See artikkel selgitab samme, mis on vajalikud organisatsiooni, äriüksuse või rajatise tõhusa perioodilise aruande koostamiseks. See meetod on üldine ja seda saab rakendada peaaegu kõikjal ning see avaldab kindlasti muljet, teavitab ja mõjutab.
1
Koguge aruande koostamiseks vajalikku teavet ja andmeid. Teave või andmed võivad hõlmata (kuid mitte ainult) tulemuslikkust, hetkeseisu, perioodi jooksul esinenud väljakutseid, ette võetud (ja tegemata) tegevusi.
2
Alustage kokkuvõtva avalduse või lõiguga, mis ei ületa 4 rida. Kokkuvõte peaks algama laiaulatusliku avaldusega selle kohta, kuidas rajatis/organisatsioon/üksus sellel perioodil toimis, ja märkida, kas see on normaalne, erandlik, alla nominaali jne. Järgmiseks, kui esines ületamatuid väljakutseid, väljendage neid võimalikult väheste sõnadega ja viidake teisele. aruande osa, kus väljakutseid on üksikasjalikult selgitatud. See osa peab olema lühike ja seepärast peaks see hõlmama maksimaalselt kahte lahendamata väljakutset või veel parem ühte.
3
Järgige kokkuvõtet tulemuslikkuse faktilise esitusega. Võrrelge saavutatud arve eesmärkidega, kui need on saadaval, alustades olulisuse järjekorras kõige olulisemast tulemuslikkuse eesmärgist. Kasutage kokkuvõtlikke ja koguandmeid ning piirake seda jaotist ühe leheküljega, kuid plaanige lisada üksikasjalik teave lisadesse. Kasutage tabeleid, diagramme jne, et illustreerida ja lisada ühe lause selgitused nii positiivse kui ka negatiivse esituse kohta. Kui sooritus on olemuselt kvalitatiivne, mitte kvantitatiivne, kirjutage need üles järgmises temaatilises järjekorras: eesmärk – tegevus – saavutatud tulemused. Pärast tulemuslikkuse esiletõstmist arutlege tulemuslikkuseni viinud tegurite üle, nii positiivsete kui ka negatiivsete, eelistatavalt nummerdatud/täpploenditega.
4
Jäädvustage peamiste ressursside praegune olek. Need on eesmärgid, mis võimaldavad teil saavutada oma eesmärke, mis võivad hõlmata personali, masinaid, rajatisi, energiaressursse, eelarvet, sularaha jne. Kui teil on perioodil probleeme, mis mõnega neist kokku puutusite, mainige isikut/bürood edastas väljakutse ja milliseid meetmeid on võetud või oodatakse (kaasake suhtluse kuupäevad ja muud asjakohased üksikasjad). Lisaks kaasake riskid, mis on seotud lahendamata väljakutsetega, prognoosides samal ajal ka tulevast mõju. Tavaliselt tulevad selle jaotise korrastamiseks kasuks tabelid.
5
Jäädvustage perioodi jooksul tehtud tegevusi. Kaasake tegevused, mida kavatseti ette võtta, kuid mida mingil põhjusel ei tehtud (mis tuleb samuti välja tuua). Oma olemuselt pikaajaliste tegevuste puhul, mis võivad tulemuslikkust mõjutada, lisage praegune olek ja järgmine oodatav toiming ning kaasatud isik/huvirühm.
6
Valmistage ette lisade osa. See peaks koosnema andmetest, mida saab kasutada aruandes kokku võetud andmete põhjendamiseks.
7
Kontrollige aruannet täpsuse ja grammatika osas. Kui võimalik, laske kellelgi end selles viimases olulises etapis aidata. Kontrollige, kas faktid on täpsed ja lihtsas keeles edastatud parimal võimalikul viisil. Kontrollige ka grammatika- ja õigekirjavigu ning vajadusel parandage.
8
Esitage aruanne ja järgige tegevusi.