Kontorijuhendid on iga äriorganisatsiooni lahutamatu osa, kuna need edastavad ettevõtte poliitikat, mida tuleb järgida. Enamik kontorijuhendeid jaguneb kahte kategooriasse: poliitikate ja protseduuride käsiraamatud või töötajate käsiraamatud. Olenemata sellest, millist käsiraamatut te kirjutate, on sisu loogiline korraldamine teie edu jaoks ülioluline.
1
Määrake projektijuht. Kontorijuhendi kirjutamine on tohutu töö, seega peab keegi selle eest vastutama. Sõltuvalt teie organisatsiooni suurusest võite projekti määrata üksikisiku või meeskonna. Tavaliselt vastutab personalitöötaja käsiraamatu kirjutamise eest, kuid osakonnajuhatajad oleksid tõenäoliselt parem valik poliitikate ja protseduuride käsiraamatu jaoks. Kui olete väikese ettevõtte omanik, võite selle ülesande ise enda kanda võtta, kui teil on aega sellele pühenduda. Veenduge, et käsiraamatu kirjutamise eest vastutaval isikul on tugev kirjutamisoskus. On väga oluline, et juhend oleks selge ja kergesti loetav.
2
Kasutage sobivat keelt. Teie käsiraamat peab edastama poliitikad kõigile teie töötajatele võimalikult tõhusalt, nii et see peaks olema otsekohene ja hõlpsasti loetav. Olge ettevaatlik, kui kasutate liiga palju tööstuse žargooni, eriti kui teil on töötajaid, kes ei pruugi sellega üldse tuttavad .Kasutage akronüüme säästlikult ja selgitage kõiki, mida kasutate. Veenduge, et teie juhendi keel sobiks teie ettevõtte kultuuriga. Samuti on oluline vormindamine. Veenduge, et teie pealkirjad on paksus kirjas, teil on selge sisukord ja piisavalt tühikuid, et töötajad saaksid vajaliku teabe leidmiseks hõlpsalt dokumenti sirvida.
3
Julgustada töötajate panust. Sõltuvalt teie ettevõtte tüübist ja koostatavast käsiraamatust võib kogu meeskonna koostööst tõesti kasu saada. Selleks, et saaksite kõigist maksimumi, teavitage kindlasti kõiki oma töötajaid juhendi eesmärgist ja nende panuse tähtsusest. Proovige rõhutada eeliseid, mida käsiraamat teie töötajatele toob, näiteks Segaste protseduuride selgitamine või uute töötajate sisseelamiseks kuluva aja lühendamine. Vastasel juhul võivad nad käsiraamatut lihtsalt distsiplinaardokumendina näha.
4
Teadke ülevaatuse protsessi. Enne projektiga alustamist peaks teil olema selge arusaam sellest, kes ja mis ametikohal selle kallal töötab. Eriti oluline on enne juhendi levitamist otsustada, kes vastutab lõpliku ülevaatuse eest.
5
Plaanige seda sageli värskendada. Teie kontori käsiraamat on pidevalt muutuv dokument, nii et peate plaanima seda sageli värskendada. Peate algusest peale otsustama, kes vastutab juhendi värskendamise eest ja kui sageli muudatusi tehakse. Samuti võite julgustada töötajaid teavitama asjakohast inimest, kui nad märkavad juhendis muudatusi. Olenevalt teie organisatsioonis, võite printida oma käsiraamatu paberkoopiad või valida elektroonilise juhendi, mida on palju lihtsam sageli värskendada.
6
Jagage osakondade kaupa. Alustuseks koostage ülesannete loend, mille täitmise eest vastutab teie organisatsiooni iga osakond. Saate määrata selle ülesande ühele inimesele või iga osakonna ühele inimesele. Kui see langeb ühele inimesele, veenduge, et tal oleks osakonnajuhatajate toetus.
7
Kirjutage ametijuhendid. Kui teate, mille eest iga osakond vastutab, määrake täpselt kindlaks, milliseid ülesandeid iga töötaja igas osakonnas teeb. See aitab teil töökoormust ühtlaselt jaotada ja annab teile parema ettevalmistuse uute töötajate palkamiseks, kui aeg saabub. Abiks võib olla organisatsiooni skeemi koostamine, mis kirjeldab, kellele iga töötaja peaks aru andma, eriti kui see on teie organisatsioonis praegu ebaselge. .
8
Kirjeldage protseduurid. Kui teil on nimekiri ülesannetest, mille eest iga töötaja vastutab, on aeg igasse ülesandesse süveneda ja kirjutada samm-sammult juhised nende täitmiseks. Selle eesmärk on aidata kaasa uute töötajate koolitamisele ja hõlbustada olemasolevatel töötajatel üksteise tööülesannete katmist puudumiste ajal. Veenduge, et kirjeldaksite üksikasju, nagu dokumentide salvestamine, teatud varude säilitamine ja kuidas võtke ühendust tarnijate ja klientidega. Hea mõte on lasta kellelgi iga ülesanne üle vaadata, püüdes seda täpselt juhiseid järgides täita. Veenduge, et ülevaataja ei oleks sama isik, kes tavaliselt ülesande täidab. Kiiresti saab selgeks, kas puuduvad sammud või ebatõhusus.
