Võrreldes enamiku muud tüüpi tänukirjadega võib professionaalne kirjavahetus osutuda närvesöövaks kirjutamiseks. Professionaalsed kirjad peaksid olema formaalsed ja õige sõnakombinatsiooni valimine võib mõnikord tähendada isegi vahet, kas saada uut karjääri või mitte. Tänulikkuse näitamine on töökohal edasijõudmise oluline osa. Olenemata sellest, kas kirjutate kirja eelise saamiseks või soovite lihtsalt näidata, et hindate seda, saate teha palju asju, et muuta oma professionaalne tänukiri parimaks.
1
Kasutage kvaliteetset paberit. Isegi lühikeste tänukirjade puhul võib paberi tüüp ja kvaliteet iseenesest palju öelda. Professionaalsed tähed tuleks trükkida tugevale paberile, mis kogemata ei rebene. Teisest küljest pidage meeles, et lihtsam märkus või memo ei ole eeldatavasti nii formaalne, nii et te ei pea muretsema, et ostate parimat, kui see pole saadaval. Lihtsa ja lühikese märkuse puhul peaksite veenduma, et ka paber on väike. Mõned laused, mis on kriipsutatud suurele paberilehele, näevad välja puutumata. Post-it märkmed on tavaliselt väikesed ja sobivad kiireteks tänukirjadeks.
2
Järgige ärikirja vormingut. Erinevalt kiirest märkusest kipub professionaalne kiri olema ametlikum ja tõsisem. See eeldab kirjade kirjutamisel eelnevalt määratletud juhiste järgimist. Lisage oma nimi, kuupäev ja adressaat kirja ülaossa.Tippige standardset kirjatüüpi (nt Times New Roman) ja suurust (12) kasutades. Lisage allkirja allkiri. See annab isegi trükitud kirjale isikupärase ilme.
3
Täpsustage esimeses lauses oma tänamise põhjused. Kuigi pikemas kirjas on teil rohkem võimalusi üksikasjadesse laskumiseks, nagu lühike märkus, soovite siiski öelda, et säästate seda. Esimeses või kahes lauses öelge selgelt, et olete tänulik ja miks olete tänulik. Kirja kirjutamisega kaasneva pingutuse tõttu tuleb mõista, et ka abi on olnud märkimisväärne. Kui arvate, et asjaosaline mõtles teie edu ja ebaõnnestumise erinevust, on hea mõte kirjutada kiri. Võrreldes lihtsa märkmega saate professionaalse kirjaga üksikasjalikumalt kirjeldada, mille eest olete tänulik, ja selgitada kuidas nende osa teile kasuks on tulnud. Näiteks kui ta käendas teie eest koosolekul, saate laiendada oma tänulikkust, märkides ära kõik karjääriuksed, mille nende toetus on teile avanud. Näiteks: “Kirjutan, et tänada teid juhatuse koosolekul pakutud abi eest. Tänaseks. Eelnevalt pakutud nõuanded osutusid hindamatuks ning teie igapäevane professionaalsus, tööeetika ja ausus on tõeline eeskuju ülejäänud ettevõttele, mida järgida.””
4
Rõhutage abisaaja abi tähtsust. Kuigi teie kiri peaks siiski koosnema maksimaalselt mõnest lõigust, peaksite siiski kindlasti kordama huvipakkuvaid punkte, eelkõige tänulikkust ja tähtsust. Kui annate adressaadile isikliku tähtsuse tunde, aitab ta teid tulevikus palju tõenäolisemalt aidata. Näiteks kui saaja aitas teid avalikult teie projektiidee eest, saate selgitada, kuidas see teid aitab. pikemas perspektiivis: “Tänu sellele, et te minu eest garanteerite, on mul võimalus näidata, kui võimekas ja uuendusmeelne töötaja ma olen. Olen kindel, et see esialgne projekt on väga edukas ja ma olen kindel, et nad saavad seda teha. tahan mind palju rohkem näha, kui see on tehtud!”
