Võimalik, et peate kirjutama ja saatma mitut tüüpi nõudekirju. Kaks kõige levinumat on aga ettevõttele saadetud kaebused ja kindlustusseltsile saadetud nõudenõuded. Igal tüübil on ainulaadsed elemendid, kuid kõigil headel nõudekirjadel on ka mõned ühised omadused. Need peaksid olema selgelt kirjutatud, jõudma kiiresti asja juurde, kasutama kindlat, kuid mitte vastandlikku tooni, väljendama selgelt oma nõudmist ning olema vabad vigadest ja kirjavigadest.
1
Kasutage oma sõnumi edastamiseks selget ja kokkuvõtlikku keelt. Pole tähtis, millist tüüpi nõudekirja te kirjutate, peate keskenduma oma põhipunktile ja esitama kõik asjakohased faktid. Tehke oma väide kristallselgeks ja kinnitage seda kindlate tõenditega. Enamik nõuete tähti peaks mahtuma ühele lehele ja nende arv peaks harva ületama kahte trükitud lehekülge. Näiteks: “24. juunil 2018 ostsin Acme mudel 234 printeri Best Purchase’is Elkhartis, Indiana. Kahjuks printer pole mulle sellest ajast peale probleeme tekitanud. 25. juunil…â€Vältige kõrvalist teavet, näiteks: “Olen teie toodete fänn olnud juba aastaid ja mul on nendega varem olnud häid kogemusi. Seetõttu ostsin mudeli 234 printeri ja ootasin rohkem samasugust. Poiss, ma eksisin!â€
2
Esitage olukorra faktid ilma liigse täpsuseta. Nõude tõhusaks esitamiseks peate esitama võimalikult palju tõendavaid fakte. Kuid ärge olge liiga konkreetne ega täpne faktidega, milles te pole täiesti kindel. See kehtib eriti kindlustusseltsile nõudekirja saatmisel, kuna tõenäoliselt otsivad nad hoolikalt teie nõude võimalikke ebatäpsusi. Näiteks kui sattusite kahe autoga õnnetusse, mille põhjustas teine juht (kes on klient). kindlustusandja kohta), ärge öelge, et see juhtus “kell 19.18 – isegi kui teie kell nii näitas. Selle asemel öelge „kell 19.15 või selle paiku.“ , kuid kui kindlustusselts suudab tõestada, et õnnetus juhtus kell 19.16, võib ta teie nõude vaidlustada ebatäpsete faktide tõttu.
3
Olge kindel ja otsekohene, kuid mitte sarkastiline, vihane ega ähvardav. Ärge olge oma nõudekirjas leebe ega vabandav, teile on tehtud ülekohut ja te väärite tasu. Öelge täpselt, mis juhtus, ja nõudke täpselt seda, mida arvate, et väärite. Samal ajal ärge laske negatiivsetel emotsioonidel endast võitu saada. Pidage meeles, et inimesel, kellele kirjutate, ei olnud peaaegu kindlasti teie halva kogemusega midagi pistmist. Kui olete nende suhtes vaenulik, on teil raskem saada seda, mida soovite. Kirjutage kiri, kui olete rahulik ja rahulik. Laske kellelgi, keda usaldate, see enda jaoks üle lugeda või vajadusel laske see enda eest kirjutada.
4
Rääkige neile, kuidas nad saavad teid õnnelikuks teha. Pärast seda, kui olete täpselt kirjeldanud, mis juhtus ja kuidas see teid negatiivselt mõjutas, on sama oluline selgitada täpselt, mida saab teie rahulolu tagamiseks teha. Ärge olge ebamäärane või mittekohustav ega paku mitut võimalust. Selle asemel esitage üks konkreetne nõudmine ajapiiranguga. Näiteks ärge kirjutage: “Ma tõesti loodan, et suudate leida lahenduse, mis rahuldab minu heakskiitu.” Pigem kirjutage midagi sellist: “Ma ootan peate järgmise 30 päeva jooksul printeri mulle tasuta välja vahetama. Pärast seda ajavahemikku uurin muid võimalusi, nagu näiteks “
5
Lugege hoolikalt korrektuuri ja muutke kiri professionaalseks. Oluline on kõrvaldada kõik, mis võib anda adressaadile põhjust teie kirja mitte tõsiselt võtta. Vältida tuleb selliseid pisiasju, nagu lohakas paigutus või käputäis kirjavigu. Vormindage kiri järjepidevalt, kasutage kvaliteetset printerit ja paberit ning laske mitmel inimesel kiri vigade kontrollimiseks üle lugeda. Vormindamise ja sõnastamise hõlbustamiseks võite kasutada veebis saadaolevaid malle. Näiteks leiate kaebuse kirja malli aadressilt https://www.usa.gov/complaint-letter.
