Arvestades asjaolu, et iga päev saadetakse ja võetakse vastu üle 300 miljardi meili, pole üllatav, et inimestel on tekkinud “e-kirjade väsimus”. Seetõttu on nii oluline kirjutada tõhusaid e-kirju, mis annavad teie mõtte selgelt ja lühidalt teada, mida te ei soovi. inimesed ei loe täielikult teie koosolekukutse meili, kuna see on liiga pikk või ebaselge. Ärge muretsege, Selgitatud juhendab teid kõike, mida peaksite koosolekukutse jaoks meili kirjutades tegema, näiteks kuidas kirjutada tugevat teemarida, mida peaksite ütlema oma meili sisus ja kuidas saate kalendrirakendust asjade lihtsamaks muutmiseks kasutada.
1
Kirjutage lühike ja asjakohane teemarida koos koosoleku kuupäeva ja teemaga. Nende üksikasjade kaasamine tähendab, et inimesed teavad, millal see on ja mida arutada tuleb, isegi meili avamata. Näiteks võite kirjutada: “Koosolek 12/8: uued aruandlusjuhised”.
2
Küsi osalemise kinnitust teemareal. Kui teil on vaja teada, kes koosolekule tulevad, küsige teemareal kinnitust. Nii saavad nad juba enne meili avamist teada, et peavad vastama võimalikult kiiresti. Võite kirjutada: “Reedel 10.06. personalikoosolek, kinnitage niipea kui võimalik.” Võite ka kirjutada: “Palun vastake: 6.10. personalikoosolek.
3
Andke neile teemareal teada, kui tegemist on erakorralise koosolekuga. Kui tegemist on pakilise või ajatundliku probleemiga, mis nõuab kohest kohtumist, lisage teemareale kiireloomulisus. Näiteks võite kirjutada midagi sellist: “Erakorraline koosolek esmaspäev, 31. 2.: küberjulgeolek.” On oluline märkida üles ka koosoleku teema, et anda neile aimu, mida oodata.
4
Märkige, kas kohalolek on kohustuslik või soovitatav. Kui töötate suures ettevõttes, ei pruugi mõne inimese kohalolek igal koosolekul olla vajalik. Märkige teemareal vastav osakond või andke saajatele teada, kas nad peavad osalema. Näiteks võite kirjutada: “Kohustuslik turunduskoosolek 10.06.” Kui koosolek pole nõutav, võite kirjutada: “Soovitatav koosolek 10.6. tõhusa uurimistöö taktika kohta.”
5
Segaduse vältimiseks kasutage teemareal täissõnu. Lühendid võivad tunduda tõhusad, kuid need ei ole nii täpsed kui täissõnad ja võivad tekitada segadust. Näiteks “SAP” võib tähendada “süsteeme ja töötlemist” või “proovide võtmise ja analüüsi plaani” olenevalt sellest, kes on teie keelega tuttav ja mitte. Siiski on õige kasutada levinud lühendeid, nagu “RSVP”, “HR,†ja “Kol.â€
6
Kirjutage lühike, sõbralik sissejuhatus ja lühike märkus. Enda tutvustamine on vajalik, kui töötate suures ettevõttes või kui te ei tunne veel kõiki. Samuti on oluline selles lühikeses sissejuhatuses mainida, kas dokumente või tarvikuid on vaja täita ja/või koosolekule tuua. Muutke oma tutvustus isikupäraseks või tööga seotud. Näiteks: “Tere meeskond, ootan põnevusega uut programmi järgmisel nädalal!â€
7
Märkige koosoleku kuupäev ja kellaaeg eraldi real, et see silma paistaks. See on inimeste jaoks koosolekul osalemiseks hädavajalik teave, nii et soovite, et see oleks selge ja eristuks muust tekstist. Tehke taane 2 rida selle kohal ja all ja/või kirjutage see paksus kirjas.Näide: “6. oktoober, 10:30 – 11:45 AMâ€Kui koosolek on võrgus, loetlege ajavöönd, et erinevates ajavööndites olevad inimesed seda ei näeks jätke vahele valekommunikatsiooni tõttu. Näiteks võite kirjutada: “6. oktoober, 10:30 – 11:45 (PST)”.
