Kokkuvõte on äridokumendi kõige olulisem osa. See on esimene (ja mõnikord ka ainus) asi, mida teised loevad, ja viimane asi, mida peaksite kirjutama. See on lihtsalt lühiülevaade dokumendist, nii et hõivatud inimesed, kes teie dokumenti loevad, teavad kohe, kui palju lugeda ja milliseid toiminguid tõenäoliselt vaja läheb.
1
Mõistke, et lühikokkuvõte on äridokumendi lühiülevaade. “Lühike” ja “arvustus” on siin võtmesõnad. Kokkuvõte ei ole mingil viisil kõikehõlmav ega asenda originaaldokumenti. Kokkuvõte ei tohiks kunagi olla pikem kui 10% originaaldokumendist. Tulistage, et see oleks kuskil 5% ja 10% vahel.
2
Veenduge, et see järgiks teatud stiililisi ja struktuurilisi juhiseid. Enamik autoriteetseid allikaid, kes kirjutavad kommenteeritud kokkuvõtteid, nõustuvad, et kehtivad teatud stiililised ja struktuurilised juhised. Nende hulka kuuluvad: Lõiked peaksid olema lühikesed ja sisutihedad.Kokkuvõtted peaksid olema mõistlikud isegi siis, kui te pole algset aruannet lugenud.Kokkuvõtted tuleks kirjutada sihtrühmale sobivas keeles.
3
Määratlege probleem. Kokkuvõte peab selgelt määratlema probleemi, olgu see siis tarneahela juhtimine või turunduskampaaniad välismaal. Eelkõige vajavad kommenteeritud kokkuvõtted probleemide selgeid määratlusi, kuna nende aluseks olevad dokumendid, Requests For Proposals (RFP) on sageli kirjutatud tehniliste inimeste poolt, kellel on nõrk arusaam kontseptuaalsetest küsimustest. Veenduge, et probleem oleks määratletud selgelt ja arusaadavalt.
4
Pakkuge lahendust. Probleem vajab alati lahendust. Nõudeavalduse esitamiseks eesmärgi (ja ettevõtmise rahastamise põhjuse) esitamiseks peate esitama oma lahenduse, et see probleemiga tõhusalt tegeleks. Kui teie probleem pole selgelt kirjas, pole teie lahendus tõenäoliselt mõttekas.
5
Kasutage graafikat, täppe ja pealkirju, kui dokumenti on sel viisil lihtsam läbi lugeda. Kokkuvõte ei ole essee; see ei pea olema pikki tekstiplokke. Kui need parandavad arusaamist või muudavad kokkuvõtte hõlpsamaks, võib kasutada järgmist: Graafika. Hästi paigutatud graafika, mis illustreerib kliendi probleemi täpset olemust, võib kokkuvõtte mõtte tuua. Nägemismeele stimuleerimine on sageli sama tõhus kui nende analüütiline meel. Kuulid. Pikki teabeloendeid saab jaotada paremini seeditavateks täppideks. Pealkirjad. Korraldage kokkuvõtte teemad vajadusel rubriikide kaupa. See aitab lugejal kokkuvõttesse sukeldumisel orienteeruda.
6
Hoidke kirjutis värske ja žargoonivaba. Žargon on mõistmise vaenlane. See juhtub lihtsalt ärimaailmas populaarseks. Sellised sõnad nagu “liides”, “võimendus”, “põhipädevus” ja “põletav platvorm” on kõik sõnad, mida peaksite püüdma vältida. Need varjavad tegelikku tähendust ja võivad muuta kokkuvõtte ebamääraseks ja konkreetne.
7
Alustage originaaldokumendist. Kuna kokkuvõte on mõne teise dokumendi kokkuvõte, peate algdokumendiga üsna hästi kursis olema, et koondada see hallatava ja informatiivse versioonini. Olenemata sellest, kas see originaaldokument on aruanne, äriplaan, ettepanek, käsiraamat või muu dokument, vaadake see üle ja otsige selle peamisi ideid.
8
Kirjutage lühike ülevaade. Mis on dokumenti sponsoreeriva ettevõtte või originaaldokumendi enda eesmärk? Mis on selle ulatus?Näide: “Women World Wide on mittetulunduslik organisatsioon, mille eesmärk on ühendada naised kogu maailmas tõhusate lahendustega koduvägivallale ning pakkuda tugivõrgustikku perevägivalla all kannatajatele. Tegutsedes Kanadas Albertas asuvast peakorterist on ta saanud naiste soovitusi 170 riigist üle maailma.”
9
Pange “haara” särama. See jaotis on tõenäoliselt kogu teie kokkuvõtte kõige olulisem osa. Kahe või kolme lausega peaksite lugejale ütlema, miks teie ettevõte on eriline. Miks see väärib kokkuvõtet lugevate inimeste kontrolli, äri või partnerlust? Võib-olla on teie klient Michael Jordan ja ta on teie toote Twitteris tasuta kinnitanud. Võib-olla allkirjastasite just Google’iga partnerluslepingu. Võib-olla anti teile just patent või tegite just oma esimese suure müügi.
10
Määratlege suur probleem. Kokkuvõtte esimene tõeline koostisosa on probleemi arutelu, seega selgitage probleemi, mida teie tooted/teenused lahendavad. Veenduge, et probleem oleks võimalikult selgelt määratletud. Valesti määratletud probleem ei kõla veenvalt ega sea teie lahendust nii mõjusaks, kui see võiks olla.Näide: “Los Angeleses on liiklus halvatud. Peale DC piirkonna on Los Angeleses kõige hullem liiklus riigis. See ei ole lihtsalt tüütu. Ududest tingitud sudu ja saaste vähendab töötajate tootlikkust, suurendab astmahaigete esinemissagedust ja tekitab aeglaselt tõsiseid terviseprobleeme. Los Angeleses on rohkem autosid, kui on piisavalt vanu inimesi, et nendega juhtida .”
