Võimalik, et teil on vaja soovituskirja töökoha leidmiseks või koolitaotluse osana. Üsna tavaline on, et teie soovitaja palub teil kiri ise kirjutada, kuna teate oma oskusi ja omadusi paremini kui nemad ning oskate end sõnadega hästi iseloomustada. Teil võib olla raskusi oma soovituskirja kirjutamisega, eriti kui te ei soovi endaga teistele kiidelda. Kirja kirjutamiseks alustage kirja kontuuriga ja kirjutage kiri kontuuri silmas pidades. Seejärel kontrollige ja lihvige kiri kindlasti nii, et soovitaja saaks selle allkirjastada.
1
Tehke kindlaks, millist tüüpi kirja te kirjutate. Soovituskirju on kahte erinevat tüüpi: väljaspetsiifiline soovituskiri ja märgisoovituskiri. Üldiselt on mõlemal tüübil sarnane struktuur. Kuid kirjutatava kirjatüübi määramine aitab teil paremini mõista kirja häält ja sisu. Valdkonnaspetsiifiline kiri kirjutatakse kellegi teie valdkonnas tegutseva inimese, näiteks teie juhi tööl või teie kooli õppejõu vaatenurgast. Kui kasutate töökohale kandideerimiseks soovituskirja, vajate tavaliselt välja spetsiifilist kirja. Märgikiri kirjutatakse kelleltki väljaspool teie valdkonda, toimides teie iseloomu tunnistusena. Seda tüüpi kirja kirjutab sageli praktikakoha juhendaja, vabatahtlik juhendaja või väljaspool teie valdkonda asuv professor. Paljud akadeemiliste programmide rakendused nõuavad kahte kuni kolme välja spetsiifilist tähte ja ühte märgitüüpi tähte.
2
Tehke nimekiri oma asjakohastest oskustest ja omadustest. Mõelge, millist tüüpi oskusi ja omadusi nõutakse ametijuhendis või ülikoolis heaks üliõpilaseks olemise osana. Tehke nimekiri oskustest ja atribuutidest, mis teil on ja mis on seotud ametikohaga. Keskenduge konkreetsetele oskustele ja omadustele, mis tunnete end asjakohasena ja tähtsana. Näiteks kui kandideerite mõnes mittetulundusühingus ametikohale, võite loetleda oskused ja omadused, nagu “hea multitegumtöötaja, võimeline olema klient vastamisi, enesekindel avalik esineja, hea suhtleja ja tugev kirjanik.â€Kui kandideerite kooli, võite loetleda oskused ja omadused, nagu “tähtaegadest kinnipidamine, kogukonna aktiivne liige, tugev kirjanik”. ja lugeja ja hea üliõpilane kõrge GPA-ga.â€
3
Määrake kaks kuni kolm saavutust, mis on positsiooniga seotud. Samuti peaksite keskenduma kahele kuni kolmele saavutusele, mis on seotud ametikohaga, millele te kirjaga kandideerite. See võib olla õpilase auhind, mille võitsite, või töösaavutus, mille üle olete uhke. Valige vähemalt üks saavutus, mis on seotud teie kogemusega soovitajaga. Nii saate arutada seda oma kirjas nende vaatenurgast ja kasutada seda oma kvalifikatsiooni tõendajana. Näiteks kui kirjutate kirja oma professori nimel, võite loetleda A+ klassi töö, mille kirjutasite nende klassis või projekt, mille te nende kursusel läbisite. Kui kirjutate kirja oma tööandja nimel, võite loetleda müügisihtmärgi, mille olete tabanud tema töötajana või võtmekliendina, kelle olete soovitaja ettevõtte jaoks saanud.