8
Loetlege asukoht pärast kuupäeva ja kellaaega. Tõstke asukoht sama hästi esile kui kuupäev ja kellaaeg, eriti kui kohtute uues kohas, kui seda on keeruline leida või kui teate, et mõni adressaat ei ole asukohaga tuttav. Virtuaalsete koosolekute jaoks (kas reaalajas foorumi või videovestluse kaudu) lisage hõlpsaks juurdepääsuks foorumi või videokõne link. Juhiste andmisel olge võimalikult üksikasjalik. Näiteks: “Palun tulge Timareni hoones (209 Nix St.) konverentsiruumi 592. Ruum 592 asub hoone 2. korrusel, seega peate minema liftiga alumiselt korruselt üles ja väljuma. 12 ja kasutage 59. korrusele tõusmiseks hoone lõunaküljel (teie vasakul) asuvaid lifte.â€
9
Jagage koosoleku eesmärki. Andke adressaatidele teada, mida koosolekuga saavutatakse. Koosoleku lühikese päevakava pakkumine aitab neil mõista, millised ülesanded tuleb eelnevalt ära teha. Võite lihtsalt esitada teema (nt “Küberturvalisuse värskendus”) või anda ajaskaala: 10:30 – 10:45 Jagage projekti olekuvärskendusi10:45 – 11:10 Võrrelge ja valige elujõulised pakkumised 11:10 – 11:30 Ajurünnak ja eesmärgid käivitamiseks
10
Kontrollige oma meili grammatiliste ja faktivigade osas. Kõige olulisemad asjad, mida tuleb korrektuur lugeda, on koosoleku kuupäev, kellaaeg ja koht, seega veenduge, et need oleksid õiged! Saate ka oma sissejuhatust, päevakava või muid märkmeid, mille olete lisanud, et veenduda, et olete kõik põhitõed läbinud. Lugege oma e-kiri valjusti läbi, et veenduda, et teie kiri on enne selle väljasaatmist selge ja lühike.
11
Klõpsake Outlooki avalehe vahekaardil “Uus koosolek”. Kui teie ettevõte kasutab integreeritud kalendriga suhtlusandmebaasi (nt Outlook), kasutage seda koosoleku seadistamiseks. Tavaliselt on see inimeste eelistatud kontaktpunkt, kellega koos töötate. Kui teie ettevõte ei kasuta Outlooki ega muud sarnast, saate kutse saatmiseks kasutada oma tööga seotud meili.
12
Valige kellaaeg ja kuupäev aknast “Ajastusabiline”. Pärast uue koosoleku loomist avaneb kalendriaken. Klõpsake valikul “Ajastusabiline” ja tõstke esile koosoleku jaoks saadaolev kellaaeg ja kuupäev. Veenduge, et see on aeg, mil teie ja kavandatud osalejad olete saadaval. Olenevalt teie ettevõtte rakendusest peate võib-olla muutma oma vaatamisseadeid, et kuvada kõigi ajakava (lisaks enda omale).
13
Osalejate lisamiseks sisestage nende nimed või kasutage oma aadressiraamatut. Nimede käsitsi sisestamiseks või aadressiraamatus sirvimiseks ja nende nimede valimiseks loendist klõpsake tekstiribal. Kasutage funktsiooni “Ajastamise assistent”, et kontrollida teiste inimeste saadavust. Kui inimesed pole saadaval, kuvatakse nende nimed esile tõstetuna. Assistent näitab isegi teile ja osalejate ajakavadele sobivaid soovitatud ajapilusid.
14
Määrake koosoleku algus- ja lõppaeg. Veenduge, et koosoleku kuupäev oleks varem valitud kuupäev, ja klõpsake vajadusel muudatuste tegemiseks kalendrinupul. Seejärel kasutage õige algus- ja lõpuaja valimiseks ajaloenditest paremal olevaid rippmenüü nooli. Lõpuaegade lisamine austab kõige rohkem inimeste aega, et nad teaksid, mida oodata, ja saaksid planeerida oma edasi-tagasi reisimist või koosoleku ajal töötamist.
15
Klõpsake ekraani ülaosas vahekaardil “Koosolek” valikul “Kohtumine”. Sellel nupul klõpsates naasete üldisele kohtumiste kuvale ja peaksite nägema oma sisenemist ajastatud. Siit saate lisada teema, asukoha ja märkmeid. Kui te ei näe kohtumise kuval oma kirjet ajastatud, minge tagasi ja korrake protsessi, kuni see kuvatakse.
16
Olge teema, asukoha ja märkmete sisestamisel konkreetne. Andke adressaatidele mõne lühikese sõnaga teada, millest koosolekul räägitakse (nt “Tulevane tootetestimine”. Täpsustage asukohta ja andke juhiseid, kui see pole tavaline kohtumispaik või kui sinna on keeruline pääseda. Lisage mis tahes täiendavad märkmed (nagu kõik ettevalmistustööd), mis on koosoleku jaoks asjakohased. Esitage asukoha aadress, isegi kui arvate, et nad seda juba teavad. Kui olete lõpetanud, klõpsake käsul “Saada”.