11
Pakkuge oma ainulaadset lahendust. Suur probleem on lihtne osa. Nüüd peate lugejat veenma, et olete suurele probleemile välja mõelnud ainulaadse lahenduse. Kui tarnite need kaks koostisosa, on teil suurepärane idee.Näide: “Innotech on loonud murrangulise liiklusjuhtimissüsteemi, mis vähendab sõiduajast minuteid, paigaldades piduritulede radadele patenteeritud “nutivõrgud”, mis loevad kogust. Enam ei pea Ameerika juhid seisma minuteid punase tule taga, samal ajal kui roheline tuli vilgub, et vastassuunas ei oleks ühtegi autot.
12
Rääkige turupotentsiaalist. Täpsustage suurt probleemi, pakkudes oma valdkonna kohta statistikat. Olge ettevaatlik, et te ei teeskleks, et teil on suurem turg kui teil! Asjaolu, et meditsiiniseadmete tööstus on 100 miljardit dollarit aastas, ei tähenda midagi, sest teie uus meditsiiniseade teenindab vaid väikest segmenti tööstusest. Jaotage see realistlikuks turupotentsiaaliks.
13
Lisage oma ainulaadne müügipakkumine. Siin kirjeldate oma ainulaadset lahendust. Mis konkreetselt annab teie tootele või teenusele eelise konkurentide ees? Võib-olla saadab teie kodune tervishoiuteenus lihtsalt õdede asemel koju arste või garanteerite visiidid samal päeval, et te ei peaks varakult planeerima. Tooge välja, miks olete eriline.Näide: “Intellilighti lisaeelis on see, et see suudab tuvastada, millal kedagi kodus pole. Kui valgus jäetakse tühja ruumi põlema, lülitub see automaatselt välja ja lülitub uuesti sisse, kui tuvastab liikumise See säästab kliendi raha elektriarvelt ja raiskab vähem energiat.”
14
Rääkige vajadusel oma ärimudelist. Mõned kommenteeritud kokkuvõtted ei vaja ärimudelit. (Mittetulundusühingutel ja mittetulundusühingutel ja valitsusvälistel organisatsioonidel tõenäoliselt äriplaani ei ole.) Aga kui teie omal on, peab teie ärimudel olema selge ja hõlpsasti järgitav. Sisuliselt vastate küsimusele: “Kuidas saate panna inimesi oma rahakotist dollareid välja võtma ja teile andma?” Hoidke mudel lihtne, eriti lühikokkuvõttes. Kiire kokkuvõte on kõik, mis on vajalik.
15
Vajadusel arutage oma juhtkonnaga. Sõltuvalt sellest, millises valdkonnas te tegutsete, võib see olla teie kokkuvõtte üks olulisemaid osi. Teie investorid või pankurid usaldavad meeskonda, mitte ideed. Ideid on lihtne saada, kuid nende elluviimine on võimalik ainult tugeva meeskonnaga. Näidake kiiresti, miks teie meeskonnal on kogemusi ja teadmisi teie äriplaani elluviimiseks.
16
Esitage oma väidete toetuseks finantsprognoosid. Tuginedes teie turule, ärimudelile ja ajaloolisele tootlusele, peate koostama alt-üles finantsprognoosi. Teie prognooside eesmärk on lihtsalt näidata oma pädevust ja teie võimet koostada kindlatel eeldustel põhinevaid finantsprognoose. Kui teie plaan on mõeldud investorite rühmale, ärge kulutage sellele jaotisele liiga palju aega, sest nad teavad et teil pole aimugi, kui palju raha võite teenida. Tavaliselt ei tee investorid teie finantsprognooside põhjal otsust minna või mitte minna. Nad teevad sisuliselt oma finantsprognoosid.
17
Vastake oma soovile. Nüüd on aeg taotleda kas investeeringut või laenu, olenevalt kokkuvõtte eesmärgist. Peaksite uuesti selgitama, miks teie ettevõte väärtust pakub. Tuletage lugejale meelde suurt valu, mida lahendate, ja oma turupotentsiaali. Lõpuks rõhutage uuesti oma meeskonda ja selle võimet tööga hakkama saada. Küsige dollarisummat, mis on vajalik teie ettevõtte järgmise olulise verstaposti saavutamiseks. Ärge avaldage, kui suurest osakapitalist olete nõus loobuma või millist intressi olete nõus maksma. Seda tuleks teha hiljem silmast-silma läbirääkimiste teel.
18
Lugege oma kokkuvõte uuesti läbi. Kui olete põhitõed kirja pannud, lugege see hoolikalt uuesti läbi. Peaksite kokkuvõtet eriti hoolikalt läbi lugema. Uuesti lugemise ajal arvestage ka oma vaatajaskonnaga. Veenduge, et kõiki uusi viiteid selgitataks ja et keel oleks selge ka kellelegi, kes on selle teemaga uus. Vajadusel kirjutage ümber. Laske värsketel silmadel oma kokkuvõte uuesti läbi lugeda, pöörates erilist tähelepanu: selgusele. Kas sõnad on selged, ideed selgemad ja kokkuvõte on žargoonivaba? Vead. Grammatika-, kirjavahe- ja õigekirjavigu võib olla ohtralt. Kui keegi arve ja statistikat fakte kontrollib, võib see olla ka hea ideaal. Jõulisus. Kas ideed muutuvad põnevaks? Kuhu pigi langeb, kui üldse? Sidusus. Millised osad ei sobi kokku? Mis osad teevad?