Kui personalispetsialistid koguvad töökoha jaoks CV-d, eeldavad nad üldiselt, et nende CV-dega on kaasas kaaskirjad. Kaaskiri annab teile – tööle kandideerijale – võimaluse end tutvustada ja lühidalt selgitada, miks arvate, et teie CV sobib saadaolevale ametikohale hästi. Kuna suurem osa teie kogemustest ja haridusest on teie CV-s kirjas, saate kaaskirja abil selgitada, miks soovite konkreetses ettevõttes töötada või mis eristab teid teistest kandidaatidest. Kirjutage personalile kaaskiri, mis on isiklik, asjakohane, professionaalne ja ilma grammatika- ega kirjavigadeta.
1
Määrake kirja eesmärk. Enne kirja kallale asumist mõelge läbi, mida soovite selle kirjutamisega saavutada. Personaliosakonna kaaskiri lisatakse töökohale kandideerimisel enamasti teie CV-le või CV-le. On juhtumeid, kui võite kirjutada ettevõttele, et väljendada oma huvi seal töötamise vastu, isegi kui te ei kandideeri konkreetsele väljakuulutatud ametikohale. Tehke oma motivatsioon selgeks. Kui kandideerite konkreetsele ametikohale, peab teie kiri olema täpselt keskendunud, et selgitada oma sobivust sellele töökohale. Kui kirjutate üldisemat tutvustavat kirja, siis tõstate esile oma oskuste laiemat valikut ja nende potentsiaalset rakendust .Mõlemal juhul peaksite alati keskenduma selgitamisele, mida saate ettevõtte heaks teha, mitte sellele, mida nemad saavad teie heaks teha, ning peaksite olema lühike ja täpne.
2
Mõtle, kellele sa kirjutad. Kaaskirja koostades mõelge, kellele te täpselt kirjutate. Kui kandideerite mõnele ametikohale, võib personaliosakond olla esimene, kes seda loeb, enne kui see edastatakse vastavale juhile, kellel on vaba töökoht. Inimestel, kes töötavad personaliosakonnas ja värbamises, on tõenäoliselt kaaskirjadega palju kogemusi, seega on oluline, et jätaksite alguses hea mulje. Kui teil pole kellegi personalitöötaja nime, kellele kiri saata , uurige veebis, et leida personalijuhi nimi. Näiliselt väikesed asjad, nagu kaaskirja adresseerimine tegelikule inimesele, võivad aidata luua hea mulje. Kui te nime ei leia, võite isegi helistada kontorisse ja küsige, kes on õige isik, kellele kirja adresseerida. Kui nimest jääb selgusetuks, kas adressaat on mees või naine, kasutage kirja kirjutamisel täisnime, näiteks kirjutage “Kallis Chris Sharpe”. Tüdrukute puhul võib kasutada ka selliseid nimesid nagu Dylan ja Ryan, nii et uurige ettevõtte veebisaidil, et proovida kindlaks teha sugu ja vältida võimalikku piinlikkust.
3
Tutvu töökirjelduse ja kuulutusega. Kui kirjutate kaaskirja konkreetsele ametikohale, on väga oluline, et kohandaksite oma kirja täpselt sellele tööle. Vaadake tähelepanelikult töökirjeldust ja kuulutust ning joonistage välja kõik võtmesõnad, ülesanded ja kohustused. Kaaskirja tuleks kasutada selleks, et selgitada ladusalt, kuidas täidate töökoha nõudeid ning milliseid oskusi ja kogemusi te kaasa võtate. Tehke töökuulutuses toodud nõuete kohta märkmed ja seadke need tähtsuse järjekorda vastavalt sellele, millised on olulised, soovitav ja täiendav.
4
Kirjutage kirja plaan. Kui olete kindlaks teinud, mida peate kirjas käsitlema, koostage plaan, kuidas seda teha. Proovige koostada lühikesed lõigud iga põhipunkti kohta, mida soovite käsitleda. Pidage meeles, et oluline on olla võimalikult selge ja lühike. Proovige oma kaaskiri jagada lõikudeks. Saate kirja üles ehitada järgmiselt: Avamine: selgitage lühidalt, miks kirjutate. Näiteks “Kirjutan kandideerimisavalduses…”Teine lõik: selgitage, miks te sobite tööle, viidates oma akadeemilisele ja kutsekvalifikatsioonile ning ametijuhendis või isikukirjelduses loetletud oskustele. Kolmas lõik : kirjeldage, mida tooksite ettevõttesse ja oma laiemaid karjäärieesmärke. Neljas lõik: korrake, miks soovite seda tööd, ja tehke kokkuvõte, miks oleksite sobiv kohtumine. Öelge lühidalt, et soovite, et teid vestlusel kaalutaks. Logige välja oma nime ja allkirjaga.
