Põhikiri on reeglid ja protseduurid, mida iga organisatsioon kasutab oma juhatuse, ametnike ja liikmeskonna moodustamiseks ning oma tegevus- ja haldustegevuse läbiviimiseks. Mittetulundusühingu põhikirja koostamise eest vastutav isik või komisjon peaks olema kursis kõigi valitsuse nõuetega dokumendile, samuti organisatsiooni üldiste eesmärkide ja vajadustega. Kui kirjutate mittetulundusühingu põhikirja, peaksid need käsitlema kogu nõutavat teavet, andma organisatsiooni juhtimise selge ülevaate ning olema võimalikult selge ja lühike.
Mittetulundusühingu põhikiri peaks sisaldama direktorite nõukogu moodustamise reegleid ja protseduure. See hõlmaks juhatuse liikmete valimise või ametisse nimetamise sagedust ja korda, samuti nende ametiaja pikkust ja mitut järjestikust ametiaega. Põhikiri peaks sisaldama teavet selle kohta, kuidas juhatuse koosolekud läbi viiakse, samuti minimaalset liikmete arvu, mis on nõutav hääletamise kvoorumi saavutamiseks. Juhatuse liikme vajaduse korral tagasikutsumise kord peaks olema põhikirjas väga selgelt sätestatud. Hea mõte on ka avaldus, mis kirjeldab juhatuse liikmete vastutuse piire.
Ametnike valimist tuleks käsitleda ka põhimääruses. Mittetulundusühing selgitab välja, milliseid ametnikke on vaja tõhusaks äritegevuseks, ning kehtestab seejärel ametnike valimise ja nende ametiaja pikkuse reeglid. Iga ametniku ülesanded, vastutus ja volitused peaksid olema üldjoontes, kuid selgelt määratletud. Lisaks on hea mõte lisada avaldus selle kohta, millistel liikmetel või abiametnikel on volitused ametniku ajutiselt äraolekul ametisse astuda.
Organisatsioon peaks otsustama, kas tal on hääleõiguslik liige või mitte. Kui üldliikmetele antakse teatud küsimustes hääleõigus, tuleks selle hääletamise korda reguleerida põhikirjas. Tavaliselt hõlmab see liikme määratlust, liikme individuaalseid õigusi organisatsiooni osana ning koosolekute pidamise ja küsimuste üle hääletamise protsessi.
Kuigi on ülioluline järgida kõiki kohaldatavaid mittetulundusühingu põhimäärusi käsitlevaid eeskirju, peaksid need olema võimalikult lühikesed ja piisavalt laiad, et võimaldada organisatsioonil teatud paindlikkust. Näiteks selle asemel, et öelda, et juhatus koguneb iga kuu kolmandal teisipäeval kell 6, on paindlikum väide, et juhatus koguneb korrapäraste ajavahemike järel, kuid vähemalt kord kvartalis. See võimaldab organisatsioonil teatud paindlikkust koosolekute päevi ja kellaaegu vastavalt vajadusele muuta, kuid järgib siiski oma põhimäärust. See on ainult üks võimalik näide; võimaluse korral tuleks üldiselt kohaldada lühiduse ja paindlikkuse mõisteid.
Kui põhimäärus on kirjutatud, juhatuse poolt heaks kiidetud ja vastavatele juhtorganitele esitatud, tuleks seda regulaarselt, võib-olla iga kolme kuni viie aasta tagant, üle vaadata. Mittetulundusühing võib oma eluea jooksul muuta suunda ja fookust, kui tema liikmete vajadused muutuvad. Kohalikud ja piirkondlikud seadused, mis käsitlevad mittetulundusühingu põhimäärust, võivad samuti aeg-ajalt muutuda. Põhikirjad peaksid kajastama ja toetama organisatsiooni üldist eesmärki ning neid tuleb perioodiliselt muuta ja üle vaadata, kui mittetulundusühing kasvab ja küpseb. Samuti on hea mõte lasta kõik suuremad põhimääruse muudatused läbi vaadata kogenud advokaadil, et tagada vastavus kõikidele kohaldatavatele seadustele.
SmartAsset.