4
Mõelge välja stsenaarium või olukord, mis illustreerib teie tugevusi. Mõelge ühele stsenaariumile või olukorrale, mis illustreerib teie tugevaid külgi taotlejana. Veenduge, et stsenaarium hõlmaks kirja “kirjutajat”, näiteks teie professorit või töötajat. Seejärel saate seda stsenaariumi või olukorda kasutada oma taotleja kvalifikatsiooni näitena. Stsenaarium peaks olema lühike ja asjakohane. Peaksite suutma selle kokku võtta ühe kuni kahe lausega. Näiteks võite keskenduda stsenaariumile, kus ületasite ülesande puhul ootusi ja tulemuseks on kõrge hinde. Või võite valida olukorra, kus võitsite kliendile, tehes lepingu jaoks üksikasjalikku uurimistööd.
5
Alustage ametlikust pöördumisest. Soovituskirjad on ametlikud dokumendid ja peaksid algama ametliku aadressiga, näiteks “Lugupeetud härra/proua/proua [perekonnanimi].” Võimaluse korral tuleks kiri kirjutada organisatsioonilisele kirjaplangile. Soovitaja võib vajada et kiri välja printida ametlikule kirjaplangile, kui kiri on valmis.Enamik soovituskirju ei ole pikemad kui üks lehekülg ning üks lõik on alguses, kaks põhilõike ja lühike lõpulõik.Kirja lõigud peaksid olema olema 11- või 12-punktilise kirjaga.
6
Märkige soovitaja suhe teiega. Alustuseks öelge kirja eesmärk ja kuidas soovitaja teid tunneb. Soovitaja suhte esiletoomine teiega asetab kirja konteksti ja näitab lugejale, et soovitaja räägib teadmiste ja kogemuste kohast. Näiteks võite alustada sõnadega “Mul on hea meel soovitada [Teie nimi] Ma olen teadnud [Teie nime] peaaegu kolm aastat, selle aja jooksul oli ta minu bakalaureuseõppe üliõpilane ja ka minu õpetajaassistent juhtival sotsiaalsete muutuste kursusel. Või kui kirjutate Töötaotluse kiri, võite alustada sõnadega: “Mul on täielik rõõm soovitada [Teie nimi] [positsioonile] [ettevõttes]. [Teie nimi] ja mina töötasime koos [ettevõttes] [aja pikkus]. Mulle meeldis väga koos [Sinu nimi] töötamine ja pidasin [teda] oma meeskonna väärtuslikuks töötajaks.â€
7
Keskenduge ametikohaga seotud oskustele ja omadustele. Järgmiseks lisage kindlasti lõik, mis keskendub teie oskustele ja omadustele ning sellele, kuidas need on seotud kandideeritava ametikohaga. Kaasake oskused või omadused, mis näitavad ka teie suhet soovitajaga. Kasutage nende oskuste ja omaduste toetamiseks ühte kuni kahte näidet. Näiteks võite kirjutada: “[Tema] teadmised sotsiaalse õigluse küsimustest ja teadmised sotsiaalsete muutuste juhtimisest olid tunni jooksul suureks eeliseks. [Teie nimi] tööoskused, et aidata õpilasi nende küsimuste lahendamisel ja juhendada klassi arutelu. [Ta] oli õpilastele tunni ajal hindamatu ressurss.â€
8
Kaasake üks kuni kaks saavutust. Valige üks kuni kaks saavutust, mis räägivad positsioonist või illustreerivad töö jaoks olulisi oskusi. Valige saavutused, mis on seotud soovitajaga, nii et see tunduks tema jaoks asjakohane. See annab kirjale ka suurema usaldusväärsuse, kuna soovite lisada saavutusi, millest soovitaja saab rääkida või mille eest kinnitada. Näiteks võite lisada sellise saavutuse nagu õpilase abistamine, kui olite soovitaja klassis abiline. Või võite lisada saavutuse, näiteks koostöö kaastöötajate meeskonnaga, et saada ellu soovitaja juhendatud projekt. Võite kirjutada: “[Tema] võime aidata õpilast, kes vajas tunnis juhendamist ja juhiseid, oli rõõm tunnistada. [Ta] avaldas mulle muljet nende taktitunde, professionaalsuse ja võimega suhelda õpilastega kaaslaste tasandil.â€