5
Kasutage sobivat vormingut. Oluline on end professionaalselt esitleda ja see tähendab kirja õige vormingu kasutamist. Teie kiri peaks sisaldama kuupäeva ning enda ja personaliosakonna nime ja aadressi, kellele kiri saadetakse. Kasutage näiteid tagamaks, et teie kiri vastab nõutavatele vormindamisstandarditele.Märkige oma nimi ja aadress lehe ülaossa vasakusse serva.Jäta kaks rida ja sisesta kuupäev. Täpsustage kuu ning kasutage päeva ja aasta jaoks numbreid. Jätke veel kaks rida ja tippige inimressursside väljale selle inimese nimi, kellele kiri on adresseeritud. Kui teil pole kontaktisiku nime, kasutage üldist ametinimetust või osakonda, näiteks “Personalressursid” või “Hiring Manager”. Tippige aadress nime alla. Jätke kaks rida ja tippige seejärel tervitus. Näiteks tippige “Lugupeetud härra Smith”. Jätke üks rida pärast tervitust ja seejärel alustage kirja sisu.
6
Kirjutage hea algusrida. Oluline on alustada selge ja täpse alguslausega. Tahad, et lugeja teaks kohe kirja eesmärgi. Viidake kirja alguses konkreetsele ametikohale, mida soovite arvesse võtta. Võite oma kirja alustada sõnadega “Kirjutan, et mind kaalutaks jaemüügiassistendi ametikohale.” Vajadusel nimetage teid suunanud isik. Kasutage nime, mille personaliosakond ära tunneb. Öelge näiteks “Mary Smith palgaarvestuses soovitas mul kandideerida teie organisatsiooni ametniku ametikohale.”
7
Pidage kinni oma plaanist. Kui hakkate kaaskirja sisu kirjutama, proovige täpselt kinni pidada tehtud plaanist ja püüdke end lühidalt selgitada. Täpsustage, kuidas teie oskused, kvalifikatsioonid ja kogemused väljenduvad otseselt kandideeritavas rollis, ning märgistage kindlasti töökuulutuses sisalduvad võtmesõnad ja nõuded. Proovige selgitada oma oskusi ja anda lühike kokkuvõte oma karjäärist. Näiteks kui töökuulutuses öeldakse, et nad otsivad kedagi, kellel on head suhtlemisoskused, võite öelda: “Mul on klienditeenindaja töökogemuse kaudu arenenud suurepärased suhtlemisoskused. assistent”, enne kui laiendate lühidalt näitega olukorrast, kus te neid oskusi demonstreerisite. Kui suudate nelja lõigu struktuurist kinni pidada, kirjutate tingimata kokkuvõtliku kaaskirja, mille personalitöötaja tegelikult lõpuni loeb.
8
Mainige konkreetseid asjakohaseid saavutusi. Personalitöötaja loeb teie kirja kiiresti läbi, seega on oluline, et esitaksite selged näited ametikoha jaoks olulistest saavutustest ja saavutustest. Need aitavad teil teistest kandidaatidest eristuda ja värbajat meeles pidada. Kaaluge kirja vormingu jagamiseks täppide kasutamist. Lühike loend muudab kirja lugemise lihtsamaks, kuid kui kirjutate täpses proosas, näitate head kirjutamis- ja suhtlemisoskust. Alustage oma kõige muljetavaldavamatest saavutustest, et saavutada tugev esmamulje. Tasakaal on entusiastlik, professionaalne ja enesekindel.
9
Lõpetage kiri tänuavaldusega. Oluline on lõpetada positiivse noodiga, tänades ettevõtet kirja lugemise või teiega ametikoha valimise eest. Näiteks võib teie viimane rida öelda “Täname, et kaalusite minu taotlust. Ootan teiega varsti vastust.” Märkige, kuidas lugeja saab teiega ühendust võtta, viidates kirja algusesse lisatud aadressile või oma CV kontaktandmetele. Allkirjastage kiri oma täisnimega. Kasutage enne oma nime allkirjastamist lõpumärki, näiteks “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”. Veenduge, et teie täisnimi oleks kirjutatud käsitsi kirjutatud allkirja alla.
10
Hoidke vormindamine lihtne. Pidage meeles, et see on ametlik kiri ja see peaks kajastuma nii vormingus kui ka kasutatavas keeles. Pidage kinni lihtsast vormingust 1-tolliste veeristega ning formaalse ja loetava mustvalge kirjatüübiga, nagu Times New Roman või Arial. Printige see kindlasti puhtale valgele paberile, mis on karge. Kui saadate selle meili teel, hooldage Selle formaalsuse täitmiseks lisage oma meilile selge “teema” rida ja pöörduge adressaadi poole nagu kirjas. Kui saadate ametlikku meili, veenduge, et teil oleks sobiv e-posti aadress. Saatke see kontolt, millel on lihtne e-posti aadress teie nime või initsiaalidega ja kindlasti mitte midagi sellist nagu sexxxybeast99@yahoo.com.
11
Lugege oma kiri läbi. On väga oluline, et võtaksite aega kirja läbimiseks ja selle põhjalikuks korrektuuriks enne selle saatmist. Kui saadad kirja õigekirja- ja grammatikavigade, kirja- või muude vigadega, jätad endast ja oma professionaalsusest kohe halva mulje. Kiri on osa rakendusest ja näitab teie suhtlemisoskust ja tähelepanu detailidele.Ärge lootke ainult oma elektroonilisele õigekirjakontrollile.Lugege oma kaaskiri ette. Teie kõrvad võivad märgata midagi, millest teie silmad märkamata jäid. Jätke see mõneks ajaks ja tulge siis värskete silmadega selle juurde tagasi.