Ühel hetkel peab enamik inimesi millegi jaoks palvekirja kirjutama. Olgu selleks heategevuslik panus, võimalus sooritamata jäänud eksam, kohtumine oma ala asjatundjaga või dokument, mida vajate kirjutatava aruande jaoks, nende kirjade kirjutamise stiil jääb samaks. Järgige neid juhiseid, et muuta oma taotluskiri professionaalsemaks ja veenvamaks.
1
Kasutage õiget vormingut. Kirja kirjutamine õiges ja professionaalses ärikirja vormingus on hea viis positiivse esmamulje jätmiseks. Vasakus ülanurgas peaksite esmalt lisama oma täieliku aadressi, teiseks kuupäeva ja kolmandaks aadressi täieliku aadressi. saatja. Kõigi nende vahel peaks olema tühik. Võite lisada ka teemarea adressaadi aadressi järele, kuid see on valikuline.
2
Alusta tervitusega. Alusta oma kirja põhiteksti korraliku, lugupidava tervitusega. Kui tead inimest, kellele kirjutad, võid kasutada tema eesnime, nt. “Kallis Tim.” Vastasel juhul peaksite kasutama isiku perekonnanime ja õiget ametinimetust (nt Dr., Hr., Ms. või Mrs.). Kui te ei tea selle inimese nime, kellele kirjutate, kasutage sellist tervitust nagu ” Lugupeetud härra või proua” või “Keda see puudutab”.
3
Kirjutage sissejuhatav lõik. Iga palvekirja esimeses lõigus peate end tutvustama ja selgelt, kuid lühidalt väljendama kirja eesmärki, nt. “Kirjutan lootuses, et kaalute panuse tegemist Bostoni kodaniku heategevusfondi. Kui olete oma kirja saajaga varem suhelnud, on sissejuhatav lõik samuti hea koht neile meelde tuletada ühendus või kontakt, kellega olete varem olnud. Näiteks: “Ma olen õpilane teie draama 101 klassis” või “Ma olen Bostoni kodanike heategevusfondi president, organisatsiooni, mille heaks olete heldelt annetanud viimased 10 aastat” või “Võtsin teiega eelmisel kuul ühendust, et rääkida võimalusest korraldada klassireis teie lõbustusparki.” Ühenduse loomine pole mitte ainult abisaajale kasulik, vaid võib ka tekitada teiega lähedust, mis võib suurendada tõenäosus, et teie taotlus rahuldatakse.
4
Kirjutage kehalõik. Teie põhilõik (või lõigud) peaksid pakkuma täiendavat konteksti ja teavet ning teie taotluse kohta täpsemaid üksikasju. See on teie võimalus täpsustada, mida täpselt taotlete, ja põhjendada, miks teie taotlus tuleks rahuldada. Olge põhjalik, kuid lühike. Peaksite selgelt selgitama, mida te taotlete ja miks see küsimus on kaalumist väärt, kuid teie lugeja ei taha teie elulugu lugeda. Olge oma taotluse osas otsekohene ja konkreetne. Vastuvõtjal ei tohiks jääda kahtlust, mida soovite. Näiteks: “Ma loodan, et kaalute oma helde panuse kordamist sel aastal” või “Tahaksin lugupidavalt paluda võimalust see artikkel uuesti esitada.” Olge viisakas ja kasutage lugejale sobivat tooni. Olge faktiline ja hoidke oma emotsioone kontrolli all. Kui peate mõne asjaga seoses oma tundeid arutama, väljendage neid pigem faktiliselt kui emotsionaalselt, nt. “Olin oma hinnet nähes väga pettunud”, mitte “Ma olen selle hinde pärast nii vihane!”
5
Kirjutage kokkuvõttev lõik. Lõplikus lõigus peaksite teavitama adressaati kõigist asjakohastest ajapiirangutest, millega silmitsi seisate, ja väljendama oma tänu, et ta teie taotlust arvesse võttis. Näiteks kui kirjutate, et küsida teavet või kohtuda kellegagi, mis peab toimuma enne teatud kuupäev, mis teile kasulik on, tehke see viisakalt järelduses selgeks. Isegi kui teie saaja lõpuks teie taotlust ei rahulda, on tänu väärt asjaolu, et ta on teie kirja läbi lugenud ja teie soove arvesse võtnud. .
