Pearaamatu pidamine on üks raamatupidamise põhiprintsiipe. Pearaamatud võimaldavad ettevõttel kiiresti vaadata kõiki kontol olevaid tehinguid korraga. Õnneks on pearaamatu pidamine üsna lihtne, nõudes iga ettevõtte finantstehingu registreerimist päevikusse ja pearaamatusse.
1
Tea, et päevik on nimekiri kõigist teie ettevõtte tehtud tehingutest. Raamatupidamispäevikus registreeritakse kogu teie ettevõttesse sisse- ja väljavoolava raha üksikasjad, kuupäev ja summa. See on mittespetsiifiline, mis tähendab, et salvestate kõik ajakirja, olenemata sellest, kuhu raha läheb. Enne pearaamatusse kandmist peate esmalt kandma oma tehingud päevikusse.
2
Salvestage kõigi oma ettevõtte kviitungite, arvete ja võlgade koopiad. Täpse raamatupidamispäeviku ja pearaamatu koostamiseks peab teil olema täpne dokumentatsioon, nii et salvestage kõik, mis teil on rahandusega seotud, hilisemaks kasutamiseks.
3
Seadistage oma päeviku leht. Kasutage arvutustabelit või arvuti raamatupidamisprogrammi, alustage uut ajakirja lehte, jagades lehe viieks veergu: KuupäevAccountDescriptionViitenumberDebitCredit
4
Registreerige tehingud nende toimumise kuupäev. Pealkirja „kuupäev” all märkige, millal tehing tehti. Teil peaks olema päevik igat tüüpi suhtluse kohta, mida teie ettevõte teeb. Kui saate 20. aprillil 2015 oma ettevõtte kohta 500-dollarise tšeki, alustage päeviku kirjet 4-ga. /20/15. Täpse raamatupidamise jaoks on vaja täpseid kuupäevi. Leia vähemalt kord nädalas aeg kõigi oma päevikukirjete logimiseks, et mitte kaotada.
5
Kategoriseerige tehingu “konto”. Siin on raamatupidamise sõnavara eriti mugav. Kontod on viis, kuidas mõelda, kuidas teie raha kulutatakse või teenitakse. Näiteks lisab 500-dollarine tšekk teie ettevõtte sularahale, nii et oleks sildiga 20.04.15, sularaha. Mõned kõige levinumad kontod on järgmised: sularaha: teie ettevõttel olev raha. See ei pruugi olla sularaha. Kui keegi kirjutab teie ettevõttele näiteks 500-dollarise tšeki, olla sularaha suurenemine.Maksatavad arved: need on ärikulud, mida võlgnete. Näiteks kui teie saadud 500-dollarine tšekk on laen, peate oma võlgnevuste päevikusse märkima 500 dollarit. Nõuded arved: see on teie ettevõtte raha võlgnetav.Üldine ajakiri: see ajakiri on oluline kõigi veidrate või ühekordsete tehingute (nt lootusetud võlad, inflatsioon, seadmete müük jne) jäädvustamiseks.Müük: teie ettevõtte toote müügist saadav tulu.Seadmed, palgad, maa Need kolm kontot , tavaliselt eraldi, detail the kulud, mis on vajalikud teie ettevõtte toimimiseks.
6
Lihtsaks viitamiseks määrake igale kontole number. Seda nimetatakse tavaliselt “kontoplaaniks”. Tavaliselt on sarnased kontod loetletud üksteise lähedal, nii et võite sildistada palgakulud 501, kommunaalkulud 521 ja reklaamikulud 531. See aitab teil hõlpsasti tellida ja viidata oma kontodele. hiljem erinevatele kontodele. Näiteks kui otsustate lisada sildi “Sularaha” kui 101, saate oma tšeki märkida 20.04.15, sularaha, #501. Numbrite (501 ja 521) vahele jääv tühik saab lisada nende vahele uusi kirjeid. Näiteks kui kasutate füüsilisi raamatuid või soovite igal aastal alustada uut ajakirja, võite märgistada “Palgakulud” kõigi kontonumbritena 501-520, ühe iga järgmise 20 aasta kohta.
