Iseloomulik kiri on kiri, mille on kriminaalkohtualuse nimel kirjutanud keegi, kes teda tunneb. Iseloomulikus kirjas püüab autor veenda kohtunikku määrama kostjale minimaalset karistust, tagades kostja hea iseloomu. Hea iseloomuga kiri (või veel parem, hulk häid tähti) võib veenda kohtunikku, et hoolimata sellest kriminaalsüüdimõistmisest on kohtualune ühiskonna hinnatud liige, kes väärib karistuse määramisel leebemat suhtumist.
1
Valige oma materjalid. Professionaalse välimusega kiri tuleb trükkida kvaliteetsele paberile ja allkirjastada tindipliiatsiga. Lubatud on puhas leht valget 8,5″x11″ printeripaberit. Samuti võite leida “äri” või “rèsumé” paberit, mis on tavaliselt paksem ja kreemikas või valkjas. Kirja tippimisel valige professionaalse välimusega font, mis on loetav ja piisavalt suur, et seda oleks lihtne lugeda. Kui kirjutate kirja käsitsi, vältige joonelise või köitja stiilis paberi kasutamist. Kasutage joonlauda või muud sirgjoont, et hoida oma käekiri üle lehe kirjutades sirgena. Muutke oma käekiri võimalikult loetavaks.
2
Võimaluse korral kirjutage kiri kirjaplangile. Kui teil on juurdepääs kirjaplangile (ametlikud kirjatarbed, mille ülaosas on isiku, ettevõtte või organisatsiooni nimi ja aadress), kasutage seda. Kirjaplank võib olla teie töökoha ametlik kirjatarbed. Ettevõtte kirjaplangi kasutamisel viitate sellele, et teil on õigus suhelda ettevõtte nimel, mis väljendab teatud vastutust ja usaldust. Kui olete töötaja, hankige enne oma tööandja kirjaplangi isiklikuks asjaks kasutamiseks luba, kui kirjutate kiri.
3
Andke oma isikuandmed. Kui te ei kasuta kirjaplanke, esitage enda tuvastamiseks oma isikuandmed. Sisestage vasakus ülanurgas oma:NimiAadress Linn, osariik ja sihtnumber Telefoninumber ja/või e-posti aadress
4
Kuupäev kirja. Jätke oma isikuandmete järele tühi rida ja tippige kirja kirjutamise kuupäev. Lühendamise asemel kirjutage kuupäev välja, nagu näiteks “21. september 2015”, mitte “21.09.15”.
5
Kirjutage siseaadress. Siseaadress (kirjale endale kirjutatud aadress, mitte ümbrikule kirjutatud välisaadress) peaks sisaldama saaja täisnime, ametinimetust ja postiaadressi. Jätke kuupäeva alla tühi rida, seejärel kirjutage kohtuniku nimi ja aadress. Kasutage kohtuniku ametiaadressi, mis on tavaliselt kohtumaja, kus ta töötab. Näiteks: Austatud [täisnimi], Los Angelese maakonna ülemkohtu kohtunik, Chatsworthi kohtumaja, 9425 Penfield Avenue, Chatsworth, CA 91311.
6
Märkige, millisest juhtumist kirjutate. Andke kohtunikule siseaadressi all teada oma kirja teema. Kasutage sõna “Re:” (lühend sõnadest “seoses” või “viitega”), millele järgneb lühike identifitseeriv fraas. Näiteks “Re: Sentencing of Jane Doe, Case No. W017344”
7
Alusta tervitusega. Kirjutage oma kirja sõnumi alustamiseks “Lugupeetud kohtunik (perenimi)”. Pange tähele, et kohtunikule viidates peaksite kasutama sõna “Austatud”, kuid otse tema poole pöördudes kasutage sõna “Kohtunik”. Nimetusi kasutatakse endiselt ka siis, kui kohtunik on pensionile jäänud. Sõna “Kallis” on ärilises kontekstis alati sobiv ega tähenda tingimata, et inimene on teile kallis. See on lihtsalt korralik avatervitus.
