Värbamiskonsultandid teevad ettevõtetega koostööd, et sobitada tööotsijaid avatud ametikohtadega. Kui nad usuvad, et teatud kandidaat sobib konkreetsele töökohale, edastavad nad taotleja teabe ettevõttele edasiseks ülevaatamiseks. Värbajale kaaskirja kirjutamine on teie esimene samm töö leidmisel ja saate järgida neid samme, et veenduda, et kaaskiri on täiuslik.
1
Otsustage, millist tööd te otsite. Värbajad on tavaliselt spetsialiseerunud kindlale tööstiilile või -valdkonnale, nii et enne nendega ühenduse võtmist peate teadma, mida otsite. Kui teil on probleeme otsitava üle otsustamisega, pidage meeles järgmist. Mis oli teie haridusvaldkond? Millised on teie varasemad kogemused? Kas olete varem töötanud töökohal, mis teile meeldis? Mõelge, kas kavatsete seda karjääri või ajutise tööna. Võib-olla olete ajutise töökoha pärast rohkem valmis kompromisse tegema kui elukestva karjääri pärast.
2
Uurige, milliste töökohtadega värbaja tavaliselt sobib. Kui kirjutate värbajale, peaksite veenduma, et kandideerite töökohtadele, mis teile sobiksid. Näiteks kui otsite tööd müügivaldkonnas, siis te ei kirjutaks värbajale, kes tavaliselt sobitab inimesi kinnipidamiskohtadele. Värbajad ütlevad seda tavaliselt siis, kui nad värbavad teatud töökohtadele ja ametikohtadele, seega lugege kindlasti nende artiklit veebisaiti või postitamist hoolikalt.
3
Pange oma CV kokku. Te ei tohiks kunagi saata värbajale kaaskirja ilma oma CV-d lisamata. Kuna need kaks käivad käsikäes, peate oma CV ette valmistama samal ajal, kui töötate oma kaaskirjaga. Aitab esmalt teha CV. See koondab teie mõtted teie kogemusele ja annab teile punkte, mida saate oma kaaskirjas täpsustada. Lugege teemast CV koostamine, et saada näpunäiteid tugeva CV koostamiseks.
4
Vaata oma CV üle. Teie CV on teie kogemuste lühike ülevaade ja tavaliselt ei sisalda see palju kirjeldust. Teie kaaskiri on võimalus täpsustada oma CV teatud punkte. Enne kirja kirjutamist vaadake oma CV hoolikalt üle. Tõstke esile punktid, mida soovite rõhutada, ja kui miski vajab täiendavat selgitust. Nii saate oma kaaskirja ja CV teineteist täiendada, selle asemel et üksteist lihtsalt korrata.
5
Õppige ärikirja vormingut. Kõiki kaaskirju tuleks pidada ametlikeks ärikirjadeks. See kehtib olenemata sellest, kas saadate meili või paberkirja. Õppige seda vormingut ja kasutage seda kõigi oma kaaskirjade jaoks. Tutvuge järgmise vorminguga ja kasutage seda kindlasti kirja kirjutamisel.Pane oma nimi, ametinimetus ja aadress paberi ülemisse vasakusse serva.Märkige kuupäev selle alla.Märkige selle alla inimese nimi, ametinimetus ja aadress .Pöörduge inimese poole asjakohaselt. Alusta sõnadega “Kallis härra.” või “Kallis proua”. Jätke paberile 1-tollised veerised ja kasutage ühte vahekaugust. Ärge tehke taanet, vaid kasutage lõikude vahel topelttühikut.Kasutage lihtsalt loetavat fonti, nagu Times New Roman või Arial, 12-punktilises kirjas.Lõpetage sõnadega “Lugupidamisega” ja jätke 4 rida, et saaksite käsitsi Kirjuta oma nimi. Selle alla sisestage oma nimi ja tiitel.
6
Pöörduge adressaadi poole õigesti. Pidage meeles, et see on ametlik ärikiri. Peaksite adressaadi poole pöörduma kui härra või proua. Kasutage ka tervituseks “Kallis”; “Tere” või “Tere” ei sobi ärikirja jaoks. Kui te pole adressaadi soost teadlik, kasutage sõna “Kallis” järel inimese täisnime.
7
Öelge, miks te kirja kirjutate. Kaaskirjad on “lõpuni lõigatud” tüüpi kirjad. Pikk tervitus pole vajalik. Esimene lõik on mõeldud teie eesmärgi teatavaks tegemiseks, nii et peaksite algusest peale ütlema, miks te seda kirja kirjutate. Alglause peaks kõlama umbes nii: “Kirjutan huviga, et mind sobitaks müügi- ja klienditeenindustööga. .”
