Kirjalikud poliitikad ja protseduurid integreerivad organisatsiooni juhised, reeglid, fookuse ja põhimõtted. Poliitika ja protseduurid on üldiselt lisatud töötajatele kättesaadavaks tehtud juhendisse. See, kuidas kirjutate oma ettevõtte eeskirju ja protseduure, sõltub ettevõtte eesmärkidest.
1
Koostage eesmärkide nimekiri. Juhina või ettevõtte omanikuna teate teie ettevõtte eesmärke kõige paremini. Mõelge sellistele asjadele nagu müügieesmärgid, töötajate ja juhtkonna eesmärgid ning koht, kus soovite oma ettevõtet mõne aasta pärast näha. Proovige muuta oma eesmärgid mitte ainult võimalikult konkreetseks, vaid ka saavutatavaks ja selle nimel pingutamist väärivaks. Näiteks seadke finantseesmärgid, mis on teie ettevõtte jaoks tõenäolised, ja seadke töötajate tulemuslikkuse eesmärgid, mis on saavutatavad teie seatud poliitikate ja protseduuride järgimisega. Kui olete eesmärgid seadnud, veenduge, et olete valmis neile pühenduma. ettevõtte omaniku või juhina. Eesmärkide seadmine on oluline esimene samm poliitikate ja protseduuride koostamisel. Loomulikult on sama oluline ka läbiviimine.
2
Kirjutage üles ülesannete ja protseduuride loend. Mõelge oma ettevõtte igapäevastele sündmustele ja kohustustele. Kirjutage üles iga ülesanne, mida tuleks iga päev teha, et asjad sujuks. Mõelge järgmisele: millised ülesanded vajavad ametlikku ülevaadet või juhiseid? Milliseid protseduure tuleb teha järjepidevalt samal viisil? Selle asemel, et keskenduda tühistele ülesannetele, mis ei vaja palju juhendamist, keskenduge suurematele piltidele.
3
Koostage nimekiri võimalikest probleemidest ja nende võimalikest lahendustest. Ettevõtluses kehtivad poliitikad, mis tagavad asjade tõrgeteta toimimise ning töötajate ja juhtide teatud tulemuslikkuse standardite järgimise. Mõelge probleemidele, mis võivad tekkida, kui poliitikat pole kehtestatud. See aitab teil eeskirjad ise välja mõelda. Võimalikele probleemidele mõeldes pakkuge välja lühikesi ideid, kuidas neid lahendada või parandada. Mõelge probleemidele, mis on seotud teie ettevõtte igapäevaste tegevustega, nagu finantsseisund, töötajate ja klientide vaheline suhtlus ning töötajate käitumine ja käitumine.
4
Koostage poliitikakategooriate loend. Kui olete kaalunud erinevaid võimalikke probleeme, mida soovite oma poliitikaga lahendada, leidke nende jaoks kategooriad. Näiteks võite kasutada selliseid kategooriaid nagu ohutus, ajakava, käitumine, palk, hüvitised, puhkus või puhkus ja diskrimineerimine. Kui on aeg koostada käsiraamat, aitab kategooriatesse eraldatud poliitika teil käsiraamatut korrastada ja neid jaotisi säilitada. koos. Samuti aitab see teil otsustada, mis on kõige olulisem, ja saate neid asju üksikasjalikumalt käsitleda.
5
Kasutage iga kategooria erinevate poliitikate üksikasjalikuks kirjeldamiseks ülevaadet. Kontuurid võimaldavad teil uurida iga poliitika või kategooria sügavamaid aspekte, lisades töö käigus sätteid ja üksikasju. Kasutage iga jaotise või kategooria järjestamiseks numbreid.Alustage lühikese lühikirjeldusega. Hiljem, kui olete korra läbi käinud ja kõik oma esialgsed ideed kirja pannud, saate uuesti läbi vaadata ja lõikeid vastavalt pikendada.
