Projektijuhtimise aruanne on dokument, mis kirjeldab äriprojekti ja samme, mida meeskond peaks selle lõpuleviimiseks tegema. Aruannet jagatakse projekti võtmeisikutega. Kui kõik on samal lehel, saavad kõik projekti eesmärgi saavutamiseks koostööd teha. Aruanne sisaldab tavaliselt projektiplaani, meeskonna kohustusi, prognoositavat ajakava ja eelarvet. Organisatsiooni, selguse ja meeskonnaliikmete panuse abil saate hõlpsalt luua tõhusa projektijuhtimise aruande ja töötada selle eesmärkide saavutamise nimel.
1
Määratlege projekti eesmärk. Projektijuhtimise aruanne peaks kirjeldama projekti ulatust ja lõppeesmärki. Eesmärgi mõistmine on võtmetähtsusega, et mõista vajadusi, mida see projekt loodab täita. On oluline, et teil ja teie vaatajaskonnal oleks selge ettekujutus projekti eesmärgist, et maksimeerida teie aruande tõhusust. Küsige endalt: “Kuidas see aitab minu ettevõtet, meie klienti või kogukonda? Kas sellel projektil võib olla positiivne mõju. mõju teistele valdkondadele?†Üldise ulatuse mõistmine võib aidata teil mõista, kuidas see projekt võib teile ja teistele kasulik olla.
2
Määrake oma publik. Tea, kes aruannet loeb ja mida nad võivad sellest õppida. Mõned üksikasjad võivad teatud vaatajaskondade jaoks olla kõrvalised, samas kui teistele võib olla vaja üksikasjalikku teavet anda. Lugejate tuvastamine alguses annab juhised projekti aruande sisule. Mõned vaatajaskonnad ei pruugi olla tuttavad teie töökeskkonnas sageli kasutatava keele, terminite ja žargooniga. Kui kirjutate näiteks kliendile aruannet, vältige tehnilist kõnepruuki, mis nõuab pikki selgitusi. Selle asemel plaanige kirjutada häälega, mis kirjeldab hõlpsalt teie projekti ulatust ja ajakava.
3
Loo sisukord. Sisukord annab teie vaatajaskonnale sisuliselt hõlpsasti loetava ülevaate. Kiire pilguga saab lugeja kiiresti aru dokumendi ülesehitusest ja sisust. Sisukord võib samuti aidata hõivatud lugejatel kiiresti ja tõhusalt leida nende jaoks olulist teavet. Võib-olla soovib aruannet lugev investor kõigepealt eelarve üle vaadata. Eelarve asukoha näitamine sisukorras aitab suunata investorit vajaliku teabeni.
4
Rääkige oma juhendajaga. Pidage kohtumist oma juhendajaga, et mõista oma projektijuhtimisaruande ootusi. Teie juhendajal võib olla konkreetseid huvipunkte, muresid või üksikasju, mida nad soovivad, et te aruandesse kaasaksite. Teie juhendaja võib ka selgitada, kui pikk peaks aruanne olema ja kas teie ettevõte nõuab seda tüüpi aruannete jaoks teatud vorminguid. Proovige koguda võimalikult palju kasulikku teavet, et aruanne oleks selge ja kasulik. Küsige oma juhendajalt, mida aruandesse lisada. “Mõtlesin lisada eelmise aasta uuringu tulemused projekti sissejuhatusse. Kas arvate, et see aitaks lugejatel mõista projekti eesmärke?“ Teie juhendaja hindab võimalust anda teile tagasisidet protsessi alguses.
5
Esitage kokkuvõte. Kokkuvõte esitatakse projektijuhtimise aruande alguses. See kokkuvõte annab lugejale lühikese ülevaate projekti eesmärgist ja meeskonna leidudest, edusammudest, eeldatavatest takistustest ja ajakavast. Lugejatel peaks olema võimalik tutvuda kokkuvõttega ja mõista projekti üldist protsessi. Tehke lühidalt kokkuvõte projekti tähtsusest ja selle peamisest eesmärgist. “See projekt laiendab meie klientide mõju nende turul, täites selle rahuldamata vajaduse selles valdkonnas.”
6
Kirjutage tutvustus. Sissejuhatus peaks kirjeldama projekti olemust, selle üldist eesmärki ja projekti väärtust ettevõttele, kliendile või kogukonnale. Olge võimalikult lühike, ilma vajalikke üksikasju ohverdamata. Teie publikul võib aeg olla piiratud. Püüdke edastada oma sõnum pikkade lõikude asemel paari lause või täppidega. Näiteks kui avaldate raamatut, loetlege oluline teave, nagu “raamatute ringkäik algab septembris” ja “pühade müük peaks eeldatavasti suurenema 15% võrra” täppides, et põhiteave oleks lugejale arusaadav.
