Personalijuhend on dokument, mis kirjeldab üksikasjalikult organisatsiooni põhimõtteid töötajate juhtimise ning juhtide ja töötajate vaheliste suhete kohta. Töötaja käsiraamatu või juhtkonna kasutatava sisedokumendi vormis on selle eesmärk kirjeldada töökoha tavasid, töölevõtmise ja lõpetamise protseduure ning muud asjakohast teavet. Kuna need juhendid on organisatsiooni töökohapoliitikast teavitamiseks hädavajalikud ja kuna neile viidatakse sageli kohtumenetluses, peavad need olema põhjalikud ja täpsed. Need sammud õpetavad teile informatiivse ja kõikehõlmava personalikäsiraamatu koostamise põhitõdesid.
1
Määrake oma käsiraamatu sihtrühm. Kui kirjutate töötaja käsiraamatut, keskenduge rohkem igapäevastele töötoimingutele ja töötajate üldistele poliitikatele. Kui kirjutate dokumenti juhtkonnale või üldpoliitika avaldust, püüdke olla põhjalikum ja täpsem kui abivalmis.
2
Vaadake üle kõik organisatsiooni poliitikad. See hõlmab töölevõtmise, töölepingu lõpetamise, hüvitiste, edutamiste, riietumisstiili, kaebuste esitamise korra, haiguspäevade, puhkuste jms eeskirju.
3
Alustuseks jagage dokument mitmesse poliitikakategooriasse, näiteks “käitumine töökohal”, “lõpetamine”, “seksuaalne ahistamine” jne.
4
Kirjutage iga kategooria jaoks organisatsioonipoliitika. Esitage oma organisatsiooni seisukoht antud teema kohta, juhtkonna ja töötajate õiged protseduurid igas olukorras ning põhjused.
5
Lisage jaotis, milles kirjeldatakse olulisi protseduure. See hõlmab kaebuste või kaebuste käsitlemise protseduure, konkreetsete meetodite väljatoomist, mida töötajad peaksid kasutama töökoha või juhtkonna probleemide väljendamiseks jne.
6
Lisage jaotis, mis kirjeldab üksikasjalikult eeskirju erandlike asjaolude jaoks. Näideteks on hädaolukorrad töökohal, perekondlikud surmad jne.
7
Lisage oma käsiraamatule sissejuhatus pärast seda, kui olete kõik oma poliitikad juba koostanud. Kirjeldage oma organisatsiooni lähenemisviisi inimressurssidele üldiselt ja seda, kuidas juhendis sisalduvad poliitikad vastavad sellele filosoofiale.
8
Näidake oma käsiraamatu mustandit kõigile organisatsiooni õigusnõustajatele ja sidusrühmadele. Küsige nõu, parandusi ja täiendusi.
9
Muutke mustandit, avaldage valmis, kuupäevaga versioon ja levitage.
10
Uute asjaolude ilmnemisel ja uute probleemidega silmitsi seistes jätkake oma käsiraamatu kohandamist.