Kui teil on ettevõte, peate tõenäoliselt oma klientidele kirju kirjutama. Võite kirjutada neile uutest sündmustest või eripakkumistest teavitamiseks või vastata kliendi kaebusele oma ettevõtte nimel. Sõltumata kirja põhjusest tuleb alati säilitada professionaalne toon.
1
Kasutage professionaalset kirjaplanki. Ärikiri on teie ettevõtte esindus. Nii et see peaks välja nägema selge ja kvaliteetne. Sellel peaks olema ka teie ettevõtte logo või kaubamärk. Kirjaplangi saate luua Microsoft Wordi eelkujundatud värviliste kirjaplankide mallide abil. Kasutage kirjaplangis kindlasti oma olemasolevat logo või kaubamärki.
2
Avage tekstitöötlusprogramm. Peaksite alati arvutis tippima ärikirja. Looge uus dokument ja määrake dokumendile 1-tolline veeris.Kasutage serif-fonti, nagu Times New Roman, Georgia või Ariel. Kasutage kindlasti fondi suurust, mis ei ole suurem kui 12 punkti, kuid mitte väiksem kui 10 punkti. Kirja ei tohiks olla raske lugeda fondi valiku või fondi suuruse tõttu. Veenduge, et dokument oleks seatud ühe vahega.
3
Seadistage ploki vorm. Plokkvorm on ärikirjade jaoks kõige levinum vorm. Seda on ka kõige lihtsam seadistada ja järgida. Iga pealkiri peab olema joondatud ja iga pealkirja vahele peab jääma üks tühik. Alustades dokumendi ülaosast, peaksid teie ärikirjal olema järgmised pealkirjad: tänane kuupäev või kirja saatmise kuupäev. Kuupäev on oluline, kuna seda saab kasutada teie ja saaja kirjete jaoks. Samuti võib sellel olla seaduslik kasutus. Seega veenduge, et see oleks täpne. Saatja aadress. See on teie aadress, mis on vormindatud standardses aadressi stiilis. Kui teie aadress on juba kirjaplangil, võite selle päise vahele jätta.Siseaadress. See on selle inimese nimi ja aadress, kellele kirjutate. Härra/proua kasutamine on vabatahtlik. Näiteks kui kirjutasite Nina Brownile, võite jätta proua/preili tema nimest välja, kui te pole kindel, milline on tema perekonnaseis. Tervitus. See võib olla “Kallis proua Brown” või “Kallis Nina Brown”. Kui te pole kindel, kes seda kirja loeb, kasutage “Lugupeetud härra või lugupeetud proua”. Võite kasutada ka “Kellele see võib puudutada”, kuid ainult viimase abinõuna, kui teil pole aimugi, kes teie publik on.Kirja sisu. Sellele keskendume lähemalt artikli järgmises osas. Kirja sulgemine allkirjaga. See võib olla “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”.
4
Tuvastage oma publik. Kirja toon peaks alati jääma professionaalseks, sõltumata publikust. Kuid tõenäoliselt kohandate oma keelt või sõnavalikut selle põhjal, kellele kirjutate. Kui kirjutate mõne teise ettevõtte personaliosakonnale, peate võib-olla kasutama ametlikumat keelt. Kui aga kirjutate konkreetsele kliendile, võite kasutada mitteametlikumat või juhuslikumat keelt. Vaatajaskonna tuvastamine tähendab ka seda, et väldite oma vaatajaskonna segadusse ajamist. Vältige terminite kasutamist, millest teie lugeja aru ei saa. Klient ei tea tõenäoliselt näiteks teie ettevõttes kosmoseprogrammi jaoks kasutatavaid akronüüme, seega vältige nende kasutamist kirjas. Hea ärikirja kirjutamise reegel number üks on olla selge, lühike ja viisakas.
5
Märkige esimesele reale kirja eesmärk. Mõelge kirja eesmärgile. Kas selleks, et anda klientidele teada teie uuest asukohast uues linnaosas? Kas selleks, et meelde tuletada kliendile tasumata arvet või tasumata saldot? Või vastata kliendi kaebusele? Seda eesmärki silmas pidades koostage esimene rida, mis annab lugejale kohe teada, millest kiri räägib. Ära ole kirja eesmärgi osas ebamäärane. Lõpetage tagaajamine.Alustage, kui avaldate oma arvamust ettevõtte omanikuna. Kasutage sõna “me”, kui kirjutate ettevõtte või organisatsiooni nimel. Keskenduge otsesele avaldusele, näiteks: “Meie kirjutavad teile teavitamiseks või “Me kirjutame taotluse saamiseks”. Kui kirjutate ettevõtte omanikuna, võite kasutada ka avaldust “Iâ€. Näiteks: “Võtan teiega ühendust, kuna” või “Kuulsin hiljuti… ja tahaksin selle kohta rohkem teada saada”. “Näiteks kirjutate (ettevõtte omanik) Nina Brownile eelmise kuu tasumata arve kohta. Alustage kirja sõnadega: “Võtan teiega ühendust, kuna teie kontol on 2015. aasta märtsist võlgnevus.†Või olete ettevõtte töötaja ja kirjutate vastuseks kliendi kaebusele ettevõtte kosmoseprogrammi kohta. Alustage kirja sõnadega: “Saime teie kaebuse meie Marsi kosmoseprogrammi kohta. Võib-olla kirjutate lugejale teatamiseks, et nad võitsid konkursi või said koha kraadiõppe programmis. Alustage fraasiga nagu: “Ma Mul on hea meel teid teavitada. Või “Meil on hea meel teid teavitada”. Kui edastate halbu uudiseid, alustage fraasiga nagu: “Meil on kahju teile teatada”. Või: “Pärast hoolikat kaalumist olen otsustanud seda mitte teha.
