Kui vastutate oma ettevõttesse uute töötajate palkamise eest, helistage kõigepealt valitud inimesele ja edastage talle suuliselt hea uudis. Seejärel saatke pakkumiskiri, milles kirjeldatakse ametikoha üksikasju, sealhulgas ametinimetus, alguskuupäev, hüvitis ja muud eelised. Loodetavasti allkirjastab saaja teie pakkumise aktsepteerimise kirja ja saadab selle teile tagasi. Sel hetkel saate alustada oma uue töötaja kasutuselevõtmist ja nende seadistamist oma ettevõtte edu saavutamiseks.
1
Otsige Internetist tasuta malle. On palju inimressursside ja tööpakkumiste saite, mis pakuvad tasuta tööpakkumise kirjade malle, mida saate oma kirja struktureerimiseks kasutada. Otsige lihtsalt “tasuta tööpakkumise kirja mall” ja hinnake saadaolevat. Kui kasutate malli, lugege see hoolikalt läbi ja kohandage seda vastavalt oma ettevõtte vajadustele ja pakutavale ametikohale. Kui mallis on midagi, mis ei kehti, saate selle lihtsalt välja võtta.
2
Kirjeldage pakkumise tingimusi juhuslike ettevõtete jaoks mõeldud punktidega. Tehnikaettevõtetes või müügi ja turundusega tegelevates ettevõtetes töötab see formaat kõige paremini. Kasutage paksus kirjas kategooriaid, nagu “hüvitis”, “hüvitised” ja “töökohustused”, seejärel lisage üksikasjad lühikeste lausefraasidena. Kasutage iga kategooria all mitme üksuse jaoks täppe.Kuigi selle stiili tulemuseks võib olla pikem täht, on sisu lihtne läbi lugeda ja adressaat leiab otsitava teabe kiiresti. Teie kirjutamisstiil võib olla isiklikum, kui see on teie ettevõtte kultuur. Kuid olge liiga tuttava keelega ettevaatlik, kui see ei peegelda seda, kuidas inimesed töökohal tavaliselt suhtlevad, võib see saata vale sõnumi.
3
Konservatiivsemate elukutsete puhul kirjutage ametlikus ärikirja vormingus. Kui kirjutate pakkumiskirja konservatiivsel erialal (nt õigusteadus, meditsiin või raamatupidamine), soovite tõenäoliselt oma pakkumiskirjas väljendada sama professionaalsuse taset. Selles vormingus edastate lõikudes pakutud positsiooni üksikasjad, kasutades täislauseid. See vorming on tavaliselt objektiivsem ja vähem isiklikum kui teised. Näiteks ei oleks selle vormingu puhul asjakohane öelda, et olete “põnevil” adressaadile seda kohta pakkuda. Pigem võiksite kasutada sellist sõna nagu “rahul”. Isegi kui te ei tegutse juristi ametis, kasutatakse selles vormingus rohkem seaduslikkust ja terminoloogiat kui teistes vormingutes.
4
Kui saadate pakkumise meili teel, kasutage tavalisemat tooni. Tehnikarohketes kontorites võite eelistada saata oma pakkumiskiri meili sisus. Üldjuhul nõuab meilisuhtlus vähem formaalset tooni, kui kasutaksite ärikirja, mis tuleb printida ja saata taotlejale paberkandjal. E-kirja puhul pole teil tavaliselt aadressiplokke ja muid formaalsusi, mida vajate. mida kasutaksite ärikirja jaoks. Meilil on tavaliselt ka isiklikum toon. Kui see on osa teie ettevõtte kultuurist, võite vabalt kasutada juhuslikke sõnu ja slängi. Kuid olge ettevaatlik liiga juhuslikult kirjutades, ei pruugi adressaat teie pakkumist tõsiselt võtta.
5
Lisage lühike meil, kui lisate täiskirja PDF-vormingus. Kui soovite olla veidi ametlikum kui lihtsalt oma pakkumisega meili saatmine, võiksite selle asemel lisada pakkumise kirja PDF-vormingus. Saate isegi kirja printida ja sellele alla kirjutada, seejärel skannida allkirjastatud kirja ja lisada meilile. Kui saadate sel viisil pakkumiskirja, kirjutage mõne lausega e-kiri, mis näitab, mida manus sisaldab. Võite meilile lisada põhiteavet töö kohta. Näiteks võite kirjutada: “Nagu me varem arutasime, pakub Pear Corp. teile 2. jaanuaril 2020 graafilise disaineri kohta. Sellele meilile on lisatud ametlik pakkumiskiri, mis sisaldab üksikasju teie hüvitiste ja hüvitiste paketi kohta.”
