Õige äristiiliga kirjutamine on väga erinev isiklike või akadeemiliste stiilide kasutamisest. Äridokument ei ole koht, kus näidata oma sõnavara ja grammatikaoskusi ega tõsta esile oma loovust. Selle asemel peaksite püüdma olla võimalikult selge võimalikult väheste sõnadega, et teie lugejad teaksid, mida teha, ilma et raiskaks aega keerulise proosa lugemisele ja uuesti lugemisele.
1
Kasutage lühikesi lihtsaid lauseid ja lühikesi lõike. Pidage meeles, et mida pikem on lause, seda raskem on sellest aru saada. Lugejad võivad tõlgendada pikka lauset teie kavatsusest erinevalt või saada sellest täiesti valesti aru, mis võib põhjustada vale toimingu. Pidage meeles, et ärilises kirjutamises saab iga idee eraldi lõigu, isegi kui see tähendab, et lõik koosneb ainult ühest lausest .
2
Kirjutage aktiivse häälega, välja arvatud juhul, kui on oluline varjata, kes toimingu tegi. Püüdke oma lauset struktureerida nii, et toimingu sooritanud inimene või asi ilmuks algusesse. Lause “President Miller vaatas aruande läbi” kõlab aktiivsel häälel. “President Miller vaatas raporti läbi” on passiivse häälega. Maskeerige, kes vajaduse korral passiivse häälega toimingu tegi. Näiteks kui soovite lugejaid veast teavitada, kuid ei taha selles süüdistada konkreetset inimest, võite kirjutada “sulgemisprotseduuris tehti viga”.
3
Mõelge sellele, mida ettevõte ütleks, mitte sellele, mida teie ütlete. Tuletage endale meelde, et teie lugejad töötavad ettevõtte, mitte teie jaoks. Ärge öelge: “Ma olen protseduuri muutnud”, vaid “ettevõte on protseduuri muutnud”. Kaaluge “meie” kasutamist ettevõttele viidates, kui soovite mitteametlikumat stiili või panna lugejad tundma, et nad on osalejad. tegevuses. Näiteks võite öelda: “Oleme kehtestanud uue korra.”
4
Vältige žargooni, ebatavalisi termineid ja väljamõeldud sõnu, välja arvatud juhul, kui need on teie valdkonna standardid ja olete kindel, et kõik saavad neist aru. Küsige endalt, kas iga lugeja teab iga teie kasutatava termini tähendust. Eemaldage kõik terminid, mis võivad lugejaid segadusse ajada, või määratlege terminid nende esmakordsel kasutamisel. “Töötajad peaksid oma LES (Leave and Earnings Statement) iga kuu üle vaatama.” Sõnastage ümber kõik laused, mis sisaldavad moes sõnu, mitte ainult selguse suurendamiseks, vaid ka lugejate häirimise vältimiseks. Mõned näited moesõnadest on “taaskasutamine”, “mindshare” ja “spin-up”.
5
Veenduge, et teie tegusõnad poleks muudetud nimisõnadeks. Alati on selgem kirjutada “osakonnajuhatajad otsustasid” kui “osakonnajuhatajad on otsuse teinud”.
6
Rääkige tegevusest ja ärge nõrgendage väiteid tähiste abil. Ärge kirjutage “töötajad peaksid võimaluse korral protseduurid järgmise vahetuse ajal üle vaatama” või “muutame esialgu ajakava”, sest need väited ei ole selged, et töötajad on kohustatud protseduuri üle vaatama või et nad saavad ajakava muutmisele vastu vaielda. Tehke märkusteta avaldused, nagu “vaata protseduur üle” ja “oleme ajakava muutnud”.
7
Tehke võimalusel loendeid. Seda saate teha, kasutades koolonit ja eraldades seejärel loendiüksused komadega “Tehke järgmist: avage uks, lülitage tuled sisse jne.” Võite ka lihtsalt nummerdatud loendi koostada.