6
Esitage oma kontaktandmed ja seejärel adressaadi oma. Kui vähegi võimalik, suunake oma kiri konkreetsele inimesele ettevõttes või organisatsioonis. Otsige ettevõtte veebisaidilt või helistage neile õige kontaktisiku tuvastamiseks. Teie kirja vasakus ülanurgas tuleks joondada järgmine tekst: 223 Apple Rd. [teie aadress]Anytown, IN 46545[tühi ruum]3. september 2018[tühi ruum]Ms. Jane Reardon [kontaktisiku nimi] Tarbijaküsimuste direktor [nimetus] Acme Corporation100 Acme Pkwy.Acmeville, PA 16201 [tühi ruum]
7
Esitage tervitus ja andke kogu asjakohane kontoteave. Esialgse tavalise tervituse (“Kallis” alla) lisage vajadusel rida oma kontonumbri või sarnase teabega. Nii saavad nad teie kontot kohe üles otsida. Kui teil pole kontot number, jätke lihtsalt esimese lõigu juurde. Joondage ka need vasakule:Lugupeetud proua Reardon:[tühi ruum]Acme Rewardsi liige #7245436226[tühi ruum]
8
Esimeses lõigus täpsustage oma tehing või kogemus. Nüüd olete valmis oma kirja sisu alustama. Ära raiska aega toredate asjadega; Selle asemel esitage selgelt ja lühidalt oma kogemused „mis, millal” ja „kus”: 24. juunil 2018 ostsin ma sularahaga Acme model 234 printeri (seeria nr 33445566778899) Best Purchase’is Elkhartis, Indianas (pood nr 1122).” See esimene lõik võib olla ainult 1–2 lauset pikk; See on OK.Lisage selle ja iga järgneva lõigu järele tühik ning ärge tehke esimest rida taanet.
9
Selgitage teises lõigus probleemi või seda, mis valesti läks. See on koht oma konkreetse kaebuse esitamiseks. Esitage kõik asjakohased üksikasjad ja jääge oma kirjalikult tähelepanelik, osutage pettumusele, mitte vihale: “Ma ei võtnud printerit kastist lahti ega proovinud seda kasutada enne 27. augustit 2018 (peale parima ostu tagastusakent) ja see ei ole kunagi korralikult töötanud. punkt sellest ajast peale. Vaatamata juhiste täpsele järgimisele ummistub paber iga kord, tinti tilgub masinast välja ja printer teeb valju kriuksuvat häält. Pakutud lahendused esitati 27. augustil ja 30. augustil 2018 teie klienditeenindusosakonda helistades , ei aidanud kuidagi.â€
10
Kasutage kolmandat lõiku, et nõuda oma resolutsiooni. Pärast seda, kui olete inimesele täpselt rääkinud, mis valesti läks, on nüüd aeg öelda, kuidas ta saab seda täpselt parandada. Esitage selgelt teile rahuldav lahendus, kuid see on teie kaebuse olemust arvestades ka mõistlik: “Selle probleemi lahendamiseks palun teil saata mulle ülaltoodud aadressile tasuta uus mudel 234 printer. Kui te Soovin, et saadaksin tagasi praeguse printeri. Samuti palun, et saadaksite mulle ettemakstud tagastussildi. Lisasin koopia oma algsest ostutšekist ja kahe klienditeeninduse kõne ajal tehtud märkmetest (27. ja 30. august 2018) .â€
11
Määrake oma viimases lõigus ajapiirang. Lõpetage oma kirja sisu lühikese lõiguga, mis määrab teisele isikule vastamiseks mõistliku tähtaja. Ärge ähvardage kohtusse kaevata või advokaati palgata, kui nad selleks ajaks ei vasta, kuid andke teada, et “uurite rahulolu otsimiseks muid võimalusi”: “Ootan teie vastust ja loodan, et kuulete teile järgmise 21 päeva jooksul. Pärast seda uurin muid võimalusi oma probleemile rahuldava lahenduse leidmiseks. Võite minuga ühendust võtta posti teel ülaltoodud aadressil, telefoni teel numbril 574-259-0000 või e-posti teel aadressil anytowner39@zmail.com.â€
12
Kirjutage kiri oma käega alla. Kuigi kaebuse kiri ei ole ametlik dokument, muudab allkirja isiklikult pliiatsiga lisamine lihvitavamaks ja tõsisemaks. Sisestage allkirja alla oma nimi ja märkige, kas olete lisanud: Lugupidamisega [allkiri]Henry A. Hazard[tühi ruum]Kambrid
13
