Lünkade analüüsi aruande eesmärgist arusaamise arendamine on tavaliselt kasuliku dokumendi kirjutamise esimene samm. Lünkade analüüsi aruanne uurib lõhet ettevõtte hetkeseisu ja selle eesmärkide vahel. See teave võib aidata organisatsioonil koostada plaani eesmärkide saavutamiseks. Lünkade analüüsi aruanne vaatab üle ka olemi ajaloo, et teha kindlaks, kuidas see praeguse oleku saavutas. See võib aidata planeerijatel kindlaks teha, millised meetodid on täiustuste tegemiseks kõige soovitavamad.
Lünkade analüüsi aruande kirjutamise esmane eesmärk on tavaliselt näidata arusaamist iga elemendi mõjust organisatsioonis. See on tõhus viis leida isikuid, osakondi ja tegevusi, mis takistavad organisatsiooni eesmärkide saavutamist. Kuigi võib olla kasulik jälgida, kui hästi mõni organisatsiooni element iseenesest toimib, on üldine eesmärk kindlaks teha, kuidas kõik need osad mõjutavad kogu tegevust.
Enamasti koostab lünkade analüüsi aruande meeskond. See on osaliselt tingitud põhjaliku analüüsi tegemiseks vajaliku töö mahust. See on ka hea viis tagada, et aruanne ei kajastaks ühe inimese vaatenurka. Teavet lünkade analüüsi aruannete jaoks saab koguda intervjuude, küsitluste ja dokumentide, näiteks rahanduse ja inimressursside valdkonna dokumentide uurimise kaudu.
Üks lünkade analüüsi aruande põhielemente on probleemi avaldus. See on kokkuvõte kõige pakilisematest probleemidest, mis takistavad organisatsioonil oma eesmärke täitmast. Need küsimused lisatakse kavasse, et olla lähtepunkt paranduste tegemiseks.
Pärast teabe kogumist saab koostada plaani, kuidas kaotada lõhe organisatsiooni hetkeseisu ja soovitud seisu vahel. Mõned asjad, mida võiks selle plaani koostamisel arvesse võtta, hõlmavad vajalikke ressursse, nagu raha, aeg ja inimesed. Plaan võib kirjeldada ka, milliseid tööriistu või muid materjale on vaja ja kuidas neid hankida.
Lünkade analüüsi aruanne kirjeldab tavaliselt ka seda, millist protsessi tuleks järgida, et organisatsioon oma eesmärke saavutada. See võib hõlmata ajakavasid, tähtaegu ja edu mõõtmise mõõdikuid. Analüüs sisaldab sageli ka konkreetsete eesmärkide võrdlusaluseid, et edusammud oleksid ühtsed ja järjepidevad.
Mõned organisatsioonid kasutavad teist tüüpi analüüsi, et teha kindlaks, milliseid samme lünkade kaotamiseks võtta. See on konkreetse ettevõttega seotud tugevate, nõrkade külgede, võimaluste ja ohtude (SWOT) uurimine ja seda nimetatakse SWOT-analüüsiks. Mõistes neid ettevõtte üldisi atribuute ja lõhe põhjuseid, saab koostada kõikehõlmava arenguplaani.
SmartAsset.