7
Selgitage põhiandmeid metoodika osas. Peaksite esitama andmed, mis kirjeldavad asjakohast statistikat ja kvalitatiivseid tähelepanekuid, mis teavitavad teie projekti vajadusi. Tehke lugejale lihtsaks mõista, miks teie projekt on oluline, kuidas see konkreetsele probleemile ainulaadselt sobib ja kuidas see vastab teie ettevõtte vajadustele või kliendi soovidele. Kui teie projekti eesmärk on aidata ettevõttel avada näiteks teatud piirkonna moepood, esitage andmed, mis kirjeldavad lähedalasuvat konkurentsi. “Kohalikust kaubanduskeskusest 15 miili raadiuses pole ühtegi konkurenti. Poe avamine selles kohas suurendab meie kliendi üldist müüki.” Sellised andmed aitavad lugejal mõista, et on olemas võimalus konkreetse vajaduse rahuldamiseks.
8
Loetlege projekti jaoks vajalikud ressursid. Kirjeldage tööjõudu, tööriistu ja ressursse, mida projekti eesmärkide saavutamiseks kasutatakse. Kasutage seda jaotist, et lühidalt kirjeldada, millised osakonnad vastutavad plaani konkreetsete aspektide eest ja milliseid programme või teavet nad kasutavad. Selles jaotises saab kirjeldada ka mis tahes projekti elemente, mida tellitakse väljast. Lugeja peaks saama aru, kes vastutab teatud tulemuste eest.
9
Esitage kavandatud või eraldatud eelarve. Esitage diagramm või graafik, mis näitab eelarve üksikasju ja kirjeldab, kuhu raha läheb. Pange tähele, kas kavandatud eelarve rahastab piisavalt projekti ressursse. Samuti on oluline lisada, kas projekt viiakse lõpule ettenähtud eelarve piires või mitte.
10
Kaasake projekti ajakava. Kirjeldage, kui kaua teie projekti lõpetamine aega võtab, ja lisage kõik asjakohased projekti verstapostid. Selles jaotises võite soovida lisada ka projekti üldise seisundi ja selle edenemise. Tehke lugejale teie projekti oleku kiire mõistmine lihtsaks. Kui teil on projekt pooleli, lisage protsent, mis kirjeldab projekti valmimist ja seda, kas olete graafikust ees või mitte.
11
Kirjeldage projekti väljakutseid ja pakuge lahendusi. Teie projekt võib kokku puutuda oodatud väljakutsetega või ootamatute tagasilöökidega. Väljakutsed võivad hõlmata ebapiisavaid ressursse, ootamatuid takistusi, mehaanilisi või tehnilisi rikkeid või muid viivitusi. Kirjeldage lahendusi ja selgitage lühidalt, mida on vaja projekti väljakutsete lahendamiseks. Kui on oodata viivitusi, märkige see selles jaotises. “Uue hoone ehitamine võib jaanuaris märkimisväärselt aeglustuda, kuna külm temperatuur võib tekitada ohtlikke töötingimusi.” Andke oma lugejale teada, et olete ajakava kohandanud, et võtta arvesse selliseid eeldatavaid viivitusi.
12
Aruande järelduse koostamine. Kasutage kokkuvõtet, et tuletage lugejale lühidalt meelde kõige olulisemad probleemid ja projekti eesmärk. Lõpus keskenduge oma projekti edasiliikumise hoogu ja eesmärkidele. Tuletage lugejale meelde, mida edaspidi vaja on. „Meie rahastajate õigeaegsel toel peaks projekt valmima õigeaegselt ja eelarve piires järgmise aasta maiks.“ Vajaduste esiletoomine aitab tagada projekti õigeaegse valmimise.
13
Kasutage lugejate tähelepanu juhtimiseks vormindamistehnikaid. Esitage kogu aruandes selged kategooriad alampealkirjade ja täppidega, et säästa aega nende lugejate jaoks, kes on huvitatud ainult projekti dokumendi teatud aspektidest.
14
Muutke aruanne visuaalselt huvitavaks. Graafikute, diagrammide ja muude arvude kasutamine aruandes võib aidata näidata põhipunkte, vähendada kordusi ja pakkuda lugejale visuaalset huvi. Märgistage iga graafik ja lisage hõlpsasti loetav võti. Säästke lugeja aega ja asetage arvud aruande lõppu asemel asjakohaste tekstiosade kõrvale. Lugeja saab hõlpsalt läbi vaadata nii teksti kui ka diagrammi, ilma lehekülgi sirvimata.
15
Esitage esialgne aruanne oma projektimeeskonna liikmetele. See on eriti oluline samm enne projektiaruande teistele osakondadele, juhtkonnale või klientidele levitamist. Meeskonnaliikmed võivad juhtida teie tähelepanu olulistele detailidele, mis puuduvad. Samuti võivad need aidata välja tuua osad, mis on ebaselged ja raskesti mõistetavad. Vaadake aruanne üle, et lisada meeskonnaliikmete panused. Kasutage oma otsust, milliseid üksikasju lisada.
16
Lugege aruanne läbi. Teie aruanne peaks olema puhas, selge ning ilma vormindusprobleemide ning õigekirja- ja grammatikavigadeta. Hästi organiseeritud ja vigadeta aruanne vähendab segajaid ja võimaldab lugejatel keskenduda aruande põhipunktidele. Sama dokumendi mitu korda lugemine võib põhjustada mõne ilmse vea kahe silma vahele jätmist, seega paluge mõnel meeskonnaliikmel dokumenti korrektuur lugeda.