6
Mõelge poliitika rikkumise korral välja sobivad tagajärjed. Eeskirjad võimaldavad teie ettevõttel korralikult toimida, hoides samal ajal töötajaid ja juhtkonda teatud standardite järgi. Need toimivad ka kirjaliku dokumendina, milles kirjeldatakse, kuidas toimida, kui poliitikat häiritakse või rikutakse. See on eriti oluline siis, kui ja kui pärast häiret on vaja midagi ette võtta. Ametlikku dokumenti kirjutatuna võivad poliitikad kirjeldada teie töötajate ja ettevõtte juriidilisi õigusi ja kohustusi. USA-s hõlmab see teavet puuetega ameeriklaste seaduse, maksude ja seaduste kohta, mis keelavad diskrimineerimise ja ahistamise töökohal. Eeskirjade koostamisel lisage kindlasti teave kohaldatavate föderaal- ja osariigi seaduste kohta.
7
Lõpetamise osas peavad olema selged eeskirjad. Kui peaksite kunagi poliitika rikkumise tõttu töötaja vallandama, on kirjalikud eeskirjad tõendid, kui töötaja väidab, et nad lõpetati ebaõiglaselt. Veenduge, et teie eeskirjades oleks jaotis, mis käsitleb lõpetamist. Teil peaksid olema ka töölevõtmise eeskirjad. Näiteks võite nõuda taustakontrolli enne tööle asumist või katseaega pärast töölevõtmist, enne kui töö muutub püsivaks. Kirjeldage ja määrake need tingimused selgelt selgeks.
8
Kasutage selget ja aktiivset keelt. Kirjutage kindlasti kõik eeskirjad selgelt ja nii, et neid ei saaks valesti mõista ega valesti tõlgendada. Kui poliitikal on muid tõlgendusi, kaaluge selle ümberkirjutamist. Näiteks selle asemel, et öelda näiteks “Mõned asjaolud võivad lubada täiendavaid haiguspäevi”, võite öelda midagi sellist nagu “Lisahaiguspäevi saab kinnitada ainult selgesõnaliselt teenistuses oleva juhi nõusolek.â€
9
Tehke kindlaks, millised ülesanded vajavad üksikasjalikke ja üksikasjalikke protseduure. Mitte iga keskmine ülesanne või juhtum ei vaja käsitlemiseks või läbiviimiseks üksikasjalikke juhiseid. Seadistage prioriteediks ülesanded või protseduurid, mida tuleb järjepidevalt teha, nagu palgaarvestus või ajakava. Kui otsustate, milliseid protseduure üksikasjalikult kirjeldada, võtke arvesse järgmist: kas protseduur on pikk või keeruline? Kas selle valesti tegemise tagajärjed oleksid rasked? Kas selles on hiljuti tehtud olulisi muudatusi? Kas protseduur nõuab põhjalikku või olulist paberimajandust? Kas töötajad on sellest sageli segaduses?
10
Koguge iga protseduuri jaoks vajalik teave. Enne protseduuri üksikasjalikku kirjeldamist peate teadma selle kõiki etappe ja aspekte. Kaaluge töötajate küsimusi, mida on varem tõstatatud, ja probleeme, millega olete võib-olla juba kokku puutunud. Isegi kui teil on kogu teave olemas, peaksite protseduuri kirjutamisel järgima põhitõdesid. Mõelge sellele, mida lugeja või töötaja peab protseduurist aru saama ja seda läbi viima.
11
Kasutage kogu teavet selgete protseduuride kirjutamiseks. Protseduuride enda kirjutamisel kasutage aktiivset häält. Püüdke vältida liigset sõnavõttu. Veenduge, et te ei kasutaks raskesti mõistetavat keelt, sealhulgas žargooni, millest töötaja ei pruugi veel aru saada. Näiteks selle asemel, et öelda: “Siis tuleb palgalehed raamatupidamisse esitada”, võite öelda midagi. nagu “Esitage palgateatised raamatupidamisega.â€
12
Lisage jaotis diskrimineerimisvastase poliitika kohta. Kõik USA ettevõtete omanikud peavad järgima teatud valitsuse kehtestatud diskrimineerimisvastaseid poliitikaid. Lisage kindlasti teave nende poliitikate kohta ja teave selle kohta, kuidas te eeldate, et töötajad neid järgivad. Võrdsete võimaluste tööhõive teave tuleks lisada poliitikasse, samuti puuetega ameeriklaste seadusesse ja ahistamisvastastesse poliitikatesse. Selle kohta leiate teavet USA väikeettevõtete administratsiooni kaudu.