9
Kaaluge igakuisi ja aastaseid ülesandeid. Lisaks igapäevaste tööülesannete protseduuride kirjeldamisele, mida teie töötajad täidavad, võtke kindlasti arvesse suuremaid projekte, mis esinevad harva, nagu kvartaalsed ülevaated või iga-aastased esitlused. Proovige koostada kõigi nende ülesannete jaoks ajakava, et uued töötajad saaksid aru, millal et hakata nendeks valmistuma.
10
Pakkuge uutele töötajatele kasulikku teavet. Lisaks tööülesannete täitmise üksikasjade pakkumisele võite soovida anda oma uutele töötajatele täiendavaid näpunäiteid, mis aitavad neil kontoriga tutvuda. See vähendab nende sõltuvust teistest töötajatest ja loodetavasti tunnevad nad end kiiremini. Võib-olla soovite lisada teavet järgmiste asjade kohta: vannitubade, puhkeruumide ja postiruumi asukoht, kuidas kasutada telefoni, printerit, arvutit ja muid seadmeid, kuhu parkida; kuidas tellida tarvikuid.
11
Teadke juriidilisi nõudeid. Tõenäoliselt on palju asju, mida soovite oma töötajate käsiraamatusse lisada, kuid te ei pruugi teada, et on ka asju, mida olete seadusega kohustatud lisama. Peate kindlasti lisama teavet võrdsete töövõimaluste, ahistamise, perearstipuhkuse ja puuetega inimeste majutuse kohta. töötaja hüvitis, sõjaväepuhkus, rinnaga toitmine ja kuriteoohvri puhkus. Vajadusel lisage teave ettevõtte mitteavaldamise lepingute ja/või huvide konflikti avalduste kohta. Kui töökeskkond on mingil viisil ohtlik, lisage teave sammude kohta, mida võtate töötajate ohutuse tagamiseks, ja selle kohta, mida neilt töötajatelt oodatakse. Kuigi see pole seadusega nõutud, on hea mõte lisada ka klauslid, mis käsitlevad ettevõtte õigust töötajaid oma äranägemise järgi töölt vabastada ja juhendis muudatusi teha. . See aitab kaitsta ettevõtet, kui endine töötaja esitab kohtuasja. Tööseadused on igas osariigis erinevad. Enne töötaja käsiraamatu avaldamist on hea mõte konsulteerida advokaadiga, et veenduda, et te ei lisanud ega jätnud välja midagi, mis võib kahjustada.
12
Lisage teave tundide ja kohaloleku kohta. Teie töötaja käsiraamat peaks töötajatele selgelt teatama, millal nad peaksid kontoris viibima ja mitu tundi nad nädalas peaksid töötama. Kaasake ka teave ületunnitöö tasude kohta, märkides kindlasti selgelt, kes on ületunnitöö tegemiseks kõlblik ja kes mitte. Veenduge, et töötajad teaksid, kuidas puudumisest teatada. Kui pakute paindlikku tööaega, kirjeldage selle soodustuse kasutamise protseduure. Andke töötajatele teada, millal ja kuidas nad peaksid oma palka ootama.
13
Rääkige eelistest. Pühendage kindlasti osa oma käsiraamatust hüvedele, sealhulgas tasulisele puhkusele, tervisekindlustusele, elukindlustusele, ettevõtte 401 000 plaanile ja kõigele muule, mida pakute. Selgitage neid hüvesid põhjalikult, et enamikule küsimustele saaks vastused lihtsalt juhendit lugedes.Kui teie hüvesid pakub väljastpoolt teenusepakkuja, andke töötajatele teada, kust programmi kohta lisateavet leida.Kui kasutate tunnipõhiseid makseid. ja palgatöötajad või osalise tööajaga ja täistööajaga töötajad, märkige kindlasti selgelt välja, kes millisesse kategooriasse kuulub ja milliseid soodustusi kellele saab.
14
Koostage käitumiskoodeks. Töötaja käsiraamat on ka koht, kus kehtestada reeglid, millest teie töötajad peavad kinni pidama. Võite kehtestada ka distsiplinaarmenetluse, kuid veenduge, et see poleks nii konkreetne, et see ei pruugi teatud asjaoludel sobida. Käitumiskoodeksiga hõlmatud levinumad teemad on järgmised.
15
Kirjeldage läbivaatamise protsessi. Teie töötajatel on abi sellest, kui nad teavad täpselt, kuidas nende tulemuslikkuse ülevaatusi tehakse ja millal neid oodata. Olge protseduuride ja ootuste kirjeldamisel võimalikult täpne.
16
Kaasake protseduurid. Tõenäoliselt on teie kontoris palju rohkem protseduure, kui ette kujutaksite, seega võib kuluda aega, et mõelda kõigele, mida oma käsiraamatus käsitleda vajate. Mõelge kõikidele küsimustele, mis uuel töötajal teie kontori töötamise kohta tekkida võivad, sealhulgas: kuidas sisse- ja välja lülitada lõunasööki ja poliitikat katkestada; kaugtööeeskirjadKuidas taotleda vaba aega.