Investoritele saadetav kiri peaks alati olema informatiivne ja professionaalne. Investorsuhete tugevana hoidmiseks suhtle alati selgelt ja ausalt oma ettevõtte üksikasjadest. Teie kirjavahetus investoritega peaks sisaldama ainult faktilist teavet ja iga investorit tuleks teavitada tema investeeringut mõjutavatest olulistest probleemidest niipea, kui need teatavaks saavad. Kui lisate investorite aruanded kirjaga, täpsustage aruandes kuvatavaid murekohti ja julgustage investoreid teiega otse ühendust võtma, kui neil peaks tulevikus küsimusi või muresid tekkima.
Kui kirjutate investoritele kirja, veenduge, et see oleks trükitud kirjaplangile hõlpsasti loetava professionaalse välimusega kirjatüübiga. Olenemata sellest, kas koostate kvartaalset kirja investoritele, iga-aastast kirja investoritele või kirjutate kirja investori ettepaneku jaoks, säilitage kindlasti kirja koopia oma failide jaoks ja saatke sama kirja koopia kõigile oma investoritele, samuti juhatuse liikmed ja muud asjakohased osapooled. Pöörduge adressaatide poole lugupidaval ja professionaalsel toonil ning lisage alati oma kontaktandmed.
Kõik investorite teatised peaksid olema asjakohaselt kuupäevastatud otse kirjavahetuses, et hoida suhtluse tegelikku ajavahemikku. Samuti peaksite alati pärast kirja kuupäeva sisaldama viidet või teemarida, et teie investorid teaksid, millega kiri on seotud, ja et teave oleks tulevikus vajaduse korral hõlpsasti leitav. Ka kiri investoritele peaks alati algama lugupidava ja professionaalse tervitusega, isegi kui teil on oma investoritega isiklik suhe.
Investoritele saatmiseks kirja koostades on alati hea võimalikult kiiresti asja juurde asuda. Sul võib olla investoriga sõbralik suhe, kuid isiklike asjade arutamine pole investorile professionaalse kirja saatmisel kunagi kohane. Selle asemel peaks kiri sisaldama ainult teavet, mis on asjakohane investori ärihuvide ja teie projekti investeeringute kohta.
Oma kirjas investoritele olge oma ettevõtte tuleviku suhtes optimistlik. Isegi kui investorid seisavad silmitsi võimalusega investeeringust ilma jääda, kirjeldage üksikasjalikult oma parimaid strateegiaid sellise kahju vältimiseks. Lühidalt, kinnitage oma investoritele, et annate oma isikliku ja professionaalse parima nende huvide kaitsmiseks.
Kui investoritele saadetud kiri edastab heidutavaid uudiseid, on hea tava ka teavitada oma investoreid olukordadest, mis näivad väljaspool teie kontrolli. Samal ajal aga teavitage investoreid teie heaks tehtud jõupingutustest. Enamik investoreid mõistab riske ja mõistab, et ettenägematud asjaolud võivad põhjustada kahju. Enamik aga ei talu valeinformatsiooni või tahtlikku valetamist kirjas või isiklikult.