Elus on palju kordi, mil võib tekkida vajadus pikendust küsida. Võib-olla olete ülikoolis ja võite kulutada lisaaega paberi jaoks või teil võib olla raskusi tööprojekti õigeaegse lõpetamisega. Tõhusa ja asjakohase pikendamistaotluse kirja kirjutamine on oluline. Arvestage oma taotluse täpset laadi: kui palju aega vajate ja miks? Seejärel kirjutage oma kiri ametlikus stiilis ja saatke see koos jälgimisega, et meelt kergendada.
1
Valmistage ette päise jaotis. Kuupäev peaks olema lehe paremas ülanurgas. Jätke üks rida selle all vahele ja tippige seejärel oma aadress, samuti paremale joondatuna. Seejärel jätke teine rida vahele ja asetage adressaadi täielik aadress lehe vasakusse serva. Kui saadate päringu meili teel, võite kuupäeva ja aadressi osad välja jätta ning alustada tervitustega. Kasutage siiski tõhusat ja selget teemarida. Näiteks kui saadate e-kirja professorile, võib teie teemarida olla järgmine: “Mike Smith HIST 359 paberi pikendamise taotlus”.
2
Kasutage ametlikku ja täielikku tervitust. Alustage tippimist “Kallis” ja seejärel kirjutage nende pealkiri ja perekonnanimi. Näiteks “Lugupeetud hr Brady” või “Kallis proua Smith”. Mõned pealkirjad võivad olla keerulisemad, näiteks “Lugupeetud professor Montgomery”. € või “Lugupeetud senaator Smith. Isegi kui tunnete neid mitteametlikult, on see ametlik palve, nii et hoidke toon ja sisu formaalne. Ärge kirjutage näiteks “Tere, Jim!”. Proovige leida mõni konkreetne isik, kellele saate oma kirja saata. Vastasel juhul võib see välja näha nagu vorm. Näiteks “Lugupeetud senaator Smith” on eelistatavam kui “Kellele see võib puudutada”.
3
Kasutage lühikest lõiguvormingut. Teie kirja sisu peaks olema kuskil 1–3 lõiku. Paljudel juhtudel saate avada 1-2 rida, selgitada oma taotlust 2-4 reaga ja lõpetada 1-2 rida. Kui teil on vaja laiendada kolme lõiguni, eraldage lihtsalt sissejuhatus, sisu ja kokkuvõte. Kirja avamiseks võite öelda: “Olen John Smith, kes õpib teie HIST 456 MWF hommikutunnis.” oma professori mälu ja säästa aega teie otsimiseks.
4
Pöörake tähelepanu oma lõppsõnale. Ärge jätke tähelepanuta kindla järelduse tähtsust. Kasutage oma viimaseid lauseid oma juhtumi kordamiseks (ühel real) ja tänage neid aja eest. Võiksite kirjutada: “Ma hindan, et minu taotlust arvesse võtate.” Kõige parem on lõpetada ametlik “allkirjaga” enne oma nime. Mõned paremad valikud on järgmised: “Lugupidamisega” “Parim” “Parimate soovidega”. Kui vajate vastust teatud ajaks, peaksite selle teabe ka siia lisama. Saate selle alati siduda oma tänuga. Näiteks: “Täname teid tähelepanu eest ja ootan teie vastust järgmisel nädalal.” Lihtsalt olge ettevaatlik, et mitte tunduda liiga pealetükkiv.
5
Lisage oma täisnimi ja allkiri. “Lugupidamisega” alla jätke 3–4 rida tühjaks. Seejärel tippige oma täisnimi ja põhjendage seda vasakule. Kasutage tühja kohta oma nime kirjutamiseks pliiatsiga. Kui kavatsete oma kirja meiliga saata, saate kustutada need tühikud ja minge otse trükitud nime juurde.
6
Kirjutage kiri niipea kui võimalik. Niipea kui teate, et vajate ajapikendust, alustage kohe kirja ettevalmistamist. Peate andma adressaadile võimalikult palju aega oma olukorra kohta otsuse tegemiseks. Samuti soovite näida valmis olevat, hoolimata sellest, et palute ajakava kohandada.
7
Määrake, kui palju lisaaega vajate. Kaaluge kõiki tegureid ja esitage realistlik taotlus. Kui küsite liiga vähe aega, peate võib-olla taotlema teist ajapikendust. Tähtaegade möödalaskmist tuleks võimalusel vältida. Seetõttu on parem pisut üle hinnata. Olenevalt olukorrast peate võib-olla kaaluma oma kirja käimasolevate läbirääkimiste osana. Selles mõttes on parem küsida pikemat aega, et saaksite teha kompromisse ja kohtuda keskel. Mõõtke oma tempot oma praeguse edenemise ja selle järgi, millised projekti osad on veel lõpetamata. Näiteks kui olete kolm kuud konsultatsiooniprojekti kallal töötanud, peaks teil olema päris hea tunnetus sellest, kui palju on veel teha. Olge teadlik ka adressaadi ajapiirangutest. Need võivad olla oma tähtaegadest alla jäänud, mida tuleb nüüd edasi lükata. Näiteks peavad kolledži professorid sageli esitama vahehinde ja määrama vastavalt oma paberitöö tähtajad.
8
Olge teadlik kehtivatest reeglitest. Kontrollige praegust tähtaega, enne kui taotlete selle muutmist. Te ei taha näida segatuna, taotledes ajapikendust, kui te praegust olukorda ei mõista. Näiteks nõuavad mõned valitsusasutused, et esitaksite oma taotluse 24 tunni jooksul pärast esimest kontakti nendega. Kui see teie jaoks ei tööta, võite alati viidata tihedale pöördumisgraafikule.
