Puhkus on töökohast või ülikoolist eemal viibitud aeg. Sellist puhkust võib taotleda erinevatel põhjustel, näiteks enda või pereliikme haiguse või pikema puhkuse tõttu. Mõnel juhul on töötajatel seaduslik õigus teatud tüüpi puudumisele, näiteks puhkusele lapse sünni või lapsendamise jaoks või lähima pereliikme arstiabi osutamiseks. Mõiste “puhkuse” määratlus võib erineda olenevalt puudumise pikkusest. Mõnel juhul ei võeta arvesse lühiajalisi puudumisi, näiteks ülikoolist või töökohast eemal viibimist vähem kui kuu aega. puhkuseks, muudel juhtudel võib puhkuseks lugeda isegi nädala pikkust puudumist. Enne töölt lahkumise kirja kirjutamist on oluline kindlaks teha, kuidas teie tööandja või kool puhkuse määratleb, kuna Teie kavandatud puudumise pikkus ei pruugi olla piisavalt pikk, et nõuda ametlikku avaldust.
1
Andke oma ülemusele varakult hoiatus. Tööandjalt puhkuse taotlemisel on oluline sellest varakult hoiatada. Varajane hoiatamine ei pruugi teatud asjaoludel, näiteks lähedase ootamatu kaotuse korral, loomulikult olla võimalik. Kui aga varajane hoiatamine on võimalik (nt soovitud puhkuseni on jäänud mitu nädalat või kuud), proovige kiri kirjutada võimalikult varakult, et teie tööandja ja töörühma liikmed saaksid seda planeerida. Hea viis varajase hoiatuse andmiseks võib olla arutada kavandatavat puhkust oma ülemusega enne puhkusekirja edastamist. Nii võib teie esimene lause viidata teie eelmisele arutelule ja kiri ei tule teie ülemusele üllatusena.
2
Olge kuupäevade osas täpne. Märkige täpsed kuupäevad, millal kavatsete eemal olla. Püüdke mitte olla ebamäärane selle aja osas, mille jooksul peate eemal olema. Mõnel juhul ei pruugi olla võimalik kuupäevade osas olla täpne, kuid kuupäevade täpsustamine aitab teie tööandjal ja kolleegidel ette planeerida, kuidas nad teie äraolekul teie tööga hakkama saavad. Seetõttu, kui vähegi võimalik, proovige oma kirjas olla võimalikult täpne kuupäevade kohta, mille kavatsete töölt eemal veeta.
3
Olge oma tööandjaga läbipaistev. Olge võimalikult läbipaistev selle kohta, miks vajate puhkust. See ei tähenda, et peaksite avalikustama kõik väiksemad üksikasjad selle kohta, miks peate eemal olema. Paljudel juhtudel ei pruugi teie tööandjal olla õigust teada teatud üksikasju teie isikliku elu kohta. Kui aga olete oma tööandjaga võimalikult läbipaistev ja aus selle küsimuses, miks vajate puhkust, vähendab see konfliktide tekkimise võimalust juhtkonnaga.
4
Arutage, kuidas teie tööga teie äraolekul tegeletakse. Teie kirjas tuleks märkida, et olete teadlik oma kohustustest ja mõistate, et soovite enne lahkumist arutada, kuidas teie töö eest teie äraolekul hoolt kantakse. Võite oma kirja lisada üksikasjad selle kohta, kuidas arvate, et teie töö eest hoolitsetakse (nt jättes oma meeskonnaliikmetele üksikasjalikud märkused käimasolevate projektide kohta, mille tähtaeg on teie äraoleku ajal, jättes kontaktandmed, et meeskonnaliikmed saaksid teiega ühendust võtta hädaolukord).
