Kinnitusmeil annab teisele inimesele teada, et saite sõnumi või päringu, isegi kui te ei saa kohe täielikku vastust anda. Kuigi te ei pea iga saadud isikliku meili kohta kinnitust saatma, peaksite vastama professionaalses või ärikeskkonnas, kui teie poole pöördutakse. Kui teil on vaja ainult teisele inimesele teada anda, et saite tema meili, saatke talle lühike kinnitus. Kui isik taotles teenust või tellis toote, andke lisateavet selle kohta, millal oodata vastust või kuidas probleeme lahendada.
1
Vastake, kui olete kirjas Saaja: real või olete sõnumis nimetatud. Kontrollige e-kirja ülaosast, et näha, kas saatja kirjutas teie e-posti aadressi reale “Saaja:â€. Kui teid pole seal loetletud, skannige meili sisu läbi, et näha, kas teie nimi on seal kuskil. kui näete oma nime, saatke kindlasti kinnitus, kuna teie poole pöörduti otse. Kui teie e-posti aadress on kirjas ainult meili real “CC—, kuid teid pole põhitekstis mainitud, siis pole teil seda vaja kinnituse saatmiseks, kuna sõnum saadeti tõenäoliselt suurele rühmale inimesi.
2
Pöörduge tervituses saatja poole nimepidi. Alustage tervitamist oma meili ülaosas, et teine inimene näeks seda kohe pärast selle avamist. Kasutage ametlikku tervitust, nt “Tere” või “Kallis”, millele järgneb nende nimi. Kui vastate ülemusele või kellelegi, keda te ei tunne, kasutage tema ametinimetust, millele järgneb perekonnanimi. Kui tunnete teist inimest hästi, võite kasutada tema eesnime. Näiteks võite öelda: “Tere, proua Davis” või “Kallis Jonathan”.
3
Mainige lühidalt, et olete meili läbi lugenud. Kasutage tunnustuseks vaid mõnda lauset, et see ei tunduks liiga sõnakas. Tänage inimest meili saatmise eest või andke talle teada, et olete tema sõnumi kätte saanud. Kui teil on konkreetseid üksikasju, korrake need oma avalausetes, et näidata, et teile loeti nende sõnumit läbi. Näiteks võite kirjutada midagi sellist nagu “Täname, et saatsite mulle järgmise nädala koosoleku kohta sõnumi” või ” Olen saanud ja läbi lugenud teie meili seoses meie uue potentsiaalse kliendiga.â€Kui teil ei olnud aega meili läbi lugeda, võite öelda midagi sellist: “Täname, et minuga ühendust võtsite. Sain kätte. oma sõnumi ja loen selle läbi niipea, kui saan.â€
4
Kui meilis on taotlus või küsimus, andke vastamiseks hinnanguline aeg. Kui teil on aega viivitamatult täielikult vastata, tehke seda niipea kui võimalik, et näidata, et olete usaldusväärne. Vastasel juhul määrake ajakava, mille jooksul teine inimene võib teilt uut sõnumit oodata, et ta ei arvaks, et te teda ignoreerite. Olge ettevaatlik ja ärge lubage üle, kui kiiresti saate vastata, kui arvate, et see võib võtta kauem aega. Näiteks võite öelda: “Ma saan teile selle teabe kahe päeva jooksul” või “Ma Võtke hiljem täna uuesti ühendust, et seda probleemi edasi arutada.â€Kui te ei tea, kui kaua vastamine aega võtab, kasutage käsku “Ma võtan teiega võimalikult kiiresti ühendust küsimuste või kommentaaridega”. Kui meilis pole taotlust või probleemi, millele peaksite pöörduma, ei pea te vastama tähtajaga.
5
Enne saatmist lõpetage e-kiri lõpu ja oma nimega. Kasutage oma meilis ametlikku lõppu, nt “Parim” või “Veel kord aitäh”, et sõnum tunduks professionaalsem. Sõnumi kokkuvõtmiseks kirjutage pärast sulgemist oma nimi. Enne nupul Saada klõpsamist veenduge, et kõik on õigesti kirjutatud. Näiteks võite kirjutada “Parim, Beth” või “Aitäh veelkord, Travis”. Samuti võite oma nime järel sisestada telefoninumbri või alternatiivse e-posti aadressi. kui soovite anda teisele inimesele teistsuguse võimaluse teiega ühendust võtta.