8
Tutvustage end saajale. Pärast esimest lauset, esimese lõigu sees, peaksite ennast väga lühidalt tutvustama. See ei tohiks olla pikem kui kaks lauset; lihtsalt andke adressaadile aimu, kes te olete. Hea sissejuhatus oleks: “Ma olen hiljuti lõpetanud Rutgersi ülikooli, kus ma õppisin juhtimise erialal.”
9
Märkige töö, millest olete huvitatud. Kuna värbamiskonsultant määrab teile töökoha teie kaaskirja ja CV põhjal, peaksite märkima, kas teil on mõni konkreetne töökoht või ettevõte, millega olete huvitatud. Nii teab värbaja, mida te otsite, ja on paremini varustatud, et aidata teil tööd leida. Värbajad võivad või mitte reklaamida ettevõtteid, kellega nad koostööd teevad. Kui värbaja, kellele kirjutate, on selle teabe avalikustanud, mainige konkreetseid ettevõtteid, kus olete huvitatud töötamisest. See näitab, et olete tõsine kandidaat, kes on uurinud soovitud tööd.
10
Märkige oma oskused ja huvid. Pärast seda, kui olete värbajale teada andnud, millist tööd te otsite, peate näitama, miks olete selle konkreetse töö jaoks kvalifitseeritud. Uues lõigus mainige kõiki oma asjakohaseid kogemusi ja seda, miks see teeks teid otsitaval töökohal heaks. Pidage meeles, et see jaotis ei tohiks lihtsalt teie CV-d uuesti esitada; värbajal on teie CV juba olemas. Mida ta peaks tegema, on täpsustada mõningaid punkte, mida teie CV täielikult ei käsitleta. Näiteks võite olla semestri jooksul praktikal käinud. See on ainult üks rida teie CV-s, kuid võite täpsustada, kuidas see andis teile otsitava töö jaoks hindamatuid oskusi ja kogemusi. Võite tuua ka kogemusi, mida teie CV-s ei ole. Näiteks naabri juhendamine ei pruugi CV-ks sobida, kuid võite mainida, kuidas see kogemus andis teile vastutustunde, mis aitab teid otsitavas töökohas.
11
Märkige, kuidas teie oskused ja huvid on seotud soovitud tööga. Pidage meeles, et selle kirja mõte on näidata värbajale, et sobite soovitud töökohaks hästi. Seetõttu ei piisa ainult oma oskuste väljendamisest. Samuti peate näitama, miks need oskused ja kogemused teevad teist hea kandidaadi. Vaadake omandatud ülekantavaid oskusi. Näiteks kui otsite tööd müügivaldkonnas, ei pruugi te arvata, et teie laotöötaja ametikoht jaekaupluses andis teile palju kogemusi. Kui aga tegelesite klientidega, tähendab see, et olete saanud klienditeeninduse kogemusi. Need oskused kanduvad hõlpsasti üle teie ettevõtte potentsiaalsete klientidega suhtlemisse. Kui teil pole kunagi tööd olnud, võib kasutada ka koolis tehtud asju. Võib-olla olete pidanud klassiruumis ettekande. See tähendab, et teil on avaliku esinemise kogemus. Teised klassiruumis kogemused, mis annavad teile tööoskusi, on tähtaegadest kinnipidamine, multitegumtöö ja surve all töötamine.
12
Kokkuvõttes väljendage oma entusiasmi. Pärast kõigi oma asjakohaste kogemuste esitamist alustage kokkuvõtvat lõiku. Selles lõigus peaksite kordama oma tööeelistust ja seda, et olete kvalifitseeritud kandidaat. Samuti tänage kingisaajat teie taotluse läbivaatamisel kulutatud aja eest. Teie lõpusõna peaks kõlama umbes nii: “Nagu näete minu kvalifikatsioonist, olen ideaalne kandidaat müügi- ja turundusvaldkonna ametikohale. Ootan huviga sinult ja räägime edasi. Tänan teid väga aja ja tähelepanu eest.”
13
Lugege oma kiri läbi. Ärge kunagi saatke kaaskirja ilma seda enne korrektuuri lugemata. Kõik õigekirja- või grammatikavead kahjustavad teie rakendust ja muudavad teie välimuse ebaprofessionaalseks. Enne sissesaatmist lugege oma kiri alati vähemalt 2 korda läbi. Kui võimalik, laske see ka kellelgi teisel läbi lugeda. Värske silmapilk võib tabada vigu, mis sul kahe silma vahele jäid.
14
Saada oma CV koos kaaskirjaga. Ärge unustage kaaskirja saatmisel lisada oma CV-d. Kui te oma CV-d ei saada, on peaaegu kindel, et värbaja ei vasta teie kaaskirjale ega suuna teid mõnele ametikohale.