7
Salvestage oma tehingu üksikasjad. Pärast kuupäeva, konto ja viitenumbri loetlemist kirjeldage tehingut lühidalt. See peab olema piisav teave, et teile täpselt meelde tuletada, kust raha tuli või miks seda kulutati. Tšeki näite puhul kirjutaksite 4/20/15, sularaha, #501, tšekk sõbralt. Mõned muud kirjelduse näited on järgmised: “Laen Liberty Bankist.” Raha maksudeklaratsioonist. “Vana ahju müük.” Tehase katuse remont. ½
8
Pange tähele, kas tehing oli deebet või kreedit. Deebetid on varad või asjad, mis suurendavad teie ettevõtte väärtust. Näiteks kui teenite 500 dollarit, loetlete selle deebetina. Krediidid on teie ettevõtte kulud või kohustused, nagu laenud või võlad. Lihtsalt kirjutage iga konto alla kulutatud või saadud rahasumma. Tšeki jaoks kirjutate välja 20.04.15, sularaha, #101, tšekk sõbralt, 500 dollarit deebet.Võlad ja krediidid tühistatakse. Näiteks kui kulutate selle 500 dollari oma pagariäri uue ahju ostmisele, märkate 500 dollarit võlga (seadmed) ja 500 dollarit krediiti (sularaha). Kui saate 500 dollarit varustuse väärtuses, kaotate 500 dollarit sularaha. Levinud deebetid hõlmavad sularaha, saadaolevaid arveid, seadmeid, maad, palkasid ja isiklikke vahendeid. Levinud krediidid hõlmavad: kulutatud sularaha, võlgnevusi, arveid, hüpoteegi ja laenumakseid. Pidage meeles – deebetid on varad ja krediidid on kohustused.
9
Kasutage mitut kontot puudutavate tehingute jaoks eraldi ridu. Näiteks võib teie ettevõtte jaoks saadud 500-dollarine tšekk olla laen, mis tähendab, et peate selle üles kirjutama nii “Sularaha” kui ka “Makstavad arved. Kasutage sama kuupäeva ja kirjelduse all eraldi ridu, et märkida mõlemad kontod ja nende summad.4/20/15, sularaha, #101, sõbra tšekk, 500-dollarine deebetkonto, tasumisele kuuluv võlgnevus, #201, laen sõbralt, 500-dollariline krediit
10
Salvestage iga tehing nii, nagu see juhtub. Iga kord, kui mõni teie kontodest muudatusi teeb, registreerige see oma üldpäevikusse. Mõelge sellele dokumendile kui “loole oma rahaasjadest” – see räägib üksikasjalikult igast teie ettevõtte majandustegevusest. Päeva või nädala lõpus võtke kõik oma kviitungid ja arved ning kontrollige neid. oma päevikut veendumaks, et te pole millestki ilma jäänud.
11
Märgistage oma päevik. Nii nagu märgistasite iga konto, peaksite ka oma päeviku jaoks sildi tegema. Näide võib olla kuupäeva järgi, nt “Üldine ajakiri 1. 04. 15 – 1. 5. 15”.
12
Kandke oma päevikukirjeid regulaarselt kontoraamatutesse. Kontoreskontra märgib kõik tehingud kontode kaupa – nii on teil sularaha, saadaolevate arvete jms pearaamat. Peate pidama nii päevikut kui ka pearaamatut, et juhid, raamatupidajad ja töötajad saaksid kiiresti teie ettevõtte finantsseisundit vaadata kuupäeva ja tüübi järgi. Võimalusel tehke kanne oma pearaamatusse kohe pärast päevikusse kirjutamist.
