Pressiteade on mõeldud teabe edastamiseks eelseisva või käimasoleva sündmuse kohta või muul viisil meediale avalduse tegemiseks. Pressiteate kirjutamisel pidage meeles, et paljud meediaallikad saavad iga päev suurel hulgal pressiteateid, mistõttu on oluline, et teave oleks sisutihe, huvitav ja täpne. Pressiteade on konks ja hästi kirjutatud faktiteade loob positiivset reklaami. Pressiteadet kirjutades on hea mõte mõelda end reporteri mõtetesse, jälgides, et asjakohane teave oleks selgelt välja toodud, mitte ülemäära reklaamitavalt.
Pressiteate üldised vormindamise reeglid hõlmavad selgelt loetava ja puhta fondi (nt Times New Roman või Arial) kasutamist, sobiva suuruse määramist ja kahekordset vahekaugust. “PRESSITEADE” tuleks asetada keskele ja kirjutada paksus kirjas dokumendi ülaosas, nii et juhuslik pilk aitaks suhtluse olemuse paljastada. Pressiteade tuleks alati välja saata ettevõtte kirjaplangil, mille kontaktteave on loetletud ülaosas ja all. Kui ettevõtte kirjaplanki pole saadaval, tuleks lisada ettevõtte logo, et dokument oleks selgelt ametlik suhtlus. Pressiteateid tuleks alati kontrollida õigekirja- ja grammatikavigade suhtes, et need jätaksid adressaadile positiivse mulje.
Pressiteates esitatakse teabetükid hõlpsasti juurdepääsetavalt. Pressiteade peaks algama lühikese päisega, sarnaselt ajalehe pealkirjaga. Päis on võimalus haarata ajakirjanik ja äratada temas huvi ülejäänud sisu vastu. Hoidke see lühike, informatiivne ja huvitav. “Kohtuge kuulsa autori Howard Zinniga 16. detsembri kokteilivastuvõtul” pole hea pealkiri, sest see on liiga sõnakas; “Oled kutsutud vastuvõtule koos Howard Zinniga” on parem.
Päisele järgnev esimene lõik peaks üksikasjalikult kirjeldama pressiteate kiiret teavet, kes, mida, kus, millal, miks ja kuidas. Pressiteate see osa on meie näites sobiv osa, et täpsustada, et üritus on teisipäeval kell 7 Hooveri raamatukogus toimuv kokteilivastuvõtt. Tõstke lugejas huvi üles, et tal oleks rohkem huvi, sisaldub teises lõigus. Meie näites võib teine lõik üksikasjalikult kirjeldada Howard Zinni volitusi, vastuvõtu põhjust ja muid üksikasju, mis aruannet täpsustavad. Lõpuks lõpetage lühike lõik, mis lõpetab väljaande ja kordab asjakohast teavet.
SmartAsset.