5
Tea, mis tüüpi puudumisteks teil on õigus. Tea, et teil on seaduslik õigus teatud tüüpi puudumisele. Oluline on eristada puudumisi, millele teil on õigus, ja puudumisi, mida võib lubada ainult tööandja äranägemisel. Ameerika Ühendriikides on teil näiteks õigus saada kuni 12 nädalat tasustamata puhkust aastas. lapse sünni ja hooldamise eest või lapse lapsendamiseks pere- ja ravipuhkuse seaduse alusel. Tehke kindlaks, kas vastate seaduses sätestatud nõuetele. Need nõuded hõlmavad seda, et olete oma tööandja juures töötanud vähemalt 12 kuud enne puhkuse algust ja selle 12 kuu jooksul vähemalt 1250 tundi. Teie tööandja peab teie töökohas või 75 miili kaugusel sellest asukohast tööle võtma vähemalt 50 töötajat ning teie tööandja peab olema seaduse tingimuste kohaselt hõlmatud tööandja. Kui kirjutate kirja, milles taotlete puudumisel, millele teil on seadusega õigus, saate taotluse vastavalt sõnastada. Võite kirjutada näiteks: “Nagu me mõlemad teame, on mul seaduslik õigus see aeg puhkust võtta. Loodan, et saan puhkuse (sisestage kuupäevad). Kuidas saame tagada, et tootlikkus jätkuks?†Veelgi enam, tööandjalt küsimine, kuidas tootlikkust säilitada, näitab muret teie tööandja heaolu pärast ja võib parandada teie positsiooni teie töökohal. Kui taotlete puhkust, mis ei ole teile lepinguga võlgu, kohandage oma tooni nii, et te vabandate. ebamugavused ja lubadus kaotatud aeg oma võimaluste piires tasa teha.Andke oma ülemusele teada, kui teil on kogunenud puhkuseaega või haiguspäevi.Selle teabe lisamine kirja muudab asjad selgemaks ka käsuliini jaoks Personaliosakond, kui teie ülemus otsustab teie taotluse tagasi lükata ja peate otsuse edasi kaevama.
6
Kaasake ideid selle kohta, kuidas delegeerida tööd, kui olete eemal. Ehkki teie ülemus ütleb selles küsimuses tõenäoliselt lõpliku sõna, proovige anda kasulikke soovitusi selle kohta, milline teie töökaaslastest oleks teie arvates teie äraolekul kõige sobivam teie töö erinevate aspektide käsitlemiseks. Püüdke siiski mitte panna kogu koormat ühe inimese õlule, kuna see oleks selle konkreetse kolleegi suhtes ebaõiglane.
7
Kirjutage lugupidaval toonil. Olenemata asjaoludest on oluline, et taotleksite viisakalt puhkust. Teisisõnu peaksite eemalolekut taotlema, mitte nõudma, isegi kui teil on selleks seaduslik õigus. Hea küsimine võib minimeerida vastasseisu juhtkonnaga.
8
Leidke töölt lahkumise vorm. Üliõpilased, kes soovivad ülikoolist puhkust saada, peavad üldjuhul täitma vormi. Laadige oma ülikooli osakonna antud puhkuse vorm alla oma veebisaidilt. Need vormid peaksid olema saadaval ka teie osakonna kontoris.
9
Täitke vorm. Vorm küsib sellist teavet nagu teie nimi, ülikooli ID-number, ülikooli- ja alalised aadressid ning kraadiõppekava. Vormis küsitakse tõenäoliselt teie kodakondsuse või viisa staatust. Välisüliõpilaste jaoks võivad puudumised mõjutada viisat. Seda seetõttu, et kui olete välistudeng, on teile õppimiseks viisa antud. Kui katkestate õpingud pikemaks ajaks, võidakse teil paluda naasta oma koduriiki ja teil võib tekkida vajadus naasmiseks uuesti viisat taotleda. Uurige välja, millised võivad olla puhkuse tagajärjed viisaga, kui olete välistudeng, kes õpib üliõpilasviisa alusel. Need eeskirjad võivad riigiti erineda ja nende kehtestab vastav osariigi osakond. USA ülikoolides küsib vorm ka teilt, kas saate föderaalset rahalist abi. Kui olete USA-s üliõpilane, kes saab föderaalset rahalist abi, peate üldiselt rahalise abi saamiseks ülikoolis käima. Puhkus võib mõjutada teie föderaalse abi saamise õigust, seetõttu on oluline võtta ühendust oma finantsabi bürooga ja rääkida finantsabi nõustajaga, et saada nõu, kuidas puhkusetaotlust kõige paremini jätkata.
