Kokkuleppekirju saab kirjutada erinevatel eesmärkidel. Üks levinud põhjus, miks inimesed kokkuleppekirju vajavad, on see, kui nad on suuliselt nõustunud kellegi heaks tööd tegema ja soovivad kirjalikku kokkulepet tingimuste kohta. Kokkuleppekirja kirjutamiseks pole ühte võimalust. Siiski peaksite lisama põhiteavet, nagu lepingu olemus, tähtajad ja maksetingimused.
1
Rääkige teise osapoolega. Enne kokkuleppekirja koostamist peate teadma, millega teie ja teine isik nõustute. Peaksite istuma ja rääkima, kas isiklikult või telefoni teel. Tehke märkmeid, et saaksite lepingu tingimusi meeles pidada. Püüdke jõuda nii palju kui võimalik kokkuleppele. Kokkuleppekiri võib olla vähem formaalne kui leping. Siiski peab see olema piisavalt täpne, et mõlemad pooled mõistaksid, mida oodatakse.
2
Läbirääkimisi pidada. Võite olla valmis uue projektiga alustama, kuid ei ole rahul mõne teise poole pakutava tingimusega, nt palgasumma või lühikesed tähtajad. Võite proovida teise poolega läbi rääkida. Edukaks läbirääkimiseks peate olema valmis midagi ära andma, et midagi vastu saada. Näiteks kui soovite projekti jaoks veidi rohkem raha, siis nõustuge täiendava läbivaatamisvooruga. Või kui soovite projekti üldkulusid alandada, pakkuge ettemakse.
3
Joonistage kirja ülevaade. Enne lepingu kirja tippimist peaksite seda kirjeldama. Vaadake oma märkmeid ja proovige teavet sisukalt korraldada. Kokkuleppekirja skeem võib välja näha järgmine: kokkulepitud töötähtaegade olemus, maksetingimused (kui palju, makseviis jne), millal leping algab ja lõpp muu üksikasjad
4
Avage tekstitöötlusdokument. Peaksite sisestama oma nõusoleku kirja. Määrake font loetavale suurusele ja stiilile. Näiteks Times New Romani 12 punkti on üsna tavaline. Valige see, mis tundub mugav. Kui teil on kirjaplank, peaksite seda lepingukirja välja printimisel kasutama. Jätke kindlasti viis või kuus rida väiksemaks, et tähte ei prinditaks üle kirjaplangi.
5
Pealkiri kirjale. Lehe ülaossa peaksite kirjutama paksus kirjas sõnad “Letter of Agreement”. Asetage tekst keskele.
6
Lisage kuupäev ja aadressid. Kirjutate oma kirja nagu tavalist ärikirja. Veenduge, et kuupäev ja teise isiku aadress on vasakpoolsel veerisel reas. Kaks rida pealkirja alla, sisestage oma aadress, kui te ei kasuta kirjaplanki. Kaks rida allapoole oma aadressi, sisestage kuupäev.Kaks rida allapoole, sisestage teise poole aadress.Sisestage tervitus kaks rida aadressi alla. Näiteks “Lugupeetud proua Jones” või “kallis härra Faulkner.
7
Selgitage kirja eesmärki. Esimeses lõigus peaksite märkima, miks te kokkuleppekirja kirjutate. Näiteks võite kirjutada: “Selle lepingukirja eesmärk on visandada nõuded pulmapeole, mille Madelyn Smith mulle 12. juunil 2016 korraldab.â€
8
Määratlege tehtav töö. Kirjas tuleks võimalikult üksikasjalikult kirjeldada täidetavaid ülesandeid. Näiteks kui keegi kirjutab raamatust umbkaudse mustandi, siis soovite märkida raamatu teema, pikkuse ja raamatu teema. Kui palkate kellegi pulmi planeerima, siis tahaks loetleda, mida ürituse planeerija tegema peaks. Näiteks: palgake bänd, tehke koostööd lillemüüjaga, korraldage üks eine 55 külalisele ja rentige vastuvõtusaal.
