Muudatuste juhtimise plaane on kahte tüüpi. Üks käsitleb muutuste mõju organisatsioonile, hõlbustades üleminekut. Teised jälgivad ühe projekti muudatusi, luues selge ülevaate toote muudatustest või projekti ulatuse muudatustest. Mõlema plaani eesmärk on selgelt ja täpselt edastada, mida tuleb teha.
1
Näidake muudatuse põhjuseid. Loetlege tegurid, mis viisid otsuseni muuta, nagu lüngad jõudluses, uus tehnoloogia või muutus organisatsiooni missioonis. Üks lähenemisviis on kirjeldada organisatsiooni hetkeolukorda ja tulevast olukorda, mille see plaan luua kavatseb.
2
Määrake muudatuse tüüp ja ulatus. Kirjeldage lühidalt muudatuste juhtimise projekti eeldatavat olemust. Tehke kindlaks, kas see mõjutab tööülesandeid, protsessimuutusi, poliitikamuudatusi ja/või struktuurilist korraldust. Loetlege osakonnad, töörühmad, süsteemid või muud komponendid, mis võivad muutuda.
3
Kirjeldage sidusrühmade toetust. Loetlege kõik plaanist mõjutatud sidusrühmad, näiteks tippjuhtkond, projektijuht, projekti sponsor, lõppkasutajad ja/või töötajad, keda muudatus mõjutab. Kirjutage igaühe kohta, kas sidusrühm toetab muudatust. Kaaluge diagrammi, et seda selgelt ja lühidalt edastada. Ühes võimalikus mallis on iga sidusrühma teadlikkus, toetuse määr ja mõju, hinnatud skaalal kõrge/keskmine/madal. Võimaluse korral viige toetuse mõõtmiseks läbi individuaalsed intervjuud.
4
Looge muudatuste juhtimise meeskond. See meeskond vastutab kõigi huvirühmadega suhtlemise, murede ärakuulamise ja selle eest, et muudatus kulgeks võimalikult sujuvalt. Valige organisatsioonis kõrge usaldusväärsuse ja hea suhtlemisoskusega inimesed. See peaks hõlmama tippjuhi tasemel muutuste sponsorit. Rõhutage, et see hõlmab aktiivset tööd muudatuste edendamisel, mitte lihtsalt plaanile alla kirjutamist.
5
Töötage välja lähenemisviis organisatsiooni juhtimisele. Organisatsiooni raskekaallaste täielik toetus on muudatuse õnnestumiseks ülioluline. Lubage igal kõrgemal töötajal muudatuste kohta tagasisidet anda ja tehke igaühega koostööd, et luua aktiivne roll muudatuste tutvustamisel ja toetamisel.
6
Koostage iga sidusrühma jaoks plaan. Hinnake iga sidusrühma, sealhulgas muudatuse toetajate jaoks kaasnevaid riske ja muresid. Määrake muudatuste juhtimise meeskonnale ülesanne nende probleemidega tegeleda.
7
Koostage suhtlusplaan. Suhtlemine on muudatuste juhtimise kõige olulisem komponent. Suhelge sageli kõigi mõjutatud inimestega. Tugevdage muudatuse põhjuseid ja sellest saadavat kasu. Sidusrühmad peaksid saama personaalset ja kahepoolset suhtlust. Silmast silma kohtumised on hädavajalikud. Suhtlema peaks kõrgetasemeline muutuste sponsor, iga töötaja otsene ülemus ja kõik täiendavad eestkõnelejad, keda sidusrühmad usaldavad. Kogu suhtlus peaks sisaldama ühtset sõnumit.
8
Rööbastee takistus. Muutustele on alati vastupanu. See juhtub üksikisiku tasandil, seega suhelge põhjuse väljaselgitamiseks sidusrühmadega isiklikult. Jälgige kaebusi, et muudatuste juhtimise meeskond saaks nendega tegeleda. Need mured hõlmavad tavaliselt järgmist: puudub motivatsioon muutuda või puudub kiireloomulisuse tunne; puudub arusaam laiemast pildist või miks muudatus on vajalik; sisendi puudumine protsessis; ebakindlus töökoha turvalisuse, tulevase rolli või tulevaste töönõuete ja oskuste osas; juhtkonna suutmatus täita ootusi muudatuste rakendamine või teavitamine
9
Adresseerige teetõkkeid. Paljudele kaebustele tuleks vastata kommunikatsiooni suurendamise või kommunikatsioonistrateegia muutmisega, mis käsitleb konkreetseid probleeme. Teised nõuavad täiendavaid lähenemisviise, mis võidakse lisada teie plaani või jätta vajaduse korral muudatuste juhtimise meeskonnale. Mõelge, milline neist on teie organisatsiooni jaoks õige: Tööülesannete või protsesside muutmisel seadke töötajate koolitamine esmatähtsaks. Kui ootate madalat moraali või stressirohket üleminekut, leevendage seda ettevõtte ürituse või töötajate eelistega. Kui sidusrühmad seda ei tee. motiveeritud muutma, pakkuma stiimuleid. Kui sidusrühmad tunnevad end kõrvale jäetuna, korraldage koosolek, et koguda tagasisidet ja kaaluda plaani muudatusi.
