Vastupidiselt arvamusele, et tegemist on mitteametliku hüvastijätukirjaga, nõuab pensionile jäämise kiri tähelepanu detailidele ja professionaalset tooni. Selle kirja peamine eesmärk on teavitada tööandjat teie pensionile jäämisest, tänada ja tunnustada kaastöötajaid ning näidata teie valmisolekut aidata ettevõtet tulevikus oma võimaluste piires.
1
Arutage oma pensioniplaani HR-iga. Korraldage kohtumine personaliosakonna (HR) osakonna esindajaga, et arutada oma pensioniplaani üksikasju. Kui teete seda enne kirja kirjutamist, saate aimu, kuidas oma kirja kujundada. Kui kohtute personaliga, võtke kõik küsimused kaasa ja tehke koosoleku ajal märkmeid. Märkige üles olulised üksikasjad ja üksikasjad, mis teie arvates võivad teie kirjaga seotud olla. Isik, kellega kohtute, võib teie kirja kohta anda mõned näpunäited, mis kehtivad konkreetselt teie ettevõtte kohta.
2
Mõelge oma töö positiivsetele külgedele. Pidage meeles, et te ei ole lahkunud, vaid lähete pensionile. Olete teenindanud oma organisatsiooni pühendunult ja olete nõtkelt pensionile jäänud. Seetõttu peaks teie kiri kujutama seda hetke positiivses valguses. Te ei pea iga kaastöötajat eraldi kiitma, kuid andke endast parim, et vältida kaebuste mainimist, kui mõtlete, mida oma kirja panna. Koostage nimekiri asjadest, mis teile ettevõtte juures meeldivad, ja ka saavutustest, mille olete selle jooksul saavutanud. selle tööandja juures töötamise aeg ja muud teie karjääri tipphetked.
3
Mõistke, et peate kasutama ametlikku tooni. Võib-olla tunnete end ettevõttest lahkumise pärast veidi kurvana või isegi meenutate. Siiski on oluline meeles pidada, et peaksite oma emotsioone sellest kirjast eemal hoidma; salvestage see isiklike kirjade või meilide jaoks, mida oma töökaaslastele saadate. Hoidke oma toon ametlikult, sest see kiri on osa teie pensionile jäämise dokumendist. Seetõttu vältige oma tunnetele viitamist, nalja tegemist või sarkasmi kasutamist.
4
Koostage plaan kõigi maha jäetud projektide jaoks, et saaksite neile oma kirjas viidata. Teie pensionile jäämine tähendab, et ettevõte kaotab töötaja ja vajab teie ametikoha täitmiseks asendajat. Oma kirjas peaksite esitama mõned juhised kõigi alustatud käimasolevate ülesannete või projektide kohta ning seda, mida tuleb teha nende täielikuks lõpetamiseks, kui te seda ei tee. Koostage iga üksiku projekti jaoks plaan ja viidake igale oma kirjas. Iga plaan peaks sisaldama üksikasju selle kohta, kuidas asendamine saab hõlpsasti jätkata sealt, kus pooleli jäite, muutes ettevõttest lahkumise palju sujuvamaks.
5
Looge oma tervitus. Annate oma ametliku pensionikirja oma ülemusele. Seetõttu peate kirja ametlikult adresseerima, isegi kui olete koos selle inimesega, kelle heaks töötate, eesnime alusel. Kasutage kirja adresseerimisel härra, proua või proua. Saate valida, kas kasutada ülemuse täisnime või ainult tema perekonnanime. Kui kasutaksite oma ülemuse täisnime, kirjutaksite: “Kallis härra Cody Shier. Kui kasutaksite ainult perekonnanime, kirjutaksite: “Kallis härra Shier”. Te ei kirjutaks “Kallis härra Cody”.
6
Adresseerige kiri kindlasti inimesele, kellele selle edastate. Nagu eelmises etapis mainitud, adresseerite oma kirja ülemusele. Seetõttu ei peaks te kirja adresseerima selliste fraasidega nagu “Kes iganes see puudutab” saaja nimi õigesti.
7
Jagage oma kiri kolmeks lõiguks. Teie pensionikirja saab jagada kolmeks lõiguks, et anda kirja struktuur ja selgus. Kõigis nendes kolmes lõigus arutlete erineval või erineval teemal. Iga lõiku kirjeldatakse üksikasjalikult järgmistes etappides.