Nimetage päises üksikasjalikult saaja ja iseennast. Võtke ühendust kindlustusseltsiga telefoni või e-posti teel, et saada selle isiku nimi, kellele peaksite kirja kirjutama. Adressaadi nime järgi määramine on mõjuvam kui üldise “keda see puudutada võib” kirjutamine. Asetage oma kirja vasakpoolsesse ülaossa järgmine tekst: Halcyon Insurance Companyattn: Hanna Dickerson, nõuete korrigeerimise spetsialist1300 Washington Blvd.Ravenna, OH 44266 [tühi ruum]17. september 2018[tühi ruum]Re: Hageja: [lisage oma nimi]Aadress: [teie aadress]D.O.B.: [teie sünnikuupäev]SSN: [teie sotsiaalkindlustuse number või sarnane ID]D.O.L: [” kahju kuupäev – sündmuse toimumise aeg] Nõue # [kindlustusseltsi määratud number]Teie kindlustatu: [süüdlase nimi, õnnetusjuhtumi korral][tühi ruum]
14
Esitage olukorra faktid sissejuhatavas lõigus. Esitage võimalikult palju üksikasju, ilma et oleksite liiga täpne sellistes küsimustes nagu õnnetuse täpne aeg. Olge selge, et te ei olnud süüdi. Näiteks kui kirjeldate autoõnnetust, mainige oma ja teise juhi auto marki ja mudelit. Abi võib olla ka ilma lühikirjeldusest ning alati tuleb teatada, kas politseile on tehtud teade (ja võimalusel lisada koopia). Tegeliku sündmuse kirjeldamisel kinnitage teise juhi viga: “Teie klient, hr Webb, jooksin 4. ja Broad Streeti juures stoppmärki ja põrutas mu sõiduki juhipoolset külge. Lisage kirja iga lõigu vahele tühik.
15
Kirjeldage oma tervisekahjustusi või muid materiaalseid kahjustusi. Kui saite õnnetuse tagajärjel füüsiliselt vigastada, andke täielik ülevaade oma dokumenteeritud vigastustest ja ravist. Kirjeldage olulisi üksikasju, näiteks: mis teil diagnoositi ja kes; millal ja kus olete ravi saanud ja kes selle kohale viis; kõik käimasolevad ravimeetodid, nt füsioteraapia; mis tahes jätkuv valu või ebamugavustunne, mis teil on – ja meditsiinitöötajate antud pikaajaline prognoos. Teie kulud (konkreetsetes rahalistes summades) teie diagnoosi ja ravi iga aspekti kohta lisage kviitungite koopiad jne.
16
Seejärel tutvustage oma mittemateriaalset kahju. Selles lõigus kirjeldage kõiki “valu ja kannatusi”, mis lisanduvad teie dokumenteeritud meditsiinilistele probleemidele. Näiteks:”Oma vigastuste tõttu pidin palkama hooldajad, kes koristaksid ja hooldaksid oma kodu ning viiksid oma lapsi kooli ja sealt koju. , mille maksumus on 750 dollarit (kviitungid lisatud).—Olin sunnitud viimasel hetkel tühistama kaua planeeritud reisi Las Vegasesse, mille tulemuseks oli 1500 dollari suurune tagastamatu kahju (dokument lisatud).†Mittemateriaalse kahjuna ei pea aga kõigel olema dollari suurus: “Minu vigastused on takistanud mul oma haiget ema külastamast, mis on meile mõlemale emotsionaalselt palju haiget teinud.”
17
Tehke oma nõudest kokkuvõte ja määrake oma nõudele tähtaeg. Kasutage viimast lõiku, et liita oma rahalised kulud ja sündmusest põhjustatud mitterahalised kahjud. Seejärel esitage arveldusena konkreetne mõistlik rahaline nõue ja andke vastamiseks konkreetne mõistlik aeg: “Minu rahalised kulud selle õnnetuse tagajärjel kokku moodustavad 8230 dollarit. Lisaks, nagu eespool kirjeldatud, õnnetus on oluliselt mõjutanud minu elukvaliteeti. Seetõttu nõuan oma nõude lahendamist summas 17 000 dollarit. Palun vastake ülaltoodud aadressile 14 päeva jooksul. Täname.â€
18
Kirjutage kiri ise pastakaga alla. See aitab kirja veelgi isikupärastada, eriti kuna olete selles kirjeldatud juhtumi tõttu kannatanud inimene. Saatke allkirjastatud koopia ja säilitage oma dokumentide jaoks identne allkirjastatud koopia. Allkirjastage järgmiselt:Lugupidamisega[Allkiri]Steven Payne III[tühi ruum]Kambrid