Professionaalse ettepaneku kirjutamine ei pea olema keeruline, kui peate silmas mitmeid olulisi kaalutlusi. Esiteks hoidke vastu soovist kirjutada, et muljet avaldada, kasutades näiteks väljamõeldud keelt või tehnilist kõnepruuki. Selle asemel kasutage lihtsat keelt, mis selgitab selgelt, mida teie lugejad soovivad ja peavad teie ettepaneku kohta teadma. Teiseks kontrollige kindlasti üksikasju, näiteks veenduge, et teie ettepanekus pole kirjavigu ega vigu. Kolmandaks pidage meeles, et professionaalse ettepaneku kirjutamise eesmärk on veenda oma lugejaid teile tööd andma, seega järgige kindlasti nende juhiseid nende ettepanekute taotluses (RFP) ja veenke neid, et teie ja teie ettevõte pakute täpselt seda, mida nad vajavad.
Alustage oma ettepaneku kirjutamist, märkides ära, mida teie lugejad teie ettepanekus ootavad. Proovige vaadata ettepanekut nende vaatenurgast, kuna proovite neile oma ideid müüa. Kuidas te nende vajadusi rahuldate? Milliseid eeliseid saavad nad, kui valivad mõne teise ettevõtte asemel teie ettevõtte tööle? Millist tööd olete varem teinud, mis muudab teid ja teie ideid selle pakkumise jaoks täpselt sobivaks?
Kui olete sellistele küsimustele vastanud, tehke rohkem märkmeid, et teil oleks ligikaudne, kuid samas selge pilt sellest, mida lisate pakkumistaotlusse või muud tüüpi ettepanekusse, näiteks teie algatatud ettepanekusse. Järgmisena korraldage ja laiendage oma professionaalsesse ettepanekusse lisatavat teavet. Kui kasutate ettepaneku malli, otsustage, kuidas oma sisu kõige paremini selle struktuuri korraldada. Vastasel juhul võite soovida vaadata näidisettepanekuid äriraamatutest või veebiotsingutest, et anda aimu, kuidas oma ettepanekuteavet veenvalt esitada.
Teie professionaalse ettepaneku kujundus ja paigutus peaksid sobima teie tööstusharu ja ettevõttega. Kaaneleht peaks sisaldama teie nime ja kontaktteavet ning huvitavat graafikat, mis teie lugejaid teie idee vastu huvitab. Tavaliselt peaks kaanele järgnema üheleheküljeline kokkuvõte, mis kirjeldab projekti eesmärke ja tulemusi. Paljud professionaalsed ettepanekute kirjutajad soovitavad kirjutada kokkuvõte viimasena, et saaksite oma ettepaneku veenvalt ja täpselt kokku võtta.
Kirjalike ettepanekute visuaalne lisamine on tänapäeva ärimaailmas kohustuslik. Hoidke need siiski teie ametialase ettepaneku jaoks asjakohased ja veenduge, et need edendaksid seda, mitte ei vähendaks seda. Graafika toetamine võib suurendada teie teksti veenvust ja hoida selle huvitavana. Kaaluge kasulike graafikute ja diagrammide lisamist asjakohase statistilise teabega. Teie ettevõtte nimi, logo, tunnuslause ja kontaktteave peaksid teie ettepanekus professionaalselt ilmuma.
Professionaalsed kirjanikud mõistavad, kuidas kirjutada, et vastata küsimustele, mida nad ootavad oma lugejatel. Lugege läbi oma ettepaneku esimene mustand ja veenduge, et oleksite vastanud kõikidele küsimustele, mida teie vaatajaskonnal oodata võite. Mõelge oma hinnapakkumine läbi ja muutke see konkurentsivõimeliseks, kuid ärge langege töö saamiseks liiga madalale, sest see ei tööta teie eesmärgi vastu. Professionaalse ettepaneku jaoks on hea lehekülje sihtmärk kümme lehekülge, kuigi mõne ettepaneku pikkus on 15 lehekülge või rohkem. Ettepanekud peaksid olema üksikasjalikud ja põhjalikud, kuid kui need on ka sisutihedad, võivad need lugejat köita.