6
Saatke võimalikult kiiresti täieliku vastuse e-kirjaga. Kui algses meilis oli taotlus või küsimus, leidke aega, et kirjutada täielik vastus, kui saate. Käsitlege kõiki sõnumis olevaid muresid või küsimusi täielikult, et näidata, et olete võtnud aega nende sõnumi läbimõtlemiseks. Säilitage kogu sõnumi jooksul viisakas ja positiivne toon, et säilitada nendega hea repertuaar. Kui vajate rohkem aega, näiteks kui ootate aruannet või dokumenti, proovige saata e-kiri värskenduse ja uue ajakavaga. teine inimene ei arva, et sa teda unustasid.
7
Kirjutage meili ülaossa selle inimese nimi, kellega ühendust võtate. Alustage ametliku tervitusega, näiteks “Tere” või “Kallis”, et säilitada oma sõnumis professionaalne toon. Kui te seda inimest hästi ei tunne, kasutage ametlikuks jäämiseks tema ametinimetust, millele järgneb perekonnanimi. Kui olete inimesega rohkem tuttav või ta annab tema eesnime, võite selle asemel tema poole pöörduda. Näiteks võite oma nimeks kirjutada: “Kallis härra Christensan” või “Tere Dana”, tervitus.
8
Tänage inimest ja mainige toodet või teenust, mida ta taotles. Väljendage oma e-kirja avalauses inimese vastu siirast tänu. Samas lauses täpsustage toode, mille isik tellis või milliseid probleeme või muresid ta eelnevas kirjavahetuses mainis. Nii tunneb inimene ära, et võtsite aega tema eelmiste sõnumite lugemiseks või töötlemiseks. Näiteks võite öelda: “Aitäh, et tellisite meie poest 2 šokolaadikarpi” või “Täname teid. pöördumine seoses teie taotletud tööpakkumisega.â€
9
Andke inimesele ajakava, millal oodata vastust või kohaletoimetamist. Märgi järgmises lauses, kui kaua võtab aega, kuni teine inimene sinust vastu võtab, et ta ei tunneks, et oled ta unustanud. Veenduge, et teie esitatud ajakava on täpne ja aus, vastasel juhul võivad nad ärrituda, kui nad teile ei vasta. Näiteks võite öelda: “Võite oma pakki oodata 3 tööpäeva pärast” või “Palun oodake vastamiseks 1–2 tööpäeva.â€
10
Kui teil on probleeme, mida te ei saa meili teel lahendada, esitage soovitusi. Kui te ei saa nende probleemi otseselt lahendada, proovige soovitada muid võimalusi, mis võiksid olla kasulikumad. Säilitage kogu sõnumis viisakas ja mõistev toon, et see ei kõlaks negatiivselt ega tunduks ebasiiras. Proovige anda inimesele võimalikult palju üksikasju, et ta saaks oma probleemide lahendamiseks järgmisi samme astuda. Näiteks võite öelda: “Mul on kahju, et teie arvelduskontole raha ülekandmisega on probleeme. Proovige otsida läbi meie KKK, et näha, kas teie probleem on lahendatud. Vastasel juhul peate võib-olla külastama oma panka ja rääkima oma kontohalduriga, et oma tehingud kinnitada.â€
11
Jätke kontaktandmed meili lõppu. Lõpetage e-kiri ametliku lõpulausega, näiteks “Parim” või “Veel kord aitäh”, et lõpetaksite kirja hea noodiga. Pärast sulgemist lisage kindlasti oma nimi. Kui soovite anda teisele inimesele võimalusi teiega ühenduse võtmiseks, võite oma nime järele jätta ka telefoninumbri, alternatiivse e-posti aadressi või veebisaidi. Näiteks võite meili lõpetada sõnadega “Aitäh veelkord, Frank” või “Parim , Annie