Ülesütlemisavaldus on ametlik dokument, mis näitab, et töötaja kavatseb ettevõttest lahkuda. Lahkumisavalduse kirjutamist eeldatakse enamikul töökohtadel ja see on ka austusavaldus. Isegi kui keegi vestluses juhendajaga sõnaliselt töölt lahkub, on siiski soovitatav esitada lahkumisavaldus. Ka kirja kirjutamine ei pea olema vaevaline, sest oma olemuselt on lahkumisavaldused lühikesed ja asjalikud.
Peamine asi, mida lahkumisavalduse koostamisel meeles pidada, on see, et kiri peaks jääma positiivseks. Seda seetõttu, et kiri jääb ettevõtte toimikusse ja seda võivad näha mitmed erinevad inimesed, kes mäletavad kirja tooni, kui neilt küsitakse viidet endise töötaja kohta. Lisaks võib lahkumisavalduses positiivseks jäämine aidata tööl lõpetada hea, mitte hapuga.
Lahkumisavalduses tuleks märkida vähemalt ametikoht, millelt isik lahkub, ja lahkumisavalduse jõustumise kuupäev. Töötajad peaksid tutvuma oma töötajate käsiraamatutega, et teha kindlaks, kui kaua nad peaksid ette teatama, kusjuures tüüpiline on kaks nädalat. Suurel ametikohal oleva inimese puhul, kes plaanib lahkumist, on lahkumisavalduse jõustumise kuupäeva üle rääkimine juhtide ja töökaaslastega tavaline, sel juhul ei tule kirjas märgitud kuupäev üllatusena.
Kuigi lahkumisavaldus võib siinkohal peatuda, lisab enamik inimesi ka lühikese märkuse, milles väljendab tunnustust ettevõttes veedetud aja eest ja kahetsust lahkumise pärast. Isegi juhtudel, kui inimesed elavad kibedatel tingimustel, peaksid nad suutma välja mõelda midagi positiivset, isegi kui see on valge vale. Öeldes „Mulle on meeldinud kõigiga ettevõttes Y koos töötada” või „Ettevõte X on võimaldanud mul osaleda paljudes huvitavates ja rahuldust pakkuvates projektides” väljendatakse tunnustust, mis jääb juhendajatele meelde.
Töötajad ei ole kohustatud oma lahkumist põhjendama, kuigi mõned võivad otsustada avaldada põhjused, nagu ümberpaigutamine või karjääri muutmine. Töötajad peaksid olema nende avalikustamise sõnastuse suhtes ettevaatlikud, et nad ei heidaks väiteid töökohtade ja ettevõtete kohta, millest nad lahkuvad. Näiteks ütlus “kolin Saksamaale parema töö saamiseks” on ei-ei, kuid “ma kolin Saksamaale, et otsida uusi ametialaseid edusamme” ütleb sisuliselt sama asja, palju viisakamal ja vastuvõetavamal viisil. .
Vaatamata palju avalikustatud ja sageli levitatavatele vastupidistele tõenditele ei tohiks töötajad lahkumisavalduses ettevõtte kaebusi loetleda. Need kaebused oleks tulnud enne tagasiastumist ülemuste ja teiste ettevõtte liikmetega rääkida ning neid ei tohiks lahkumisavalduses viidata ega arutada, kuna need võivad kahjustada üldist viisakat ja positiivset tooni, mis peaks iseloomustama ametlik tagasiastumine.
SmartAsset.