6
Kasutage aktiivset, mitte passiivset häält. Me kasutame ühises kõnes kogu aeg passiivset häält. Kuid passiivne hääl võib muuta teie kirjutamise igavaks või segaseks. Aktiivne hääl on ärikirjas palju tõhusam, kuna see loob enesekindlama tooni. Passiivse hääle näide võib olla: “Milliste konkreetsete kaebustega ma saan teie eest pöörduda?†Lause teema, klient ( “sina”), ilmub pigem lause lõppu kui lause alguses. Aktiivse hääle näide võib olla: “Mida saan teie kaebuste lahendamiseks teha?” See fraasi versioon, aktiivsel häälel on lugeja jaoks palju selgem ja hõlpsamini arusaadav. Passiivse hääle kasutamine võib olla hea viis sõnumi edastamiseks, ilma et juhitaks tähelepanu veale või ebameelitavale punktile. Kuid kasutage seda ainult sel juhul. Üldiselt on aktiivne hääl ärikirjades palju tõhusam.
7
Vajadusel viidake eelmisele sündmusele või varasemale suhtlusele lugejaga. Võib-olla võtsite eelmisel kuul ühendust Nina Browniga ja hoiatasite tema maksmata arve eest. Või väljendas klient eelmisel kuul konverentsil oma pettumust kosmoseprogrammi üle. Kui olete lugejaga juba ühendust võtnud, tunnistage seda. See tuletab lugejale meelde teie eelmist kontakti ning muudab ärikirja vahetumaks ja olulisemaks. Kasutage fraasi, näiteks: “Vastavalt minu eelmisele kirjale teie tasumata arve kohta” või “Täname teid märtsikuu makse eest.” Või “Oli väga kasulik kuulda teie probleemidest kosmoseprogrammiga mai konverentsil.â€
8
Esitage taotlus või pakkuge abi. Looge lugejaga positiivne toon, esitades viisaka palve või pakkudes abi töösuhte vormis. Oletagem, et olete ettevõtte omanik, kes üritab klienti arvet maksma panna. Kasutage fraasi nagu: “Olen tänulik, kui teie kohest tähelepanu pöörate teie tasumata arve küsimusele.” Oletagem, et kirjutate oma ettevõtte nimel. Kasutage fraasi nagu: “Soovime korraldada näost näkku kohtumise. koos teie ja meie personaliosakonna juhiga. Samuti peaksite pakkuma vastuseid kõigile küsimustele või muredele, mis lugejal võivad tekkida. Kasutage fraasi nagu: “Vastaksin hea meelega kõikidele teie arvega seotud küsimustele või muredele.” Või “Kas soovite, et anname teile programmi kohta rohkem üksikasju?”
9
Pakkige kiri kokku. Kaasake enda või lugeja üleskutse tegevusele. See võib olla maksenõue teatud kuupäevaks või märge lugejaga ametliku kohtumise korraldamise kohta. Lisage lause selle kohta, kuidas tulevikus kirja vastuvõtjaga rääkida. “Ootan teid järgmisel nädalal toimuval eelarvekoosolekul.” Või “Ootan, et saaksime seda teiega meie peakorteri külastuse ajal edasi arutada. Märkige üles kõik dokumendid, mis teil on, sealhulgas kirjaga kaasas. Lisage fraas nagu “Palun leidke lisatud oma tasumata arve” või “Kaasas on koopia meie kosmosealasest teavitusprogrammist. Lõpetage kiri lõpufraasiga. Kasutage “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega” klientide või klientide puhul.Kasutage “Lugupidamisega” ametlike kirjade jaoks isikutele, keda te ei tunne aadressil kõik.Kasutage ainult siis, kui kirjutate kellelegi, keda tunnete hästi või kellega teil on töösuhe.
10
Lugege kirja korrektuur. Kogu teie hoolikas vormindamine ja kirjutamine on asjata, kui kiri on täis õigekirjavigu! Otsige üles passiivse hääle esinemine ja proovige kohandada lauset aktiivse häälega. Pange tähele lauseid, mis on pikad või ei ole selged ja otsesed. Ärikirjas on vähem tavaliselt rohkem, seega vähendage võimaluse korral oma lausete pikkust.