13
Veenduge, et teie eeskirjad oleksid seaduslikud. USA väikeettevõtete administratsiooni ning majandus- ja äriküsimuste büroo kaudu veenduge, et kõik teie esitatud poliitikad on seaduslikud ja õiglased. USA välisministeerium pakub kõikidele ettevõtete omanikele suurepäraseid veebiressursse, et leida neile vajalikku teavet. Enne nende töötajatele volitamist võiksite kaaluda, et äriadvokaat vaatab teie eeskirjad üle. Ettevõtte omanikuna on hea abivahend advokaadi olemasolu, kellega saate regulaarselt nõu pidada.
14
Laske töötajatel allkirjastada kõik teie poliitika ja protseduuride uued mustandid. Uutelt töötajatelt tuleks nõuda poliitikate ja protseduuride dokumendiga nõustumist ja allkirjastamist, samuti tuleks neile anda viitamiseks nende koopia. Lisaks peaksid kõik töötajad kõik tehtud muudatused uuesti allkirjastama. See tagab, et nad järgivad neid eeskirju, kui kumbki osapool peaks tulevikus mingeid õiguslikke meetmeid võtma. Alaealised ei saa seaduslikult lepingutega nõustuda. Kui võtate tööle alla 18-aastase isiku, veenduge, et tal on lepingu sõlmimiseks eestkostja kirjalik luba, kuna tema vanem või eestkostja võib lepingu seaduslikult üles öelda.
15
Korraldage teave loogilisse järjekorda. Alustage ulatuslikumatest probleemidest, seejärel kitsendage väiksemateks. Näiteks võite selle asemel, et alustada hüvitise kategooriast, alustada juhendit värbamisprotsesside või sobivuse kategooriaga. Kaaluge juhendi avamist oma ettevõtte eesmärkide kirjeldusega, nagu te need algselt kirjeldasite. Kirjutage üks või kaks ühtset, selget lõiku, mis annavad lühiülevaate käsiraamatust, sellest, mida teie töötajad ettevõttelt ootavad ja mida ettevõte neilt ootab. Kasutage juhendis alamkategooriate loomiseks kirjeldusstiili. Kui olete lõpetanud, kasutage kiire viite saamiseks sisukorda.
16
Kasutage pilte, diagramme või diagramme. Mõned inimesed on visuaalsemad kui teised, nii et diagrammide, diagrammide või piltide kasutamine teie käsiraamatus võib aidata erinevat tüüpi töötajatel selles sisalduvaid mõisteid mõista. Seda tüüpi kujutised võivad lihtsustada erinevaid protseduure ja põhimõtteid. Näiteks võite koostada diagrammi või tabeli, mis loetleb erinevate positsioonide pealkirjad ja nende ülesanded kiire viitepunktina. Võite kasutada ka tabelit, mis sisaldab küsimusi ja vastuseid, mida töötajad saavad kasutada ja vajadusel viidata.
17
Tehke juhend kõigile töötajatele kättesaadavaks. Ideaalis saavad uued töötajad juhendi koopia töölevõtmisel ja olemasolevad töötajad saavad uued eksemplarid muudatuste tegemisel. Võite lasta töötajatel allkirjastada lepingu, mis kinnitab, et nad mõistavad juhendis kirjeldatud asju ja nõustuvad nendega. Hoidke juhendi koopiad oma ärikohas käepärast, samuti digitaalsed koopiad, et saaksite juurdepääsu ja vajadusel üle vaadata . Eesmärk on tagada, et neid põhimõtteid ja protseduure mõistetakse ja viiakse läbi õigesti, ning probleemide ilmnemisel võib juhend olla tegevusjuhis.