13
Kasutage kontoraamatuid, et jälgida konkreetseid tehinguid, nagu sularaha, saadaolevad arved või müük. Ajakirjad on koht, kuhu kirjutate iga üksiku äritehingu kuupäeva, üksikasjad ja summa selle tüübi alusel. Kuid pearaamatud jagavad selle teabe konkreetseteks kontodeks, võimaldades teil oma lehtedel näha kõiki oma tehinguid, nagu sularaha, saadaolevad arved, müük.
14
Tehke iga konto jaoks pearaamatu leht. Koostage konkreetsed kontoraamatud nende nime ja viitenumbrite alusel. Teie esimene pearaamat võib olla “Raha, #101”. See pearaamat illustreerib iga teie tehtud sularahatehingut. Kopeerite oma päeviku kanded vastavatesse pearaamatutesse, nii et teil on vaja iga päevikus loetletud konto jaoks pearaamatut.Kaaluge sisukorralehe “Kontoplaani” loomist, mis aitab teil iga kontonumbrit jälgida.Kui teil on paaritu kulud, kaaluge ka “pearaamatut”, mis kogub ebatüüpilisi tehinguid, nagu maksudeklaratsioonid, halvasti läinud müügid, isiklikud kulud jne.
15
Looge lehe vasakpoolsesse serva veerud kuupäeva, ajakirja numbri ja kirjelduse jaoks. Neid saab kopeerida otse oma tehingu päevikust. 500-dollarise tšeki jaoks saate loetleda “4/20/15, Journal 1, Check from Friend.â€
16
Jagage ülejäänud pearaamat kolmeks osaks: deebet, krediit ja saldo. See võimaldab teil kiiresti näha, mida te omate (deebet), mida kulutate (krediit) ja kui palju olete veel võlgu (saldo). Teie viimane leht peaks välja nägema umbes selline: Kuupäev | Viide | Kirjeldus | Deebet | Krediit | Saldo | Pearaamatus, täpselt nagu päevikus: deebet viitab saadud rahale. Krediit viitab rahale, mille olete võlgu või makstud. Saldo viitab sellele, mida olete veel võlgu, või deebeti ja krediidi vahet.
17
Asetage kõik seotud krediidid ja deebetid kõrvuti. Näiteks kui teil on sõbralt 500 dollari suurune laen, märkige alustuseks deebetiks 500 dollarit. Oletame, et teete järgmisel päeval oma esimese müügi 200 dollari eest ja otsustate hakata oma sõbrale tagasi maksma. Märkige uus kuupäev, 21.04.15, ja kirjutage oma krediidi jaotisesse $200.
18
Kasutage saldoosa, et arvutada, kui palju raha olete teeninud või veel võlgu. Viimase näite puhul maksite tagasi 200 $ 500 $ laenust, mille sõber teile andis. Saldo leidmiseks lahutage võlgnevuse summast teie tehtud makse. Siin võlgnete endiselt 300 dollarit, seega pange tähele, et teie saldo on teie maksest paremal. Teisisõnu, saldo = krediit – deebet. Igal kulul ei ole saldot. Kui saate näiteks 20 000 dollari suuruse uurimistoetuse, mida te tagasi maksma ei pea, märkige lihtsalt deebetveergu 20 000 dollarit ja liikuge edasi.
19
Ärge unustage teha seotud kirjeid igal kontol. Naastes sõbralt saadud 500-dollarise laenu juurde, peate ka märkima, et olete neile võlgu: “Makstavad kontod: 20.04.2015 | Ajakiri 1 | Laen sõbralt | 0 $ deebet | $ 500 krediit | $ 500 saldo | See peab juhtuma iga kord, kui kontot muudetakse. Kui otsustate näiteks oma sõbrale tagasi maksta, peate tegema uue sissekande/21.04.15 | Päevik 1 | Laen sõbralt | $200 deebet | $500 Krediit | $300 järelejäänud |
20
Registreerige tehingud nende toimumise ajal. Iga kord, kui tehakse päevikukanne, tuleb see kanne kohe pearaamatusse postitada. Meie näiteks on päevikukirje: Laen sõbralt 500 dollari eest. See päevikukanne mõjutab kahte kontot (sularaha ja saadaolevad arved), seega peate tegema kanded mõlemale pearaamatukontole. Avage oma pearaamatu leht Kassa. Vasakpoolsesse veergu (mida kasutatakse deebetide salvestamiseks) kirjutage tehingu kuupäev ja seejärel summa. Selles näites on summa 500 dollarit. Avage oma pearaamatu leht Debitoorsed arved. Kirjutage parempoolsesse veergu kuupäev (mida kasutatakse krediidi jaoks), millele järgneb tehingu summa. Selles näites on summa 500 dollarit. Uuendage neid lehti uute päevikukirjete tekkimisel.
