti puhul lisage alati templiga tagastusümbrik ja vastusekaart. Kaardil peaks olema kirjas kingituse valikud ja tühik, et nad saaksid sisestada erineva summa. Parimate tulemuste saavutamiseks lubage neil annetada tšekiga, sisestades oma krediitkaardi andmed või minnes veebi. Lisage alati ka aadress, e-posti aadress ja telefoninumber, mille kaudu nad saavad teiega ühendust võtta. Meili saatmisel peaks olema selge ja paks link saidile, kus nad saavad annetada. Veenduge, et teie annetusleht oleks lihtne, intuitiivse kujunduse, selgete turva- ja privaatsuseeskirjade linkidega ning aadressi, e-posti ja telefoninumbriga, mille kaudu nad saavad teiega ühendust võtta. Olenemata sellest, kas taotlete annetusi tavaposti või meili teel, kaaluge annetajatele võimaluse andmist lubatud igakuised maksed.
16
Arutage mitteandmise tagajärgi. Lugeja peab teadma, kui oluline on tema annetus. Võite kasutada numbreid, et näidata mittetegutsemise tagajärgi (st x arv lapsi jääb nälga). Ärge unustage siduda annetamata jätmise tulemusi juhtumiuuringuga või isiklik lugu, mida kasutate. Näiteks: “Veenduge, et naistel nagu Maria oleks turvaline ööbimiskoht.”
17
Tea, millal lõpetada. Ärge tundke vajadust lisada lisateavet lihtsalt ruumi võtmiseks. Keskmine raha kogumise kiri on 3 lehekülge, kuid ärge kartke kirjutada lühemat või pikemat kirja, kui teil on midagi öelda. Püüdke vältida suuri tekstiplokke. Palju tühikuid muudab kirja seedimise lihtsamaks. Kirjad perele ja sõpradele – olgu siis misjonireisiks või raha kogumiseks sellisel eesmärgil nagu teatejooks vähi vastu võitlemiseks – on tavaliselt lühemad. Püüdke hoida neid ühe lehekülje ümber.
18
Tänan lugejat juba ette toetuse eest. Samuti tuletage neile kindlasti veel kord meelde, miks nende toetus on nii oluline.
19
Kaasa PS. Kuigi see on lõpus, on PS üks esimesi asju, mida lugejad teie kirja skannides loevad. See on ka viimane võimalus oma sõnumiga koju sõita. Ühes või kahes reas peaks teie PS esitama konkreetse eesmärgi, mida proovite saavutada, ja tegema tugeva küsimuse keeles, mis erineb teie kirja mujal olevatest pealkirjadest ja alampealkirjadest. Proovige lisada: täpselt, kui palju raha soovite annetajalt anda. Miks te küsite. Mida see raha teeb. Näiteks: P.S. Kool algab 6. septembril. Kas ma võin loota teie 25 dollari suuruse annetusega väikesele tüdrukule kleidi ostmiseks?
20
Kirjutage ümber ja parandage. Veenduge, et kasutaksite lihtsat, vestluslikku inglise keelt, et teie sõnum oleks hõlpsasti loetav ja kristallselge. Saate oma esimese mustandi kohta tagasisidet selle täiustamiseks. Ja lõpuks lugege enne kirja saatmist kindlasti korrektuuri läbi.