5
Märkige oma kirja lõpus avatus tulevase abi ja suhtluse suhtes. Kirjas on oluline jätta uks tulevaseks kirjavahetuseks lahti. Rõhutamine, et soovid jätkata ja arendada nendega tööalast suhet, lisab sinu tänulikkusele sisu ja annab abisaajale tunde, et tema abi on südamesse võetud.
6
Lõpetage tänu kordamisega. Esimene ja viimane asi, mida adressaat loeb, on sõnumi kõige meeldejäävamad osad, seega on oluline lõpetada sõnum uue tänuga enne oma nime. Hoidke tänamine ametlikult, kuid ärge kartke tänulikkust pisut kaunistada. Näiteks kirjutades “Tuhat siirast tänu!” kõlab kirglikumalt kui põhiline “aitäh”.
7
Lisage P.S. lõpus, kui olete isiklikel tingimustel. Kui teie ja adressaat olete sõbrad või mingil moel seotud väljaspool puht ametialast võimekust, lisage P.S. Lõpus vähem formaalne tervitus on suurepärane viis muidu karmile kirjavahetusele soojust lisada. Kui inimene tunneb teid piisavalt hästi, soovite lasta oma isikupäral läbi paista. Näiteks: “P.S. Kui see intervjuu läbi läheb, ostan meile sel nädalavahetusel pubis ringi! Või kui teie ja saaja olete karjäärihierarhias võrdsetel alustel: “P.S. Ma hoolitsen selle eest, et tee sama sinuga järgmine kord! Koos suundume otse tippu!”
8
Täitke esimene mustand, seejärel muutke ja tehke uuesti. Hea professionaalse kirja planeerimine võtab palju kauem aega kui kirjutamine. Teise versiooni kirjutamine võtab vaid murdosa originaali ajast ja teist korda saate selle muuta nii heaks, kui soovite. Otsustage, millised kirja osad teile kõige rohkem meeldivad, ja tehke ilma nõrgemate elementideta, asendades need lausete ja ideedega, mis teie arvates annavad kõige paremini edasi seda, mida proovite öelda. Kui teil on segadust seoses kirja toimimisega või mitte, proovige seda valjusti lugeda. Leiate, et kirja (või mis tahes kirjaliku dokumendi) ettelugemine juhib tähelepanu probleemidele ja parandamist vajavatele valdkondadele, mida te tavaliselt üksi lugedes ei tabaks.
9
Printige heale paberile ja allkirjastage oma nimi. Kui olete mustandi lõpetanud, printige see võimalikult kiiresti välja ja andke sellele pastakaga allkiri. Isegi trükitud dokumendiga soovite anda sellele isikupära. Hea viis professionaalse kirja lõpetamiseks on tippida oma täisnimi ja seejärel kirjutada selle alla oma pliiatsi allkiri.
10
Hoidke oma kirjutamine lühidalt. Erinevalt täisväärtuslikust ametikirjast ei ole lihtne märkus tõenäoliselt pikem kui paar lauset. See tähendab, et peate oma ütlemisega säästma. Minge oma sõnumiga otse asja juurde. Siin ei pea te olema nii formaalne, nii et võite loobuda paljudest traditsioonilistest vormingutest, kui mäletate oma nime ja seda, kellele kirjutate. Eelistatav on kasutada loetava käekirjaga pliiatsit sel juhul.
11
Täpsustage, miks te tänate ja kuidas abisaaja abi teile kasuks on tulnud. Lühikese tänukirjaga peate kokkuhoidma sellega, kui palju asju soovite öelda. Kuigi aitäh ütlemine on kõige olulisem, on sama oluline, et ütleksite konkreetselt välja, miks te inimest tänate ja kuidas adressaadi abi või nõuannet hästi kasutada. Näiteks kui adressaat andis kui annate nõu tulevasel tööintervjuul, võite öelda: “Tahaksin teid tänada kõigi nõuannete eest, mida intervjuuga seoses andsite. Pean seda selleks valmistudes meeles. kindel, et see aitab mul tööle saada!”