9
Lisage oma taotlusele mõistlik selgitus. Võtate kirja koostamiseks aega ja teie adressaat võtab aega selle lugemiseks, nii et tehke seda väärt. Kaaluge hoolikalt oma tõelist põhjust, miks laiendust vajate, ja edastage see ausalt oma lugejale. Ärge valetage ega liialdage, sest see kahjustab teie juhtumit. Hea põhjus võib olla soov olla oma töös põhjalik või ettevaatlik. Näiteks kui lõpetate projekti, mis võib potentsiaalselt mõjutada teiste turvalisust, võib lisaaja küsimisel sellele asjaolule tähelepanu juhtimine teie kasuks tulla. Kui teil on taotluse esitamiseks mitu põhjust, valige parim ja keskenduge sellele. . Näiteks kui viivitate tööpakkumisega, võiksite neile öelda, et soovite üleviimise kulude kohta täiendavalt uurida (kui see on tõesti tõsi), selle asemel, et anda neile teada, et ootate ka teist pakkumist.
10
Esitage oma taotluse osana mõned hoolikalt valitud üksikasjad. Üksikasjad annavad teie kirjale legitiimsuse ja viimistletud tunde. See on eriti oluline, kui saadate oma kirja valitsuskomisjonile või mõnele muule rühmale, kellega te pole kunagi isiklikult kohtunud. Näiteks kui teie vanaisa sureb kaks päeva enne kolledži essee esitamise tähtaega, on kõige parem kirjeldada juhtumit kui “perekondlik hädaolukord” erinevalt üldisest “hädaolukorrast”. Võib-olla soovite mainida ka tema lahkumist ja mõnda teavet oma reisikorralduste kohta. Enne taotluse esitamist tehke oma paberimajandus korda. Võimalik, et peate koostama eelnevate toimingute ja taotluste ajakava, eriti kui suhtlete valitsuse või mõne muu ametliku üksusega. Näidates, et olete järginud kõiki protsessi etappe kuni selle hetkeni, võib olla ainult teie kasuks.
11
Jääge positiivseks tooni ja sisu poolest. Keegi ei taha lugeda kirja, mis on üks virisev rida teise järel. Selle asemel kirjeldage negatiivseid sündmusi kiiresti ja lühidalt ning minge välja pakutud positiivse lahenduse juurde. Näiteks kui arvate, et esialgne palgapakkumine on liiga madal, võite kirjutada: “Ma vajan teie pakkumise kaalumiseks rohkem aega. Arvan siiski, et kõrgem palk võimaldaks mul oma tööd tõhusamalt teha.”
12
Lugege oma kiri enne selle esitamist läbi. Enne kirja saatmist andke endale vähemalt paar minutit aega, et oma kiri üle lugeda. Otsige toimetamisvigu ja kirjavigu. Käivitage oma arvutis grammatika- ja õigekirjakontrolli tarkvara. Saatke see usaldusväärsele sõbrale kiireks teiseks lugemiseks. Ärge kiirustage ega jätke seda protsessi vahele, muidu näite lohakas ja see võib lõpptulemust mõjutada.
13
Tehke või salvestage oma kirjast koopia. Niipea, kui olete mustandi korrektuuri lugenud, ja enne selle väljasaatmist tehke foto (edastage pdf-i), salvestage mustand veebis või tehke oma kirjast traditsiooniline koopia. Kui see ei ühti kirja ülaosas olevaga, võite üles kirjutada ka kirja lahkumise kuupäeva. Esitage see koopia oma isiklikuks dokumendiks turvalises kohas.
14
Pange see tavapostitusse. Viige oma kiri kohalikku postkontorisse, andke see oma postikandjale või visake see postkasti. Kui soovite suuremat kindlust, et teie kiri on kätte saadud, võite alati taotleda lisatasu eest täiendavaid jälgimisteenuseid. Kui kavatsete kirja paberkoopia postiga saata, printige see kindlasti välja kvaliteetse printeriga, millel on hea tindikassett. Käsitsi kirjutatud pikendamistaotlus ei ole üldiselt vastuvõetav.
15
Saatke oma pikendamise taotlus meilile. See on tõenäoliselt parim viis päringu saatmiseks, kuna see võtab vähe aega ja on väga usaldusväärne. Enne saatmist kinnitage adressaadi e-posti aadress ja lisage teemareale oma identifitseerimisnumber, kui see on asjakohane. Teie saaja võib näha täpset aega, millal te meili saatsite. Olge sellest teadlik, kui teile meeldib e-kirju väga hilja õhtul välja saata. Hoidke oma meil ametlikult ja see sisaldab ka teie kasutatavat aadressi. Saatke see meil professionaalselt kõlavalt kontolt. Näiteks töömeili saatmine aadressilt John.k.Smith@yahoo.com†on asjakohane. Kui saadate kirja faksi teel, hoidke kindlasti kinni kinnituslehest, mis näitab, et teie edastuse saatmine ja vastuvõtmine õnnestus.
16
Kirjutamise asemel helistage. Kui teil on kiireloomuline ajapikendusvajadus või viimasel minutil, võib teid paremini teenindada, kui räägite nendega isiklikult või helistate. Kui see on nii, jätkake formaalset tegutsemist ja esitage oma juhtum organiseeritult.