10
Määratlege muudatuste juhtimise rollid. Loetlege rollid, mis selle projekti jaoks määratakse. Kirjeldage iga rolliga seotud kohustusi ja vajalikke oskusi. Kaasake vähemalt projektijuht, kes teeb igapäevaseid muudatusi, ja projekti sponsor, kes jälgib üldist edenemist ja teeb kõrgetasemelisi muudatuste juhtimise otsuseid. Suure organisatsiooni laiaulatuslike projektide puhul peate võib-olla jagama projektijuhtimise roll mitme eriteadmistega inimese seas.
11
Mõelge muudatuste juhtpaneelile. Tarkvaraprojektid hõlmavad tavaliselt muudatuste juhtimisnõukogu, mis koosneb iga sidusrühma esindajatest. See juhatus kinnitab projektijuhi asemel muudatustaotlused ja edastab otsused sidusrühmadele. See lähenemine sobib hästi paljude sidusrühmadega projektide ja projektide puhul, mis võivad vajada ulatuse ja põhieesmärkide sagedast ümberhindamist.
12
Looge muudatustaotluste jõustamise protsess. Kui keegi projektimeeskonnast tuvastab sammu edasi, kuidas see ideest reaalsuseni jõuab? Kirjeldage seda protsessi siin, nagu meeskond on kokku leppinud. Siin on näide: meeskonnaliige täidab muudatustaotluse vormi ja saadab selle projektijuhile.Projektijuht sisestab vormi muudatuste taotluste logisse ja värskendab seda logi, kui taotlusi rakendatakse või tagasi lükatakse. Juht määrab meeskonnaliikmetele täpsema ülesande kirjutama planeerida ja hinnata vajalikku pingutust.Projektijuht saadab plaani projekti sponsorile kinnitamiseks või tagasilükkamiseks.Muudatus rakendatakse. Sidusrühmi teavitatakse edusammudest sageli.
13
Loo muutmistaotluse vorm. Järgmised andmed tuleks lisada igale muudatustaotlusele ja sisestada muudatuste logisse: Muudatustaotluse kuupäevMuudatustaotluse number, mille on määranud projektijuhtPealkiri ja kirjeldusEsitaja nimi, e-posti aadress ja telefoninumber Prioriteet (kõrge, keskmine või madal). Kiireloomulised muudatuste haldusplaanid võivad nõuda kindlaid tähtaegu.Toote- ja versiooninumber (tarkvaraprojektide puhul)
14
Lisage muudatuste logisse lisateavet. Muudatuste logi peab jälgima ka otsuseid ja rakendamist. Lisaks muudatustaotluse vormilt kopeeritud teabele vajate ruumi järgmise jaoks: heakskiitmise või tagasilükkamise märk; taotluse heakskiitva või tagasilükkava isiku allkiri; muudatuse rakendamise tähtaeg; muudatuse lõpetamise tähtaeg.
15
Jälgige olulisi otsuseid. Lisaks igapäevasele muudatuste logile võib projektile kasu olla olulisemate otsuste registrist. See kirje võib hõlbustada pikaajaliste projektide või projektide jälgimist, mis läbivad juhtkonna muutusi. See kirje võib suunata ka suhtlemist klientide või kõrgema juhtkonnaga. Iga tähtaegade, projekti ulatuse või nõuete, prioriteetsuse tasemete või strateegia muudatuste kohta, sealhulgas järgmine teave: Kes otsuse tegi Millal otsus tehti; kokkuvõte otsuse põhjustest ja selleni jõudmiseks kasutatud protsessist. Lisage kõik selle protsessiga seotud dokumendid.