9
Tuvastage võrdlusalused ja ajagraafikud. Selgitage võimalikult üksikasjalikult kõiki võrdlusaluseid või ajakavasid. Kui soovite näha dokumendi ligikaudset mustandit, märkige selle tähtaeg. Kui soovite, et teine pool teeks teile eduaruandeid, siis loetlege aruannete esitamise kuupäevad. Näiteks võite öelda: “Kvartali seisuaruanded koostatakse järgmiselt: 1. aprill; 30. juuni ja 30. september Lõplik eelnõu tuleks esitada hiljemalt 31. detsembriks 2016. Neid tähtaegu saab muuta poolte allkirjastatud kirjalikul kokkuleppel.â€
10
Leppige kokku paranduste osas. Kui leping hõlmab loomingulisi töid (kirjutamine, kunstiteosed, muusika jne), siis võiksite jõuda kokkuleppele, kuidas muudatusi käsitletakse. Muudatused võivad mõnikord põhjustada konflikte, kuna üks osapool võib leida, et paranduste arv on liiga suur. Selgitage läbivaatamise protsessi. Näiteks võite öelda: “Kunstnik võib parandusi teha alles pärast esimese maketi valmimist. Kui klient on maketi heaks kiitnud, võetakse pärast seda tehtud paranduste eest lisatasu. See fakt.â€Võite märkida ka redaktsioonide arvu. Näiteks võite öelda: “Maksimaalne tasuta versioonide arv on kaks. Kui klient soovib rohkem, võetakse kliendilt lisatasud.â€
11
Lisage makseteave. Soovite lisada teavet selle kohta, kui palju teile makstakse, aga ka seda, millal makse tuleb teha. Samuti peaksite märkima, kui palju tuleb ette maksta. Näiteks võib kiri öelda: “1000 dollarit makstakse hr Jonesile viie tööpäeva jooksul pärast lepingu allkirjastamist. Hr Jones esitab arve saldo eest. projekti puhul lõpetamiskuupäeval (esialgu 1. juunil 2016) ja kogu maksetähtaeg on 14 tööpäeva. Lisage ka tühistamisklausel. Teine pool võib soovida tühistada enne, kui olete projekti lõpetanud. Sel juhul peate selgitama, kui palju nad on osalise töö eest võlgu. Näiteks võite kirjutada: “Tühistamistasud arvutatakse järgmiselt: 50% lõplikust tasust tuleb tasuda 15 tööpäeva jooksul, kui projekt on teostatud. mis tahes põhjusel enne lõpetamist tühistatud. Kui projekt on lõpetatud, tuleb tasuda sada protsenti (100%) kogu tasust, hoolimata tühistamisest.â€
12
Täpsustage, kui kaua leping kehtib. Kui see kirja ülejäänud osast ei selgu, siis täpsustage, kui kaua leping kehtib. Näiteks kui loote kirjas jätkuvat töösuhet, siis määrake lõppkuupäev. Võite öelda: “See leping jõustub 1. jaanuaril 2016. See aegub 31. detsembril 2016. Sel hetkel on mõlemad pooled kaalub, kas lepingut pikendada.â€
13
Märkige kehtiv seadus. Täpselt nagu lepingus, peaksite vaidluse korral märkima, milline õigus lepingut reguleerib. Näidiskeel võiks olla järgmine: „Sellele lepingule kohaldatakse Texase osariigi seadusi.â€
14
Vajadusel lisage mitteavaldamise säte. Kui pooled kauplevad või kasutavad konfidentsiaalset teavet, siis soovite lisada mitteavaldamise sätte. Konfidentsiaalne teave hõlmab ärisaladusi, patenteeritud materjale või klientide loendeid. Tüüpiline mitteavaldamise klausel võib olla järgmine: “Osapooled lepivad kokku, et selle kirja alusel toimides käsitletakse kogu intellektuaalomandit või teavet, mis on märgitud konfidentsiaalseks, tavapärase hoolsusega. antakse konfidentsiaalsele teabele.â€
15
Märkige, et kiri sisaldab kogu lepingut. Kui kiri on lõplik kokkulepe, siis soovite sellest teada anda. Kui aga kiri sisaldab ainult mõningaid teie ja teise poole vahel sõlmitud lepinguid, ei tohiks te seda klauslit lisada. Võiksite kirjutada: “See kiri sisaldab kogu pooltevahelist lepingut selle teema kohta. Lubadust pole või tingimus, mida kirjas ei ole, on siduv. Kui mõni tingimus loetakse kehtetuks või jõustamatuks, peaks ülejäänud lepingu osa kehtima jääma. Ükski selle lepingu muudatus ei kehti, välja arvatud juhul, kui see on tehtud kirjalikult ja millele on alla kirjutanud mõlemad pooled.†½
16
Kaasake allkirjaplokk. Kirjale peaksite alla kirjutama nii teie kui ka teine pool. Tehke kaks allkirjaplokki, üks kummalegi poolele. Sisestage oma nimi allkirjarea alla ja looge kuupäeva jaoks teine rida allkirjarea alla. Allkirjaploki kohale sisestage sõnad “Arusaadav ja nõustunud”.
17
Saatke teisele poolele ligikaudne mustand. Peaksite saatma koopia teisele poolele ülevaatamiseks. Kui ootate, et nad kirjale alla kirjutaksid, peate andma neile võimaluse lepingus sisalduvale millegile vastuväiteid esitada. Parem on, kui teine pool pakub parandusettepanekuid, kui et kiri läbi kriipsutada, lauseid maha kriipsutada ja muid lauseid sisse kirjutada. Andke teisele poolele nädal aega kiri üle vaadata ja see koos parandusega teile tagastada. Seejärel sisestate uue põhikirja. Kui te ei nõustu soovitatud parandustega, helistage teisele poolele ja arutage oma lahkarvamust. Te ei saa kirjale alla kirjutada, kui te ei nõustu selles sisalduva sisuga.
18
Kirjutage kiri alla. Kui olete kokkuleppele jõudnud, printige kiri välja ja allkirjastage see musta tindiga. Lisage kuupäev. Hoidke kirja koopia enda jaoks alles.
19
Küsi teise poole allkirja. Saatke muudetud kiri teisele poolele ja lisage märge, milles palutakse teisel poolel allkirjastada ja originaal teile tagastada. Saatke kiri kinnitatud postiga, nõutakse tagastuskviitungit. Nii saate teada, et see saadeti kätte. Lisage ümbrikusse ka kirja koopia teise poole dokumentide jaoks.
20
Hoidke oma koopiat turvaliselt. Kui saate allkirjastatud kirja tagasi, hoidke seda kindlasti ohutus kohas, kus seda ei kahjustata. Kui teie ja teise poole vahel peaks tekkima vaidlus, peate võib-olla tuginema kokkuleppekirjale. Kiri võib olla näiteks tõendina kohtuasjas.