8
Tuvastage ennast ja nimetage oma elukutse. Kirja esimeses lõigus alustage enda tutvustamisega ja öelge, millist tööd te teete. Ärge olge oma volituste suhtes tagasihoidlik, eriti kui teie karjäär asetab teid kogukonnas kõrgelt hinnatud positsioonile. Soovite näidata, et kostjal on teiega positiivne suhe, produktiivne ja asjakohane kogukonna liige. Näiteks võite kirjutada: “Olen kohalik väikeettevõtte omanik ja teeninud seda kogukonda viisteist aastat.”
9
Tunnistage, et kostja on hädas. Andes kohtunikule teada, et olete teadlik kostja ees seisvatest süüdistustest, annate kohtunikule teada, et olete endiselt valmis oma tuge pakkuma, hoolimata kostja probleemidest seadusega. Näiteks võite kirjutada: “Hr Smith on mulle teatanud, et teda süüdistatakse narkootiliste ainete omamises. Neid asjaolusid silmas pidades on mul hea meel toetada hr Smithi head iseloomu.”
10
Öelge, kuidas tunnete kostjat. Teie järgmine lause peaks täpsustama, kuidas te kostjat tunnete ja kui kaua olete teda tundnud. Öelge kohtunikule, kas kostja on pereliige, sõber, äripartner, teie koguduse liige vms.
11
Põhjendage, miks toetate kostjat. Peate kohtunikku veenma, et kostja väärib leebemat suhtumist. Selgitage, miks arvate, et ta väärib teist võimalust ja kuidas kostja saab jätkuvalt oma perekonda ja kogukonda positiivselt mõjutada. Mainige, miks on kostjat kodus või tööl vaja ning kuidas tema perekonda ja kogukonda vanglas või vanglas viibimine negatiivselt mõjutab. Kasutage konkreetseid näiteid selle kohta, millal jälgisite kostja head iseloomu. Kirjeldage korda, kui nägite, et kostja tegi kõik endast oleneva, et aidata kedagi, kes vajab abi. Näiteks: “Ühel pärastlõunal märkas hr Smith, et üks meie naabritest nägi vaeva, et oma kodus remontida. Nägin, kuidas hr Smith pakkus oma abi, samuti oma tööriistu ja tarvikuid. See juhtum paljude teiste hulgas , näitab hr Smithi abivalmiduse ja suuremeelsuse mainet meie naabruses.”Võtke selle jaotise jaoks nii palju ruumi, kui vajate, kuid mitte rohkem, kui vajate. Kohtunike ajakava on väga tihe, nii et teie kohtunik hindab hoolikalt hoolikalt muudetud kirja. Seadke oma kõige võimsamad argumendid esikohale ja sõnastage oma põhjendused nii lühidalt kui võimalik.
12
Lugege kirja korrektuur. Kui olete selle kirjutamise lõpetanud, lugege oma kiri mitu korda uuesti läbi ja laske kellelgi teisel see teie eest lugeda. Veenduge, et teie kiri oleks hõlpsasti arusaadav ning õigekirja- ja grammatikavigadeta. Kui teie kiri on nii sirgjooneline, asjakohane ja veatu kui võimalik, on see saatmiseks valmis.
13
Võtke ühendust kostja kaitsjaga. Ärge saatke oma kirja otse kohtunikule. Kaitsjad eelistavad, et nende klientide sõbrad ja sugulased annaksid kirja esmalt advokaadile, et advokaat vaataks kirja üle ja veenduks, et kirjas pole teavet, mis võiks kostja juhtumit kahjustada. Kui teate kedagi teist, kes võiks olema valmis kirjutama kostjale hea iseloomuga kirja, andke sellest teada kostja advokaadile. Advokaat võib otsida nii palju inimesi, kui ta suudab kliendi nimel tähti kirjutada.