6
Lisage sulgemine. Lõpuks vajab teie kiri sobivat ja viisakat lõpetamist. Heade valikute hulka kuuluvad “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega” või “Parimate soovidega”, millele järgneb teie nimi. Kui saadate füüsilise kirja, jätke lõpu ja sisestatud nime vahele neli rida tühja ruumi. Sellesse kohta kirjutage oma nimi pastakaga alla. Kui lisate oma kirjale materjale, peaks see teave tulema pärast sulgemist, nt. “Kambrid: 2.”
7
Rahuneda. Kui olete oma kirja esimese mustandi lõpetanud, pange see mõneks päevaks kõrvale, kui aega lubab. See annab teile selle juurde naastes teistsuguse vaatenurga.
8
Muutke ja kirjutage kiri ümber. Lugege kiri hoolikalt läbi, et veenduda, et teie kiri on selge, voolab hästi ja täidab 1. osas seatud eesmärgid. Tehke kõik vajalikud muudatused. Hea viis oma kirjutamise hindamiseks on kiri ette lugeda. See aitab teil märgata puuduvaid sõnu ja üldiselt mõista, kas keel sujub hästi ja tabab sobivat tooni.
9
Lugege läbi lõplik mustand. Pärast sisuliste muudatuste tegemist vaadake kirja veel korra, et tabada kirja- ja grammatikavigu, mis teil esimesel korral kahe silma vahele jäid. Selleks on hea lasta kellelgi teisel teie kirja lugeda. Palju lihtsam on oma vigadest mööda vaadata.
10
Saada oma kiri. Saatke oma kiri selle saajale. Kui saadate füüsilise kirja, lisage kindlasti kehtiv ja professionaalse välimusega tempel. Kirjutage ümbriku vasakusse ülaossa oma nimi, ametinimetus (kui on) ja tagastusaadress. Alumises keskel lisage adressaadi nimi ja aadress. Säilitage kindlasti koopia oma jaoks, kuni asi on lahendatud.
11
Tehke ajurünnak suurte ideede üle. Selge ja tõhusa kirja kirjutamiseks on ülioluline, et teil oleks selge arusaam oma eesmärkidest ja kirja eesmärgist. Hea viis veenduda, et teie mõtted nendel teemadel on selged, on hankida kolm tühja paberilehte ja silt. neile “miks ma seda kirja kirjutan”, “selle kirja eesmärk” ja “muud mõtted”. Üksikasjade pärast liigselt muretsemata võtke paar minutit ja kirjutage oma mõtted kirja kohta nendele kolmele paberilehele. Koostage loendid ja tehke ajurünnakuid, mis teil on selle olukorra kohta, mis on ajendanud teid kirja kirjutama, mida te loodate kirjaga saavutada, ja mis tahes muu olulise teabe kohta, mida teie arvates võib vaja minna.
12
Arvestage oma publikuga. Kirjas õige tooni seadmiseks on oluline mõista publikut, kellele kirjutate. Pärast esialgset ajurünnakut kirjutage teisele paberile, mida teate oma kirja saaja kohta. Näiteks milline on selle inimese positsioon ja kuidas ta saab aidata? Kas see isik teeb teie taotluse kohta lõpliku otsuse või otsustab, kas edastada teie taotlus kõrgemale asutusele või mitte? Samuti on hea võtta arvesse adressaadi teadmisi selle teema kohta, millest kirjutate. Kui teie lugeja ei ole kirjutatava teemaga hästi kursis, on vaja teist tüüpi kirjutamist (st kasutada lihtsamat keelt ja lisada rohkem taustteavet) kui siis, kui teie saaja on selles küsimuses juba asjatundja.
13
Tehke ülevaade. Lõpuks, enne kui hakkate kirja tegelikult koostama, looge ülevaade, et korraldada oma mõtted loogilisse ja sidusasse järjekorda. Mõelge peamistele punktidele, mida soovite teha, ja lisapunkte, mida nende punktide toetamiseks kasutate. Veenduge, et teie ideed on korraldatud viisil, mis on teie lugeja jaoks arusaadav.