6
Alustage põhiteabega pakutava ametikoha kohta. Avage oma kiri, rääkides adressaadile pakutavast ametinimetusest ja positsiooni põhiülesannetest. Võite lisada ka osakonna nime, kus isik töötab, või tema juhendaja nime. Näiteks võite kirjutada: “Meil siin Pear Corp.-s on hea meel pakkuda teile jaanuarist alates graafilise disaineri kohta. 2, 2020. Töötate meie disainiosakonnas Paul Paisley käe all. Teie põhiülesanne on meie populaarsete mobiilirakenduste mängude jaoks uute ikoonide ja tegelaste loomine.”
7
Loetlege hüvitised tunnis, nädalas või kuus. Pärast põhiteabe esitamist pakutava ametikoha kohta andke inimesele teada, kui palju teie ettevõte neile nende töö eest maksab. Isegi kui neile makstakse aastapalka, vältige selle mainimist oma pakkumiskirjas iga-aastase summana, sest see võib tähendada, et kavatsete nad tööle võtta vähemalt üheks aastaks. Näiteks võite kirjutada: “Kirjena -tasemel graafiline disainer, teile makstakse 2000 dollari suurust palka nädalas.”
8
Täpsustage tervisekindlustust, boonuseid ja muid hüvesid. Oma kirja järgmises osas andke oma potentsiaalsele uuele töötajale teada, milliseid hüvesid teie ettevõte pakub, sealhulgas tervisekindlustust, hambaravikindlustust või pensioniplaane. Pakkumise kirjas ei pea te plaanide endi kohta üksikasjalikult rääkima. Siiski võite potentsiaalsele uuele töötajale teada anda, millal või kuidas nad saavad nende plaanide kohta lisateavet. Näiteks võite kirjutada: “Koos oma palgaga on teil juurdepääs 401 000 plaanile ning tasulisele tervishoiu- ja hambaraviteenustele. , ja tervisekindlustus. Nende eeliste saamiseks saate pärast 90-päevast koostööd meiega. Meil on ka kvartaalsed ergutusprogrammid, mis on seotud kasutajate reaktsioonide ja tagasisidega.”
9
Lisage kõik ettenägematud asjaolud või juriidilised nõuded. Tavaliselt ei saada te pakkumiskirja enne, kui kõik ettenägematud juhtumid, nagu uimastitest või taustakontroll, olid juba lõpetatud. Kui aga tulemused pole veel tagasi, peaksite oma potentsiaalsele uuele töötajale siiski teatama, et pakkumine sõltub heast tulemusest. Võite lisada neilt ka mis tahes vajaliku teabe, näiteks kui vajate litsentside või sertifikaatide tõendeid. Kui teie ettevõte asub piirkonnas, kus töötamist peetakse “soovi korral”, võite lisada sellekohase juriidilise avalduse. See avaldus takistab teie pakkumiskirja tõlgendamist õiguslikult siduva lepinguna.
10
Lisage kõik dokumendid, mis võivad teie potentsiaalsele uuele töölevõtmisel abiks olla. Lisaks kirjale endale võite soovida pakkuda oma potentsiaalsele uuele töötajale ka brošüüre, milles kirjeldatakse üksikasjalikult teie kindlustusplaane või muid töötajatele pakutavaid hüvesid. Samuti võib olla hea lisada töötajate käsiraamatuid või ettevõtte eeskirjade koopiaid. Olge ettevaatlik, kui lisate kirjale liiga palju dokumente, eriti kui te pole kindel, kas inimene võtab teie pakkumise vastu. Ärge lisage dokumente, mida te ei teeks üldsusele kättesaadavaks.
11
Andke saajale pakkumise vastuvõtmiseks tähtaeg. Tavaliselt sulgete oma pakkumise kirja, öeldes potentsiaalsele uuele töötajale, et kui ta soovib pakkumise vastu võtta, peaks ta kirja allkirjastama ja selle teile tagastama. Kuid te ei taha, et pakkumine jääks seal igavesti rippuma. Nädal või kaks on tavaliselt piisav aeg, et saaja saaks otsuse teha. Siiski võite anda neile vähem aega, kui teil on vaja koht kiiremas korras täita. Saate lühidalt selgitada lühikese töötlemisaja põhjust. Andke adressaadile teada, kellega ta saab ühendust võtta, kui tal on pakkumise kohta küsimusi (kas see on teie või keegi teine), ja esitage kontaktteave, näiteks telefoninumber ja e-posti aadress. aadress.