9
Tugevdage oma soovitust. Teises põhilõigus kinnitage kindlasti, et soovitate taotlejat kogu südamest. Lisage üks kuni kaks lauset, mis toovad esile soovituse ja lühikokkuvõtte, miks. See rõhutab soovitaja kõrget arvamust teist ja teeb selgeks, et olete tugev taotleja. Näiteks võite kirjutada: “Soovitan kindlalt [Teie nimi] liituda teie meeskonnaga ettevõttes [Ettevõte]” või “Ilma kahtlen, soovitan ma kindlalt [Teie nimi] teie kraadiõppe programmi üliõpilaseks.â€
10
Lõpetage kontaktteabe ja ametliku väljaregistreerimisega. Lõpetage kiri, lisades soovitaja kontaktandmed. See võib olla e-posti aadress või telefoninumber. Seejärel lisage ametlik märk, nagu “Parimate soovidega”, “Lugupidamisega” või “Parimad”, ja soovitaja nimi trükituna. Jätke märgi ja soovitaja nime vahele tühik, et nad saaksid Kirjutage kirjale alla. Näiteks võite kirjutada: “Juhul, kui soovite arutada [Teie nimi] kvalifikatsiooni ja oskusi üksikasjalikumalt, võtke minuga ühendust aadressil [kontaktandmed]. Annan hea meelega oma soovituse kohta lisateavet.â€
11
Lugege kiri ette. Kui olete kirja mustandi valmis saanud, istuge maha ja lugege see endamisi ette. Kuulake, kuidas iga lause kulgeb, ja tehke kindlaks, kas iga lause on mõttekas. Vaadake üle kõik segadust tekitavad sõnad ja täpsustage lauseid, mis on liiga pikad või keerdunud. Kontrollige, kas kasutate kogu kirjas ühtset ja professionaalset keelt. Samuti võib abi olla, kui kiri kellelegi teisele (nt eakaaslasele või töökaaslasele) ette lugeda. Küsige neilt kirja kohta tagasisidet, et veenduda, et see on professionaalne ja tõhus.
12
Kontrollige, kas toon ja hääl vastavad soovitajale. Kirjutate kirja soovitaja vaatenurgast, nii et kirjas olev toon ja hääl peaksid vastama tema toonile ja häälele klassis või tööl. Veenduge, et kirjas oleks professionaalsuse ja sõnaosavus. Lugege kiri läbi, et keelekasutus ja sõnavalik järgiksid soovitaja oma. Kui kahtlete, hoidke laused lihtsad, viimistletud ja täpsed. Kui proovite lisada liiga palju ebaselgeid viiteid või sõnu, muudab see kirja ainult segasemaks ja raskemini loetavaks.
13
Lugege kiri üle grammatiliste vigade osas. Veenduge, et kirjas poleks õigekirja-, grammatika- ega kirjavahemärke. Isegi üksainus õigekirjaviga tekitab lugejas kahtlust, et soovitaja kirjutas kirja või et täht on lihvitud nii, et see on kõige parem. Käivitage kiri arvutis õigekirjakontrolli ja lugege see tagurpidi, et kontrollida, kas iga sõna on õige. õige.
14
Hankige soovitaja allkirjastatud kiri. Kui teile tundub, et soovituskiri on parim, mis olla saab, esitage see soovitajale allkirjastamiseks. Soovitaja võib kirja üle vaadata ja enne selle allkirjastamist kinnitada, et see vastab tema standarditele. Või võivad nad kirja muuta oma äranägemise järgi ja anda selle teile allkirjastatuna tagasi. Esitage kiri soovitajale paar päeva või nädalat enne taotluse esitamise tähtaega, et neil oleks piisavalt aega kirja läbi lugeda ja alla kirjutada. seda.