12
Märkige kuhugi märkmesse oma nimi ja kuupäev. Isegi kui post-it tänukiri on suhteliselt mitteametlik, ei tohiks te jätta nime ja kuupäeva nimetamata. Eriti kui inimene on väga hõivatud, ei pruugi ilma nimeta sõnumi saatja olla selge. Kuupäeva lisamine aitab lisada märkmele rohkem konteksti ja professionaalsust. Kui lehel on ruumi probleem, võite lihtsalt minna ametlikku teed ja kirjutada kuupäev stenogrammiga (nt 27.09.15).
13
Otsustage, kui oluline ja ametlik kiri on, ja edastage see vastavalt. Oleks rumal sulgeda kahelauseline tänukiri ümbrikusse ja esitada see ametlikult saajale. Teisest küljest võite olla kiirustav või isegi laisk, kui edastate ametliku kirja hooletult.
14
Postitage see kuhugi nähtavale kohale. Parim viis väiksema tänukirja andmiseks on panna see kuhugi, kuhu ta tavaliselt läheb. Isiklikult kellelegi tänukirja üleandmine on üleliigne, nii et adressaadil on parem seda näha, kui te pole läheduses. Näiteks kui tegemist on kaastöölisega, võite selle kohe tööle asudes tema kabiini külge kinnitada. Teine võimalus oleks kleepida see adressaadi ukse külge. Kuigi see ei ole ametialase märkme puhul tõenäoline, on hea mõte märkmega veidi diskreetselt käituda. Oletame, et igaüks võiks seda lugeda, eriti kui jätate selle tiheda liiklusega piirkonda, näiteks kontoriruumi. Kui teil on kahtlusi, on kõige parem sulgeda kiri ümbrikusse.
15
Sulgege oma kiri ümbrikusse. Erinevalt lihtsast märkusest, mis on mitteametlikum ja spontaansem, võib kirja andmine hõlmata teatud rituaalset ja ametlikku viisakust. Sulgege see julgelt ümbrikusse ja pange see nende postkasti või andke see isegi neile isiklikult kätte. Kui annate selle isiklikult, kinnitage see kindlasti naeratuse ja kindla käepigistusega.
16
Vajadusel lisage väike kingitus. Mõnel juhul võib olla asjakohane lisada rahatähele midagi odavat (>10 dollarit), et tänulikkust paremini väljendada. Tehke seda siiski ainult siis, kui see on asjakohane; sa ei taha jätta muljet, nagu prooviksid kellelegi altkäemaksu anda. Kui lisate kingituse, on kõige parem kiri ja kingitus isiklikult kohale toimetada.
17
Kui otsustate kirja isiklikult kätte toimetada, oodake sobiva ja vaikse ajani. Ei ole soovitatav kellelegi isiklikult lühikest kirja teha, kuid suurem kiri (eriti kingitusega tulles) võib olenevalt asjaoludest sobida. Kui otsustate, et kõige parem on see otse adressaadile anda, peaksite silmas pidama ümbritsevaid asjaolusid. Kui adressaat on tööga takerdunud, võivad teda häirida uued segajad. Oodata lõunapausi või päevatoimetuste tuulevaikust on hea aeg see üle anda.
18
Olge kirja edastamisel viisakas ja lahke. Annaksite väga segaseid sõnumeid, kui te isiklikult ei väljendaks samasugust tänu, mida oma kirjas kirjutasite. See kehtib eriti siis, kui olete kirja kirjutanud puhtalt professionaalse žestina. Kui ja kui te kirja edastate, peate veenduma, et teie isiklik käitumine on kooskõlas kirja tähendusega. Olge enesekindel ja pidage meeles, et naeratage. Kui tunnete ärevust, pidage meeles tõsiasja, et väga vähesed inimesed on tundnud midagi muud peale tänu ja rahulolu selle eest, et teid millegi eest tänatakse!