21
Lisage jaotis “Märkmed”, mis aitab jälgida uut teavet. Näiteks kui olete oma 500 dollari suuruse laenu tagasi maksnud, võite kirjelduse alla kirjutada “Makstud täies ulatuses” või jaotise ” kõrvale väikesed märkmed. Tasakaal.â€
22
Pearaamatu koostamiseks ühendage erinevad kontod ühte raamatusse. Täielik pearaamat kirjeldab üksikasjalikult iga kontot, nii et igaüks saab seda lehitseda ja näha täpselt, kui palju raha igas kategoorias teenitakse/kulutatakse. Esilehel on kontoplaan, kus on kirjas iga pearaamatu konto ja selle number, nt “Sularaha, #101”, et inimesed leiaksid lihtsalt vajaliku teabe. Lisage kontod pearaamatusse, et lihtne ligipääs.
23
Lisage iga konto lehe allosas olevad deebetid ja krediitid. See annab teile teada kogusumma, mis teile iga konto eest kuulub või võlgnete. Kui kreedit on suurem kui deebet, siis on see konto raha kaotamas. See on aga ootuspärane – võlgnevused jäävad alati võlgu, sest see on nimekiri kogu teie võlgnevast rahast.
24
Liidage kokku oma deebetid ja krediitid ning veenduge, et need ühtivad. Deebet on alati krediit. See on raamatupidamise raudne reegel ja see on loogiline: kogu teie raha pidi kuskilt tulema. Kui ostsite midagi, maksite selle eest (krediit) ja nüüd omate seda väärt (võlg). Kui esineb lahknevusi, kontrollige oma päevikut oma pearaamatutega, et leida midagi, mille olete unustanud registreerida. Pidage meeles, et iga tehing, olgu see positiivne või negatiivne, tuleb sisestada päevikusse ja pearaamatutesse. Mõned algajad raamatupidajad unustavad sageli omandiõiguse idee. .†Näiteks kui kulutate ettevõttele 10 000 dollarit, siis on ettevõte tehniliselt võlgu teile 10 000 dollarit. Kui ettevõte kunagi müüdi, makstakse teile 10 000 dollarit tagasi.
25
Vaadake üle, kuidas bilanssi koostada, kui teil on raskusi kõigi oma võlgade ja krediitidega. Bilansid on teie ettevõtte varade ja kohustuste hetktõmmised. See abistav vorm loetleb kõik, mis teie ettevõttel igal ajal omab ja võlgneb, mis aitab teil näha pearaamatus võimalikke auke.
26
Tutvuge raamatupidamistsükliga, et teada saada, mis järgmiseks tuleb. Pearaamatusse kirjendamine on nn arvestustsükli 2. etapp. Iseenesest poleks pearaamatust kuigi palju abi, kuid tsükli osana kasutatuna on see hindamatu abivahend. Arvestustsükli saab jaotada mõneks lihtsustatud etapiks.Koguge algdokumendid, nagu kviitungid või arved, mis tuleb logida.Märkige tehing päevikusse kronoloogilises järjekorras.Postitage päevikukanded pearaamatukontodele.Valmistage proovibilanss. See on loend kõigist pearaamatukontodest, mis on koondatud ja see tuleks koostada aruandeperioodi lõpus. Valmistage ette finantsaruanded. Neid saab koostada pärast proovibilansi õiget reguleerimist.