Kliendirahulolu kiri peaks sisaldama üksikasjalikku teavet olukorra ja soovitud lahenduse kohta, olgu see siis kiitus töötajale, kes on teinud palju rohkem, või defektse toote asendamine. Seda laadi tagasisidekirjad peaksid olema sisutihedad, kuna töötajatel võib olla vaja igal päeval läbi lugeda suur arv. Samuti on oluline kindlasti esitada kontaktandmed, et ettevõte saaks vastata.
Olenemata sellest, kas kogemus oli positiivne või negatiivne, aitab see pakkuda võimalikult palju teavet, sealhulgas sündmuse kuupäev, kellaaeg ja asukoht. Kliendirahulolu kirjas tuleks ka üksikasjalikult kirjeldada toimunud tehingut ja võimaluse korral nimetada kaasatud töötajad. Kaasata tuleks kogu muu asjakohane teave, et ettevõttel oleks täielik ülevaade juhtunust ja sellega seotud isikutest.
Kaebusekirja puhul, kus soovitakse probleemi peale kaevata ja lahendust saada, võib abiks olla, kui arutada, mida sel ajal tehti. Kliendirahulolu kiri võib viidata sellele, et klient palus näiteks abi järelevaatajalt või juhtis remonditöötajale tähelepanu defektse remondiga seotud probleemile ja ei saanud vastust. Kui kirja kirjutaja võttis ettevõttes kellegi teisega ühendust ja ei saanud rahuldavat tulemust, tuleks ka seda arutada.
Kui teave on ühes kuni kahes lõigus esitatud, võib kirja kirjutaja lisada lõigu, et arutada, millist resolutsiooni soovitakse. See võib olla tagasimakse, vautšer, remont või muu lahendus. Kliendirahulolu kiri ei tohiks olla ebamõistlik, vaid peaks kliendi eesmärgid selgeks tegema. Olukorras, kus klient soovib täiendavat hüvitist, näiteks elektrikomponendi väljavahetamist, mis ebaõnnestus, kuna liigpingekaitse ei töötanud korralikult, peaks klient esitama nõude kinnitamiseks dokumendid, näiteks kviitungid.
Kui kliendirahulolu kiri väljendab rahulolu teenuse taseme üle, võib olla kasulik pakkuda veidi teavet selle kohta, miks klient on rahul. Seda tagasisidet võidakse edastada töötajale ning seda saab arvesse võtta ka töötajate koolitustes ja ettevõtte poliitikates. Kui näiteks salongisaatja tegi lennuki lennu eriti nauditavaks, võib see aidata teada, miks, nii et lennufirma võib soovitada teistel stjuardessidel eeskuju järgida.
Kliendirahulolu kirja lõppu võib kirjutaja lisada kontaktandmed. Kui koopiad saadetakse kellelegi teisele, saab selle märkida CC: ja teiste adressaatide kontaktandmetega. Soovitav on kiri enne saatmist vigade osas uuesti läbi lugeda ja see aitab hoida keelekasutust neutraalsena, kuna ettevõtted võivad kuritahtlikke või agressiivseid kaebusi eirata.
SmartAsset.