8
Arutage oma pensionile jäämise kavatsust oma esimeses lõigus. Teie esimest lõiku tuleks kasutada pensionile jäämise kavatsuse arutamiseks, sealhulgas sellised üksikasjad nagu teie organisatsiooni nimi, teie määramine ja teie kavandatud viimane päev teie ettevõttes. Kontrollige neid üksikasju alati üle, kuna seda teavet kasutavad teised osakonnad dokumenteerimise eesmärgil. Esimene lõik sisaldaks näiteks järgmist teavet: “Soovin kasutada võimalust ja teavitada Cool Companyt oma kavatsetavast pensionile jäämisest. Lähen pensionile alates 18. septembril 2014 ekspert kommimaitsja ametikohale.â€
9
Arutage oma ettevõttes veedetud aega oma teises lõigus. Teie teine lõik peaks sisaldama teavet teie organisatsioonis veedetud aja kohta. See on siis, kui tõstate esile rikastavad võimalused, mis teil on olnud, inimesed, kes teile muljet avaldasid või teid inspireerisid, ja üldist (positiivset) tunnet, mis teil ettevõtte vastu on. Näide: “Olen Cool Companys olnud peaaegu 11 aastat aastate jooksul, mille jooksul olen saanud palju rikastavaid ja rahuldust pakkuvaid kogemusi. Tahaksin tänada kõiki inimesi (siinkohal soovitakse selliseid inimesi nagu juhtkonnas, kolleegides ja alluvates) toetuse ja abi eest. Tunnen end tõeliselt austatuna olla saanud teenida nende kõrval, kui me töötasime selle nimel, et maailmale maiustusi pakkuda.â€
10
Mainige oma kolmandas lõigus oma soovi muuta ettevõttest väljumine võimalikult sujuvaks. Teie kolmas ja viimane lõik peaks väljendama teie soovi muuta see üleminek ettevõttele ja teie kohale asuvale inimesele võimalikult sujuvaks. Mainige oma kavatsust pakkuda abi teie asendamisel. Samuti võite mainida, kuidas kavatsete oma pensionipäevi veeta ja et aitaksite ettevõtet igal võimalikul viisil. Näide: “Ma tean, et minu lahkumine häirib mitut projekti, kuid mul on juba plaanid valmis. minu asendaja puhul kirjeldatakse üksikasjalikult iga ülesannete täitmiseks vajalikku sammu. Olen samuti valmis abistama asendamist igal võimalikul viisil. Pensionile jäämise ajal sõidan oma paadiga ümber maailma, kuid Juurdepääs mitmel viisil, mis on kirjeldatud selle kirja lõpus, juhuks, kui saan midagi teha, et seda imelist ettevõtet aidata.â€
11
Lõpeta positiivse noodiga. Teie kiri peaks lõppema hea noodiga, mis hõlmab teie parimate soovide edastamist organisatsioonile, kolleegidele ja teie asendajale. Võite lisada ka viimase tänu- ja tunnustussõna.Näide: “Suur aitäh imeliste mälestuste eest. Ootan huviga selle suurejoonelise ettevõtte õnnestumisi ja saadan parimad soovid oma kallitele kolleegidele ja pr. Matilda Mathers, kes minu ametikoha üle võtab. On olnud au siin Cool Companys töötada.
12
Lõpetage oma kiri. Kui olete lõigud lõpetanud, kirjutage alla lõpumärkusega, näiteks “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”. “Lugupidamisega” kirjutamist peetakse üldiselt kõige ametlikumaks allkirjastamisviisiks. Oma lõpumärkuse alla kirjutaksite kirjale. Allkirja alla kirjutage oma trükitud nimi ja ametikoht ettevõttes.
13
Esitage kontaktandmed. Sisestage kindlasti e-posti aadress, telefoninumber ja oma praegune aadress. Ettevõte võib pensionile jäämise dokumendi koostamisel nendele üksikasjadele viidata. Kontrollige üksikasju, et pole vigu. Vale telefoninumber või e-posti aadress võib põhjustada palju segadust.
14
Lugege oma kiri läbi. Kui olete kirja kirjutanud, vaadake see uuesti üle, et veenduda, et selles pole ebamugavaid lauseid ega grammatilisi vigu. Kaaluge mõnel sõbral, kes ettevõttes ei tööta, seda vaadata, et aidata teil märgata vigu, mille olete vahelejätnud.