10
Täiendava dokumendina kirjutage töölt lahkumise kiri. Puhkusetaotlusele tuleks üldjuhul lisada tõendavad dokumendid, mida teie ülikool vajab teie taotluse kinnitamiseks. Kui taotlete sõjaväepuhkust, peate lisama oma sõjaväekäsud. Kui taotlete puhkust meditsiinilistel põhjustel, peate lisama oma arsti või tervishoiuteenuse osutaja kirjutatud kirja. Kui aga taotlete puhkust isiklikel põhjustel, peate kirjutama töölt lahkumise kirja, milles selgitate oma soovi asjaolusid ja põhjuseid.
11
Olge oma põhjuste osas läbipaistev. Kui teie puudumisetaotlus on isiklikel põhjustel, on oluline olla oma osakonnaga võimalikult läbipaistev, et teie osakond saaks kindlaks teha, kas teie konkreetne olukord kvalifitseerub teile puhkuseks.
12
Märkige kirjas kõik tööd, mida kavatsete äraoleku ajal teha. Võite olla näiteks teadusüliõpilane, kes taotleb puhkust oma uurimisprojekti lõpuleviimiseks ülikoolilinnakust eemal kauges kohas. Edasijõudnud doktorantidel on tavaliselt õigus sellistele puhkustele. Nad peavad siiski enne puhkuse andmist oma plaane oma õppejõudude nõustajatega arutama, et nõustaja saaks osakonnale kinnitada, et teie (õpilane) täidate tõenäoliselt oma uurimistöö eesmärgid. Täpsustage oma töölt lahkumise kirjas kõik tööd, mida kavatsete äraoleku ajal teha.
13
Lisage saatja aadress. Kui töötate tööandjaga samas majas, võib tunduda ebavajalik enda aadressi lisamine, kuid nii tagate, et kiri saadetakse õigele aadressile, kui postkontoril ei õnnestu seda kohale toimetada, ja teie personaliosakond leiab kirja on lihtsam esitada, kui sellele on kirjutatud teie aadress.
14
Kasutage kirja täitmise kuupäeva. Sageli määravad kirjutajad kirja kuupäeva, kui nad seda alustavad, kuid kui töötate kirja kallal mitu päeva, pidage meeles, et muutke kuupäev kirja täitmise ja allkirjastamise päevaks.
15
Lisage siseaadress, mida nimetatakse ka saaja aadressiks. Lisage konkreetse adressaadi nimi, sealhulgas tema isiklik tiitel (nt dr. Rogers, prof. Smith).
16
Kasutage tervituseks siseaadressis kasutatud nime. Isegi kui tunnete oma ülemust hästi, pöörduge tema poole ametlikult, ameti- või isikliku tiitliga, millele järgneb perekonnanimi.
17
Otsustage, millist vormindamisstiili soovite oma põhilõigete jaoks kasutada. Populaarne formaalne stiil on plokistiil, mis järgib järgmisi tavasid: lõigud peavad olema ühe vahega.Read peaksid olema vasakule joondatud.Lõigu alustamiseks taande tegemise asemel peaksid kõik read algama vasakust veerisest.Jäta tühi rida märkige lõiguvahed.
18
Lõpetage oma kiri viisaka lõpuga, nt “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”. Jätke eelmise põhilõigu ja “Lugupidamisega” vahele tühi rida. Jätke neli tühja rida sõnade “Lugupidamisega” ja masinakirjas kirjutatud nimi.
19
Kirjutage kiri alla. Kui olete kirja printinud, kirjutage oma nimi tindiga alla nelja tühja rea ette.