Taotleja teavitamine, et ta ei saanud tööd, on oluline, kuid võib olla raske teada, mida öelda. Keeldumiskirja kirjutamisel on oluline hoida see lühike, tähelepanelik ja otsekohene. Töökandidaat peab pettuma, olenemata sellest, mis tahes, kuid hästi kirjutatud tagasilükkamiskiri võib hoopi pehmendada ja julgustada taotlejat oma tööotsinguid jätkama.
1
Kasutage ettevõtte kirjaplanki. Kui töötate suures ettevõttes, kasutage oma ettevõtte kirjaplanki. Kui teil pole ettevõtte kirjaplanki, looge oma kirjaplank, asetades ettevõtte logo Wordi dokumendi ülaossa või lisades sellele ettevõtte nimega päise.
2
Plaanige oma kiri lühikesena hoida. Tagasilükkamiskirjad peaksid olema lühikesed ja viisakad. Kogu kiri ei tohiks olla pikem kui üks kuni kaks lõiku. Pidage meeles, et kandidaat on tõenäoliselt tahtnud midagi kuulda, seega peaks kiri olema võimalikult lühike ja otsekohene.
3
Pöörduge tervitusavalduses kandidaadi poole nimepidi. Tervituses peaks olema tööle kandideerija nimi. Kontrollige veel kord ja veenduge, et olete kandidaadi nime õigesti kirjutanud. Näiteks: “Lugupeetud pr Atkins” või “Lugupeetud hr DeVos.
4
Tänan kandidaati. Olge armuline ja tänage kindlasti kandidaati ametikohale kandideerimise eest. Samuti tänage kandidaati selle eest, et leidsite aega töövestluseks ja soovis liituda teie ettevõttega. Näiteks võivad teie avaread välja näha järgmiselt: “Täname, et tundsite huvi ABC, Inc. kirjutamispositsiooni vastu ja kõigi eest. aeg, mille olete kulutanud kandideerimis- ja vestlusprotsessi.
5
Teatage oma otsus kohe. Kohe pärast kandidaati tänamist peate oma otsuse otse ja lihtsalt väljendama. Ärge joonistage seda välja, vaid esitage oma otsus kohe pärast esimest rida. Näiteks võite lihtsalt öelda midagi sellist: “Kahjuks me praegu teie taotlusega edasi ei tegele.â€
6
Kaasake midagi toetavat. Veenduge, et lisate midagi kandidaadi heade omaduste ja/või kvalifikatsiooni kohta. Andke kandidaadile teada, et ta oli hästi kvalifitseeritud ja et kõigi kvaliteetsete taotlejate tõttu oli raske otsust teha. Näiteks võite öelda: “Teie kogemused ja hariduslik taust on muljetavaldavad ja oli raske otsustada, kuna saime palju muljetavaldavaid taotlusi.â€
7
Lõpeta tervituse ja allkirjaga. Pakkige kiri kokku lühikese tänukirja, viisaka tervituse ja allkirjaga. Proovige kiri saata kohe, kui olete mõne teise kandidaadi valinud, sest paljud kandidaadid ootavad, et saada vastuseid ametikoha kohta ja nad võivad oodates peatada teiste kandideerimiste esitamisega. Näiteks: “ABC, Inc. nimel, Tänan teid aja ja huvi eest selle positsiooni vastu ning soovin teile edu edaspidistes ettevõtmistes. Lugupidamisega, teie nimi.â€Võite lisada ka kontaktnumbri või meiliaadressi, kui taotlejal on teie otsuse kohta küsimusi .
8
Tehke kandidaadile komplimente. Kui teil on taotlejale tõeline kompliment, võiksite selle tagasilükkamiskirja lisada. See võib aidata taotlejat veelgi rohkem julgustada tema tööotsingutel. Lihtsalt veenduge, et kompliment oleks siiras. Näiteks võite lisada midagi sellist nagu “Te pidasite suurepärase esitluse!” Või võite öelda midagi sellist: “Teie teadmised selle valdkonna kohta avaldasid mulle muljet.”
9
Rääkige otsustusprotsessist. Kandidaadil võib olla huvi otsustusprotsessi kohta veidi rohkem teada saada. Näiteks kui saite palju avaldusi, võite seda kirjas mainida, et aidata inimesel näha, kui palju inimesi sellele tööle konkureerib. Kui kandidaat oli üks teie parimatest valikutest, siis võiksite seda mainida. Näiteks võite öelda midagi: “Me saime sellele ametikohale 56 avaldust ja kõik, kes sellele kohale kandideerisid, olid hea kvalifikatsiooniga.” Või ” Olite üks meie parimaid valikuid sellele ametikohale.â€
10
Julgustage kandidaati teistele ametikohtadele kandideerima. Kui kandidaat on keegi, keda soovite palgata mõnele teisele ametikohale või tulevikus, võite julgustada kandidaati kandideerima ettevõttes mõnele teisele ametikohale. Selle soovituse kaasamine saadab ka taotlejale positiivse sõnumi. See on oluline, sest te ei tea kunagi, kas taotleja võib tulevikus uuesti kandideerida või lõpetada ettevõttes mõnel muul ametikohal töötamisega. Samuti võite kandidaadile teada anda, kas teie ettevõtte poliitika on säilitada CV failis. teatud aja jooksul. See võib hõlbustada taotlejal ettevõttes teistele töökohtadele kandideerimist.
11
Soovitage parenduskohti. Mõnikord võib olla asjakohane soovitada kandidaadil enne uuesti kandideerimist taotleda täiendavat koolitust või sertifikaate. Kui kandidaat ei saanud seda ametikohta, kuna tal puudus tunnistus või tal oli vaja rohkem kogemusi, siis võib olla abi sellest oma kirjas mainida. See võib aidata kandidaadil oma tööotsingutel edasi liikuda. Kui see on asjakohane, võite oma ettepaneku vormistada järgmiselt: “Kui olete selles valdkonnas praktilise kogemuse omandanud, siis loodame, et kandideerite uuesti ettevõttesse ABC, Inc. .â€