12
Laske advokaat enne mustandi saatmist üle vaadata. Kui te ei kavatse oma pakkumiskirja olla leping, soovite veenduda, et kirjas ei oleks ühtegi keelt, mida saaks nii tõlgendada. Advokaat võib aidata tuvastada teie kirjas probleemset keelekasutust. Kui teil on põhipakkumise kiri, saate seda kasutada oma mallina, mida tulevikus teiste palkamisel kasutada. Tavaliselt ei ole teil vaja advokaati, et vaadata üle iga palgatud kiri, vaid ainult teie kirjutatud alguskiri. Säästate aega ja raha, kui lasete advokaadil vaadata üle ka muud teie käsutuses olevad dokumendid, nagu töötaja käsiraamat või ettevõtte eeskirjad. .
13
Saatke hüvitiste dokumendid ja maksuvormid enne alguskuupäeva. Teie uus töötaja ei pea ootama oma esimese päevani, et määrata hüvitisi, valida 401K või täita tööjõumaksu vorme. Saate need oma uuele töötajale saata, et need oleksid juba enne töötaja alustamist valmis. Nii saab teie uus töötaja alustada tööd juba esimesel päeval, selle asemel, et istuda kontoris ja allkirjastada pabereid. Samuti võite anda lisateavet teie ettevõtte pakutavate hüvede ja muude hüvede kohta, nii et teie uuel töötajal on piisavalt aega enne alustamist need asjad läbi lugeda. See võib aidata vältida nende ülekoormatust kõigist dokumentidest, mida nad peaksid lugema.
14
Andke teavet ettevõtte reeglite ja poliitika kohta. Uuele töötajale töötaja käsiraamatu ja muu teabe saatmine ettevõtte reeglite ja eeskirjade kohta tagab, et nad on esimesel päeval nõuetega kooskõlas ja valmis tööle asuma. Samuti annab see neile aega enne alustamist kõik läbi lugeda, et nad saaksid vältida reegli rikkumist, millest nad ei teadnud. Näiteks kui teie ettevõttel on riietumisstiil, siis soovite, et teie uus töötaja oleks esimesel päeval korralikult riides . Kui nõuate, et töötajad riietuksid vabaajarõivastesse ja nad ilmuvad esimesel päeval teksade ja T-särgi seljas, on neil tõenäoliselt piinlik ja nad tunnevad end kohatuna. Kaasake nende dokumentidega kokkuvõtlik kiri, milles kirjeldatakse teie peamisi ootusi nende jaoks esimesel päeval.
15
Seadistage oma uuele tööle tööruum. Enne nende esimest päeva puhastage laud või kontoriruum ja hankige neile oma töö tegemiseks vajalikud seadmed. Kui nad töötavad arvutiga, seadistage nende sisselogimis- ja turbemandaadid, et nad saaksid teie arvutisüsteemile juurde pääseda. Kui mõni teine töötaja on varem seda ruumi kasutanud, tühjendage kõik, mille nad võisid maha jätta. Veenduge, et kõik vajalikud tarvikud teie uue palgalise laua juures oleksid kasutamata ning kõik seadmed on puhtad ja töökorras. Kui teistel töötajatel on töölaual või uksel nimesilt, pange see valmis ka oma uuele töötajale. See on eriti kasulik nende esimestel päevadel, kui töökaaslased alles õpivad neid tundma.
16
Tutvustage uut töötajat oma töökaaslastele esimesel päeval. Öelge oma uuele töötajale täpselt, kuhu esimesel päeval teatada, et nad ei läheks lihtsalt töökohal ringi. Tutvustage neid nende vahetule ülemusele ja kaastöötajatele, kes teevad nendega tihedat koostööd nende osakonnas. Võiksite kaaluda koosolekute korraldamist konverentsiruumis või fuajees oma uue töötaja esimese päeva hommikul. Pakkuge kohvi ja sõõrikuid või midagi sarnast ning andke teistele töötajatele võimalus kohtuda oma uue töötajaga vabamas õhkkonnas. Jäälõhkujad ja meeskonna loomise harjutused võivad samuti aidata teie uut töötajat töökohaga integreerida.
17
Vajadusel planeerige koosolekuid ja orienteerumisprogramme. Mõne elukutse puhul teab teie uus töötaja, mida nad peavad tegema, ja saab otse tööle asuda. Orienteerumisprogrammid on aga tavaliselt vajalikud tagamaks, et teie uus töötaja mõistab teie ettevõtte organisatsiooni ja töövoogu. Kohtumised teiste osakondade juhendajatega võivad aidata teie uuel töötajal mõista, kuidas erinevad osakonnad koostööd teevad. Uue töötaja läbimine varasema projekti kaudu võib neil aidata. mõista, kuidas teie ettevõte toimib. Näiteks kui teie ettevõte arendab mobiilirakendusi, võite tutvustada neile oma uusimat rakendust, et näidata, kuidas projekt kokku tuleb.