Inkassokirja kirjutamine hõlmab ärikirja koostamist, milles on selgelt märgitud selle eesmärk ja mis järgib teie jurisdiktsiooni seadusi sissenõudmise kohta. Tavaliselt peate lisama teabe sissenõutava võla ja tasumisele kuuluva summa kohta. Mõnes riigis võidakse teilt nõuda ka keele lisamist, mis annab võlgnikule 30 päeva aega võla kehtivuse vaidlustamiseks ja järgida standardset inkassokirja vormingut. Kuigi võlgade sissenõudjad võivad olla kindlad, on enamikus jurisdiktsioonides seadused, mis keelavad võlgade sissenõudmisel valede, ähvarduste ja hirmutaktikate kasutamise. Tegelikult võib teil olla hea alustada võla sissenõudmisel leebemalt ja järk-järgult jõuda kindlamate maksetaotlusteni.
Kui teil on vaja kirjutada inkassokiri, võib teie esimene samm olla teie piirkonna inkassoseaduste õppimine. Võimalik, et peate kirjutama kirja kindlas vormingus või vältima teatud tüüpi avaldusi kohtumenetlustes. Mõnes kohas võidakse teilt nõuda tuvastamist, et kirja eesmärk on võlgade sissenõudmine või konkreetselt end inkassojana tuvastada. Samuti võite olla kohustatud teavitama kirja saajat, et kasutate kogu saadud teavet võla sissenõudmisel.
Tavaliselt peate võlgade sissenõudmise kirja kuupäevastama ja mõned jurisdiktsioonid võivad nõuda, et teaksite, et saajal on 30 päeva aega võla kehtivuse vaidlustamiseks. Teilt võidakse nõuda ka oma ettevõtte aadressi ja kontaktteabe esitamist. Kui aadress, kuhu soovite makseid saada, erineb teie ettevõtte füüsilisest aadressist, peate võib-olla sisestama ka füüsilise aadressi.
Inkassokirja sisu peaks olema selge ja kergesti mõistetav. Tavaliselt peate tuvastama võla, mida proovite sisse nõuda, ja tasumisele kuuluva summa. Kui nõuate sisse võlga teisele ettevõttele, peate võib-olla tuvastama ka selle ettevõtte. Inkassokiri peab sisaldama ainult tõeseid andmeid. Enamikus kohtades on seadused, mis keelavad valede kasutamise võlgade sissenõudmiseks, ja sama kehtib ka ähvarduste ja hirmutaktikate kohta.
Sageli on esialgne võlgade sissenõudmise kiri õrn meeldetuletus, et raha on võlgu. Mõnel juhul võib võlgnik unustada arve tasuda või kogeda ajutisi rahalisi probleeme. Sellisel juhul võib kirjaliku sissenõudmise alustamine sõbralikumal noodil julgustada teda kiiremini maksma. Kui see ei tööta, peate võib-olla saatma kirjad, mille toon on järk-järgult tugevam.